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手引書：受付のやりかた
Kouta Imanaka edited this page Oct 18, 2015
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2 revisions
この資料はDroidKaigi(2015)向けに執筆された。必ずしも以降のDroidKaigiでも当てはまるとは限らない。
この資料で説明している内容は、当日の状況により止むを得ず変更することがあるため、受付責任者(@keima : 今中)の指示に従ってください。
受付担当は、受付窓口１つにつき、「名簿照会担当」と「配布物担当」の２名を配置する。
繁盛時は受付枠に応じて違う対応をすることになる。 平常時は一般枠と関係者枠を兼ねて対応をすることになる。
- 原則として「受付票を確認し、名簿照会し、配布物を渡す」が受付の行うこと。
- 参加者を受付に迎え入れる（「おはようございます」挨拶だいじ。印象が良いと親切に接してくれる。）
- 受付票の提示を求める（「connpassの受付票を見せてください」）
- 紙あるいはデジタル形式で受付票を提示される
- 受付票に記入された内容を確認し、名簿と照会する
- 「イベント名」はDroidKaigiで相違ないか（DroidKaigi懇親会の受付票__ではない__ことも確認する）
- 「受付番号」と「名前」を確認し、名簿を紹介し、参加者の情報が名簿に記載されていれば、ラインマーカーで行をマーキングする
- 配布物担当者に「懇親会参加の有無」を伝える（「懇親会マルです/懇親会バツです」）
- 配布物の手渡しを見届ける（この時間帯において、この作業はあなたがやる必要はありません！）
- 参加者を会場に送り出す（「お待たせしました」）
- 参加者を受付に迎え入れる（「おはようございます」挨拶だいじ。印象が良いと親切に接してくれる。）
- 通し番号を伺う（「事前にお伝えした通し番号を教えてください」）
- 伺った通し番号から名簿を紹介する
- もし相手が通し番号を知らない場合：「代表者名」と「名前」を伺う
- 絶対にこちらから相手の名前を言わないでください！（「○○さんですか？」はNG！それはソーシャルハッキングの手口です！）
- ヒントを言うのはOK（相手が本名を言った時、「ハンドルネームで登録されていますね・・・」など）
- もし相手が報道の方（ニュースサイト）の場合：名刺を２枚提示してもらう（名刺は１枚は返却し、もう１枚は受け取る）
- 頂いた名刺は、名刺ホルダー（名刺をアルバムみたいに管理できるもの）に収納しておく
- 配布物担当者に「懇親会参加の有無」を伝える（「懇親会マルです/懇親会バツです」）
- 配布物の手渡しを見届ける（この時間帯において、この作業はあなたがやる必要はありません！）
- 参加者を会場に送り出す（「お待たせしました」）
- 事前に配布物の準備をしておくとスムーズに進む（名札に懇親会参加シールを貼ったものをいくつか用意する等）
- 参加者を受付に迎え入れる（「おはようございます」挨拶だいじ。印象が良いと親切に接してくれる。）
- 名簿照会担当者が「懇親会参加の有無」を伝えるので配布物を用意する
- 懇親会参加__する__場合：配布物（懇親会参加シールを__貼ったもの__）を渡す
- 懇親会参加__しない__場合：配布物（懇親会参加シールの__ないもの__）を渡す
- 配布物を手渡す（「パンフレットと名札入れです。」「青いシールが懇親会参加の目印となるので剥がさないでください」）
- 参加者を会場に送り出す（「お待たせしました」）
繁盛時は受付窓口を５つ設置し、４つを一般枠、１つを関係者枠として運用する。
各部屋（ルームA、ルームB）にそれぞれ窓口を１つずつ、計２つを設置する。 繁盛時と異なり、１つの窓口で一般枠と関係者枠を対応することになる。
- 受付票
- connpassが発行する入場チケット。イベント名、受付番号、タイトルなどが記されている。サンプルはこちら。
- 配布物
- 【DroidKaigiのパンフレット】及び【名札ケース】を渡すことになっている。
- 懇親会参加シール
- 名札ケースに青いシールが貼ってあると、その人は懇親会に参加する人であるということが分かる。
- 参加者名簿(名簿)
- DroidKaigiに参加登録した人の名簿。その人が懇親会に参加するかどうかも記載されている。
- 名簿は、【一般枠】【関係者枠】の２種類が存在する。
いづれの場合も重大なトラブルに繋がりそうな場合は受付責任者(@keima)もしくはイベント責任者(@mhidaka)を呼んでください。
- 名簿に来場者の情報がない
- 別の受付票をみていないか確認する（connpass募集の別イベント、DroidKaigi懇親会の受付票・・・）
- 当日繰り上がりかどうか確認し、該当する場合はPCでconnpassの管理画面を開き、確認する
- そうではない場合は、受付番号と名前をもういちどよく確認して照会する
- それでも見つからない場合は名簿ミスのため、受付番号と名前を控えてから入場していただく
- 参加者を受付に案内したときに、受付票を用意出来ていなかった
- 一旦じゃまにならない場所に移動してもらい、受付票を用意してもらい、待っている人を先を受付する。
- 何らかの理由で受付票を確認することが出来ない（印刷してない、かつ電子的に提示する手段もない）
- どのような場合であれ、受付票を確認できない人は入場できない旨を伝える。相手が反論してきたら @mhidaka を呼ぶこと。
- 懇親会に参加したくなったと尋ねられた
- 10時までAルーム側の物販エリアで懇親会当日参加の受付をする
- FiresideChatの時間中はBルーム側で懇親会当日参加の受付をする
- それ以外の時間帯では受付をしない
以上。