Records Management bezeichnet die geordnete Aktenführung, respektive Schriftgutverwaltung. Geordnet bedeutet, dass die Unterlagen über den gesamten Lebenszyklus hinweg kontrolliert werden, also von der Erstellung/Entgegennahme über die Ablage, Aufbewahrung, Nutzung, bis zur Aussonderung mit Löschung oder Archivierung.
Minimal muss Records Management gewährleisten:
- Zusammengehörige Unterlagen zusammen zugänglich zu machen
- Definierte Aufbewahrung und Kassation im Lifecycle
- Keine Veränderung der Records
Der Standard ISO 15489 definiert organisatorische Anforderungen an RM. Dazu gehören:
- Unterlagen müssen sein: zuverlässig, authentisch, integer, benutzbar
- RM muss klaren Regeln und Verantwortlichkeiten unterworfen sein
- Die Verfahren müssen klar dokumentiert sein
Eine geordnete Aktenführung stellt erst einmal einen Aufwand dar, demgegenüber steht aber ein groser Nutzen. Der ISO-Standard 15489 "Records Management", in deutscher Übersetzung mit dem Titel "Schriftgutverwaltung", nennt folgenden Nutzen von Records Management:
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Die Schweizerische Bundesverwaltung hat den Begriff "elektronische Geschäftsverwaltung" geprägt, abgekürzt GEVER. Der Ansatz wird mittlerweilen von mehreren Kantonen und Gemeinden angewendet. GEVER umfasst nicht nur die Aktenführung, sondern auch die Ablaufsteuerung von Geschäften und die Geschäftskontrolle. GEVER bildet somit einen umfassenden Ansatz, um in der öffentlichen Verwaltung Transparenz und Nachvollziehbarkeit herzustellen.
GEVER und Records Management: GEVER ist ein System für die Verwaltung der Gesamtheit der Aktivitäten und Regeln für die Planung, Steuerung, Kontrolle und Nachweis von Geschäften in einer Verwaltung. Records Management deckt davon den Teil "Aktenführung" ab.
Nach dem GEVER-Ansatz wird die Unterlagen in der Verwaltung durch drei Instrumente gesteuert. Diese Instrumente stützen sich auf die GEVER-Verordnung des Bundes:
- Organisationsvorschriften: regeln die Aktenführung einer Verwaltungseinheit verbindlich 07 und müssen von der Amtsstelle regelmässig nachgeführt und auf ihreEinhaltung hin überprüft werden (GEVER-Verordnung Art. 10).
- Ordnungssystem: Ein übersichtliches und umfassendes Ordnungssystem deckt sämtliche Aufgaben der jeweiligen Verwaltungseinheit ab. So wird sichergestellt, dass Unterlagen in ihrem Aufgabenzusammenhang abgelegt werden (GEVERVerordnung Art. 7&8).
- Dossierbildung: Alle Unterlagen (Records) werden in Dossiers zusammengefügt, die dem übergeordneten Ordnungssystem eindeutig zugeordnet sind (GEVER-Verordnung Art. 7).
Das Schweizerische Bundesarchiv hat eine nützliche Arbeithilfe herausgegeben, welche die wichtigsten organisatorischen und rechtlichen Grundlagen für die GEVER-Einführung vereint. Die Broschüre richtet sich primär an Abteilungen der Bundesverwaltung, ist aber auch für andere öffentiche und private Organisationen nützlich, die eine geordnete Aktenführung einführen möchten.
{% embed url="https://www.bar.admin.ch/dam/bar/de/dokumente/publikationen/arbeitshilfe_gever.pdf.download.pdf/arbeitshilfe_gever.pdf" %} Arbeitshilfe Elektronische Geschäftsverwaltung GEVER (2020), Hg. Schweizerisches Budnesarchiv (https://www.bar.admin.ch/dam/bar/de/dokumente/publikationen/arbeitshilfe_gever.pdf.download.pdf/arbeitshilfe_gever.pdf) {% endembed %}
Quellen: