diff --git a/Foodsoft.md b/Foodsoft.md deleted file mode 100644 index c6646fc..0000000 --- a/Foodsoft.md +++ /dev/null @@ -1,16 +0,0 @@ ---- -title: Foodsoft Dokumentation -description: Überblicksseite -published: true -date: 2021-04-22T20:36:38.061Z -tags: -editor: markdown -dateCreated: 2021-04-22T10:44:05.554Z ---- - -# Foodsoft Dokumentation - -- [Anwendung](/de/Foodsoft/Anwendung) -- [Administration](/de/Foodsoft/Administration) -- Programmierung -{.links-list} diff --git a/Foodsoft/Administration.md b/Foodsoft/Administration.md deleted file mode 100644 index e09d281..0000000 --- a/Foodsoft/Administration.md +++ /dev/null @@ -1,22 +0,0 @@ ---- -title: Foodsoft Administration -description: Überblicksseite -published: true -date: 2021-04-22T10:48:57.292Z -tags: -editor: markdown -dateCreated: 2021-04-22T10:45:20.515Z ---- - -# Foodsoft Administration - -Was die Foodosft alles kann, wobei und wie sie eure Foodcoop unterstützen kann, und wir ihr sie einrichten könnt. Auch im laufenden Betrieb der Foodcoop braucht die Foodsoft Administratorinnen, die sich im Hintergrund darum kümmern, dass es regelmäßig etwas zu Bestellen gibt, Artikel in der Foodsoft aktuell sind, und auch die Bestellungen abgrechnet werden. - -- [Überblick](/de/Foodsoft/Administration/Überblick) -- [Lieferantinnen, Artikel und Kategorien](/de/Foodsoft/Administration/Lieferantinnen) -- [Bestellungen](/de/Foodsoft/Administration/Bestellungen) -- [Lager](/de/Foodsoft/Administration/Lager) -- [Finanzen](/de/Foodsoft/Administration/Finanzen) -- [Benutzerinnen (Menü Administration)](/de/Foodsoft/Administration/Benutzerverwaltung) -- [Einstellungen (Menü Administration)](/de/Foodsoft/Administration/Einstellungen) -{.links-list} diff --git "a/Foodsoft/Administration/Begriffskl\303\244rungen.md" "b/Foodsoft/Administration/Begriffskl\303\244rungen.md" deleted file mode 100644 index 6a74314..0000000 --- "a/Foodsoft/Administration/Begriffskl\303\244rungen.md" +++ /dev/null @@ -1,54 +0,0 @@ ---- -title: Begriffsklärungen -description: -published: true -date: 2021-05-03T09:09:15.466Z -tags: -editor: markdown -dateCreated: 2021-04-22T08:40:25.460Z ---- - -# Begriffsklärungen -Manche Begriffe in der Foodsoft haben spezielle oder auch mehrfache Bedeutungen: - -## Lagerbestellung -Bedeutungen: -1. Foodcoop bestellt Lagerartikel bei Lieferantin im Rahmen einer Foodsoft-Bestellung -1. Bestellung für Bestellgruppen der Foodcoop, um Artikel aus dem Lager bestellen zu können. - -Siehe [Bestellungen](Bestellungen) und [Lager](Lager). - -## Bestellung abrechnen -Vorgang besteht aus 2 Schritten: -1. Bestellung an Lieferung anpassen und damit zur Abrechnung vorbereiten (beliebig oft bearbeitbar) -2. Bestellbeträge von Bestellgruppen-Konten abbuchen (endgültig, danach nicht mehr bearbeitbar) - -Siehe [Bestellung](Bestellungen) abrechnen. - -## Konto/Konten -Bedeutungen: -1. Foodsoftkonten: Guthaben der Bestellgruppen -2. Bankkonto/konten der Foodcoop - -## Transaktionen -Veränderung des Kontostands von Foodsoftkonten (Guthaben Bestellgruppen) - -## Rechnung -Eine digitale Version der Rechnung einer Lieferantin in der Foodsoft - -## Bestellung -Bestellung (und dazugehörende Lieferung der Artikel) von Lieferantin an Bestellgruppen - -## Lieferung -Bedeutungen: -- Einbringen von Lagerartikeln ins [Lager](/de/Foodsoft/Administration/Lager) -- Bei der Foocoop angekommene [Bestellung](/de/Foodsoft/Administration/Bestellungen) - -## Inventur -Angleichung des Lagerstands in der Foodsoft an jene im Lagerraum der Foodcoop, siehe [Lager](/de/Foodsoft/Administration/Lager) - -## Brutto, Netto, Mehrwersteuer -Siehe [Mehrwertsteuer](/de/Foodsoft/Administration/Finanzen/Mehrwertsteuer)... - -## Pfand -Siehe [Lieferantinnen](/de/Foodsoft/Administration/Lieferantinnen) \ No newline at end of file diff --git a/Foodsoft/Administration/Benutzerverwaltung.md b/Foodsoft/Administration/Benutzerverwaltung.md deleted file mode 100644 index cd49403..0000000 --- a/Foodsoft/Administration/Benutzerverwaltung.md +++ /dev/null @@ -1,132 +0,0 @@ ---- -title: Benutzerinnenverwaltung -description: Foodsoft Menü "Administration": Benutzerinnen, Bestellgruppen, Arbeitsgruppen, Nachrichtengruppen -published: true -date: 2021-10-01T10:31:39.226Z -tags: -editor: markdown -dateCreated: 2021-04-21T00:39:19.334Z ---- - - -# Übersicht - -# Benutzerinnen - -# Bestellgruppen - -## Bestellgruppe erstellen und bearbeiten - -Mitgliedsbeitrag: negative Zahl eingeben. Siehe eigener Abschnitt “Mitgliedsbeiträge”. - -Pausieren von/bis: hat nur Notiz-Charakter, d.h. es kann jeweils ein Datum eingegeben werden, es verändert sich dadurch aber nichts für das Mitglied (z.B. kann das Mitglied auch in der Pause Guthaben aufladen und bestellen, und es wird ihm ein Mitgliedsbeitrag verrechnet, wenn dieser nicht während der Pause händisch auf 0 gesetzt wird). - -Mitglieder entfernen aus Bestellgruppe: -1. Benutzername(n) notieren -2. Benutzer aus Bestellgruppe entfernen -3. Notierte Benutzer löschen - - -## Bestellgruppe löschen - -… - -Kontoauszug und Kontostand einer gelöschten Bestellgruppe anzeigen: -siehe [Foodsoft-Kontoauszüge anzeigen](#anchor-139) - -# Berechtigungen - -## Berechtigungen setzen - -Berechtigungen können entweder über Adminstration \> Arbeitsgruppen oder pauschal für alle Mitglieder über Administration \> Einstellungen \> Sicherheit \> Zugriff auf gesetzt werden. Es ist nicht möglich, Berechtigungen nur für einzelne Mitglieder zu setzen, sondern es ist immer erforderlich, eine Arbeitsgruppe anzulegen, dieser Berechtigungen zu vergeben, und anschließend dieser Arbeitsgruppe Mitglieder zuzuweisen. Eine Arbeitsgruppe kann kein, eines oder beliebig viele Mitglieder enthalten. Mitglieder können in beliebig vielen Arbeitsgruppen Mitglied sein. Beispiele siehe ... - -## Berechtigungen anzeigen - -- Adminstration \> Arbeitsgruppen \> Arbeitsgruppe auswählen, um Mitglieder anzuzeigen -- Adminstration \> Benutzer/innen: für jede Benutzerin werden die Berechtigungen durch entsprechende Symbole angezeigt. Für die Bedeutung der Symbole mit der Maus über das Symbol fahren, es wird der entsprechene Text eingeblendet. - -## Arten von Berechtigungen - -### Lieferanten - -Menü „Artikel“ wird angezeigt, kann Lieferanten, Lager und Lagerartikel einsehen und bearbeiten, jedoch nicht die Artikel der Lieferanten einsehen: Link auf Artikel bei Lieferanten scheint zwar auf, aber beim Anklicken kommt Hinweis: keine Berechtigung - -### Artikeldatenbank (Artikel) - -Wird als Berechtigung „Artikel“ angezeigt, beim Einstellen heißt die Berechtigung „Artikeldatenbank“. Menü „Artikel“ wird angezeigt, alle Unterpunkte können eingesehen und bearbeitet werden, auf Lieferanten (schließt Berechtigung Lieferanten mit ein). - -... - - -### Bestellverwaltung (Bestellung) - -Wird als Berechtigung „Bestellung“ angezeigt, beim Einstellen heißt die Berechtigung „Bestellverwaltung“. - -Kann Bestellungen anlegen, bearbeiten und in Empfang nehmen. - -Achtung, für das Anlegen einer Lagerbestellung ist zumindest die Berechtigung „Lieferanten“ erforderlich, oder „Artikel(datenbank)“. - -### Abholtage - -Mitglieder mit Abholtage Berechtigung können im _Menü \> Bestellungen \> Abholtage wählen. Dort kannst du bei der jeweiligen Bestellung auf den _Download_*-Schalter drücken und zb. _Gruppen PDF_ wählen. Freischalten der Funktion Abholtage für eine FoodCoop (Untermenü Bestellungen) -- Es gibt unter _Menü \> Administration \> Arbeitsgruppen_die Möglichkeit einer Arbeitsgruppe die Berechtigung Abholtage zu erteilen. Bitte beachte dass Berechtigungen nur von Admins vergeben werden können. -- Alternativ kann die Berechtigung über Administration \> Einstellungen \> Sicherheit \> Jedes Mitglied der Foodcoop hat automatisch Zugriff auf folgende Bereiche: Abholtage auch für alle Mitglieder gesetzt werden. - - -### Finanzen - -Zeigt das gesamte Menü Finaznen an, schließt Rechnungen mit ein. - -Berechtigt zu: -- Foodsoft Transaktionen erstellen -- Importiertes Bankkonto anzeigen -- Bestellungen abrechnen - - -### Rechnungen - -Zeigt den Menüpunkt „Finanzen \> Rechnungen“ an. Ohne die zusätzliche Berechtigung „Finanzen“ wird sonst kein Menüpunkt des Finanzen-Menüs angezeigt. - -Rechnungen zu Bestellungen können angelegt werden, aber Bestellungen können nicht angepasst oder abgerechnet werden. - -### Administration - -Zeigt das Menü „Adminstration“ an. - -Berechtigt zu: -- Mitgliederverwaltung - - Mitglieder anlegen und löschen - - Mitglieder Telefon und Emaildaten unter Foodcoop \> Mitglieder anzeigen, auch wenn diese in ihrem Profil unter Privatsphäre „sichtbar“ nicht angewählt haben - - Bestellgruppen anlegen und löschen - - Arbeitsgruppen anlegen und bearbeiten - - Nachrichtengruppen anlegen und bearbeiten - -- Einstellungen in der Foodsoft vornehmen - - Finanzen: Transaktionsklassen und -typen erstellen und bearbeiten - - Links - - Einstellungen: - -Dieses Berechtigung sollte aufgeteilt werden in „Mitgliederverwaltung“ und „Einstellungen“, siehe auch: [*https://github.com/foodcoops/foodsoft/issues/825*](https://github.com/foodcoops/foodsoft/issues/825) - -## Beispiele für typische Aufgaben und Berechtigungen -- Regelmäßig wiederkehrende Bestellungen anlegen: - - Bestellungen - - Für Lagerbestellungen: Lieferanten oder Artikeldatenbank -- LieferantInnen Betreuung durch FC Mitglieder: Lieferantin und Artikel anlegen/aktualisieren, Bestellungen anlegen und annehmen (anpassen an tatsächlich gelieferte Mengen), Rechnungen der Lieferantin in die Foodsoft eingeben - - Lieferanten, Artikel, Bestellung, Abholtage, Rechnungen -- ProduzentInnen, die selber Zugriff auf die Foodsoft haben sollen, um dort ihre Artikel zu aktualisieren und Bestellungen anzulegen: - - Lieferanten, Artikel, Bestellung -- Bestellungen abrechnen: Bestellungen anpassen an tatsächlich gelieferte Mengen, Ausgleichstransaktionen bei abweichenden Gewichten/Preisen - - Finanzen -- Mitglieder Betreuung - - Administration: Mitglieder und Bestellgruppen Verwalten - - Finanzen: Guthaben manuell aufladen bei Neumitgliedern, Guthaben entleeren bei Austritten, Mitgliedsbeiträge abbuchen -- Finanzteam mit Zugriff aus Foodcoop-Bankkonto - - Finanzen: Bankkontodaten importieren, Rechnungen bezahlen, - manuelle Transkationen Guthaben Bestellgruppen - -# Arbeitsgruppen - -# Nachrichtengruppen - - diff --git a/Foodsoft/Administration/Bestellungen.md b/Foodsoft/Administration/Bestellungen.md deleted file mode 100644 index 2cd3bd9..0000000 --- a/Foodsoft/Administration/Bestellungen.md +++ /dev/null @@ -1,349 +0,0 @@ ---- -title: Bestellungen -description: Menü Bestellungen: Bestellverwaltung, Abholtage; Finanzen: Bestellungen abrechnen -published: true -date: 2021-10-01T12:08:02.775Z -tags: -editor: markdown -dateCreated: 2021-04-20T22:03:00.312Z ---- - -# Einleitung - -## Lebenszyklus von Bestellungen - -Bestellungen durchlaufen in der Regel folgende Stadien, wobei eine Änderung meist nur vorwärts möglich ist: - -1. Bestellung ist noch nicht offen, weil sie erst in der Zukunft startet -2. Bestellung ist offen: Bestellgruppen können ihre Bestellungen erstellen und bearbeiten -3. Bestellung ist beendet: Bestellgruppen können ihre Bestellungen nicht mehr bearbeiten, Bestellungen werden an Lieferantinnen geschickt; Bestellung kann nicht mehr wieder geöffnet werden, um von Bestellgruppen bearbeitet zu werden. Nach der Lieferung kann die Bestellung grundsätzlich nur noch mit spezieller Berechtigung angepasst werden (z.B. wenn nicht alles geliefert wurde, was bestellt wurde) -4. Bestellung ist abgrechnet: Bestellung kann nicht mehr verändert werden - -Die folgende Skizze stellt diesen Lebenszyklus dar. Der blaue Pfeil in der Mitte deutet die Zeitachse an: -![bestellung.png](/bestellung.png =400x) - -## Bestellungen abrechnen und Rechnungen anlegen - -Beim Bestellen werden die Beträge den Bestellgruppen noch nicht von ihren Konten abgebucht, es verringern sich zunächst nur die verfügbaren Guthaben. Erst beim Abrechnen einer Bestellung werden die Beträge für diese Bestellung den Bestellgruppen von ihren Foodsoft-Konten abgebucht. -Nur vorher können noch Anpassungen durchgeführt werden, wenn es z.B. bei der Lieferung Abweichungen zur Bestellung gibt. Weiters sollte die Rechnung des Produzenten angelegt und mit der Bestellung verknüpft werden, um vergleichen zu können, ob sich die Geldbeträge von Rechnung und Bestellung decken. - -> Achtung auf die Einhaltung der Reihenfolge: sobald eine Bestellung abgerechnet ist, kann sie nicht mehr angepasst werden, und es können keine Rechnungen mehr mit dieser Bestellung verknüpft werden. -{.is-warning} - -Daher sollte folgende Reihenfolge strikt eingehalten werden: - -1. Bestellung an tatsächlich gelieferte Artikel anpassen -2. Rechnung in der Foodsoft für die Bestellung anlegen (Details siehe unten). Wenn die ProduzentInnen Rechnungen über mehrere Bestellungen gesammelt ausstellen, warten, bis die Rechnung kommt und für die betroffenen Bestellungen eine gemeinsame Rechnung in der Foodsoft anlegen. -3. Rechnungsdaten der Rechnung von der ProduzentIn in die Foodsoft eingeben und prüfen: stimmen Beträge von Bestellung/Lieferung (“Total”) und der pfandbereinigten Rechnung überein? -4. Rechnung bezahlen per Überweisung vom Foodcoop Bankkonto -5. Bankdaten importieren und zuordnen: Rechnung wird in der Foodsoft als bezahlt gekennzeichnet -6. Bestellung abrechnen - -## Erforderliche Berechtigungen für Bestellverwaltung - -- Bestellungen anlegen, bearbeiten, beenden, anpassen, Lieferungen entgegenehmen, Rechnungen anlegen: **Bestellungen** -- Lagerbestellungen anlegen: **Lieferanten** oder **Artikeldatenbank** -- Bestellungen abrechnen: **Finanzen** - -Berechtigungen vergeben siehe [Benutzerverwaltung](/de/Foodsoft/Administration/Benutzerverwaltung). - -# Bestellungen anlegen - -Es gibt folgende zwei Arten von Bestellungen, die an unterschiedlichen Stellen erstellt werden: - -- Bestellung der Foodcoop-Mitglieder (Bestellgruppen) bei Lieferantin: "Bestellung" - - optional: Foodcoop bestellt (zusätzlich zu den Bestellgruppen) bei Lieferantin Artikel fürs Lager: "Lagerbestellung" -- Bestellung der Foodcoop-Mitglieder (Bestellgruppen) im Lager: "Lagerbestellung" - - - -![lagerbestellung3.png](/lagerbestellung3.png =400x) - -## Bestellung bei Lieferant - -Bestellung bei Lieferantin anlegen: **Bestellungen > Bestellverwaltung > neue Bestellung anlegen** > Lieferant auswählen (Berechtigung Bestellen erforderlich) - -![bestellung-anlegen1.png](/bestellung-anlegen1.png) - - -> *Bestellung kopieren* erspart bei regelmäßigen Bestellungen Aufwand. Allerdings werden dabei zunächst nur die Artikel der kopierten Bestellung übernommen. -{.is-info} - - -> Die Foodsoft erlaubt derzeit noch keine automatisierte Erstellung von Bestellungen. Auch wenn sich z.B. eine Bestellung wöchentlich exakt wiederholt, muss sie dennoch jede Woche neu angelegt werden. -{.is-info} - - -## Bestellung aus Lager - -Bestellung für Foodcoop-Mitglieder aus dem Foodcoop [Lager](./Lager) anlegen: -**Artikel > Lager > Lagerbestellung online stellen** (Berechtigung Lieferanten oder Artikeldatenbank erforderlich) - -![lagerbestellung.png](/lagerbestellung.png) - - - -## Details für Bestellung - -![admin-bestellung-neu-details.png](/admin-bestellung-neu-details.png) - -### Bestellzeitraum: "Läuft vom", "Endet am" - -Eine Bestellung ist im festgelegten Zeitraum „offen“, d.h. dass Bestellgruppen bestellen können bzw. ihre Bestellung verändern können. -- Beginndatum und Zeit ("Läuft vom"): aktuelles Datum und Uhrzeit, bearbeitbar -- Enddatum und Zeit ("Endet am"): leer oder der Datum und Uhrzeit des nächsten Wochentags, der über Administration > Einstellungen > Finanzen als Standard-Bestellschluss festgelegt wurde. - -Sobald eine Bestellung beendet ist, - -- können die Bestellguppen ihre Bestellung nicht mehr verändern. Üblicherweise ist das erforderlich, weil dann die Bestellungen an die Lieferanten geschickt werden, und Änderungen daher nicht mehr berücksichtigt werden könnten. -- kann das Abholdatum nicht mehr verändert werden - -### Abholung - -Das Abholdatum ist wichtig, wenn Abhhollisten über die Funktion *Bestellen \> Abholtage* erstellt werden, damit alle Bestellungen eines Abholtages gemeinsam auf den Listen erscheinen. Es kann nach dem Beenden der Bestellung nicht mehr geändert bzw. gesetzt sein. Daher die -Empfehlung, Bestellungen erst mit einem Enddatum zu versehen bzw. zu beenden, wenn auch das Abholdatum feststeht. - -### Endeaktion: Optionen für Aktionen beim Bestellende - -![bestellung-anlegen.png](/bestellung-anlegen-endaktion.png) - -- **keine automatische Aktion:** die Bestellung bleibt offen. Sinnvoll, wenn eine Mindestbestellmenge erreicht werden soll, und die Bestellung so lange hinausgezögert werden soll, bis sie erreicht wird. Oder wenn unklar ist, wann die Lieferung genau erfolgen wird (Abholdatum unbekannt). -- **Bestellung beenden**: die Bestellung wird automatisch beendet, und kann dann auch nicht mehr geöffnet werden. -- **Bestellung beenden und an Lieferantin schicken:** die Bestellliste wird von der Foodsoft automatisch als PDF Anhang per Email an die Lieferantin und an das Foodsoft Mitglied geschickt. -- **Bestellung beenden und an Lieferantin schicken sofern die Mindestbestellmenge erreicht wurde**: bei jeder Lieferantin kann eine Mindestbestellmenge als Geldbetrag angegeben werden. Dieser Mindestbetrag und wieviel davon schon erreicht wurde, wird den Bestellgruppen beim Bestellen angezeigt. Wenn die Bestellung nicht zustande kommt, sollte - - Eine Nachricht an die Bestellgruppen geschickt werden (Funktion „An die Mitglieder schicken, die bei einer Bestellung etwas bestellt haben“, siehe [Kommunikation](/de/Foodsoft/Anwendung/Kommunikation)). Diese Funktion kann auch direkt über das Brief Symbol beim Bearbeiten der Bestellung ausgelöst werden. - - Bestellen \> Bestellverwaltung \> Beendet \> Bestellung (Zeile mit der betroffenen Bestellung suchen)... \> in Empfang nehmen, Alle auf Null setzen, Bestellung in Empfang nehmen. Damit wird dann auch nichts abgerechnet, und die auf den Bestelllisten (Bestellen \> Abholtage) scheint bestellt: x, erhalten: 0 auf, in grau statt schwarz. Das sollte idealerweise möglichst rasch nachdem die Bestellung gescheitert ist, passieren, damit es bei den ausgedruckten Bestelllisten (siehe unten) berücksichtigt ist. - - Vorschlag für Automatisierung: [*https://github.com/foodcoops/foodsoft/issues/858*](https://github.com/foodcoops/foodsoft/issues/858) - -### Notiz - -Kommentar zur Bestellung, wird den Mitgliedern im Bestellfenster angezeigt. - -![admin-bestellung-neu-details-notiz.png](/admin-bestellung-neu-details-notiz.png) - - - -### Artikel für Bestellung auswählen - -Es werden nur die Artikel des Lieferanten zur Bestellung hinzugefügt, die aktuell verfügbar sind (Lager: Lagerstand \> 0). - -> Wenn Artikel nachträglich verfügbar werden, hinzugefügt oder ins Lager geliefert werden, muss die Bestellung bearbeitet werden und die zusätzlichen Artikel ausgewählt werden (oder: „alle auswählen“ am unteren Ende der Liste). -{.is-warning} - -### Bestellung erstellen - -Mit "Bestellung erstellen" wird die Bestellung gespeichert und kann, solange sie noch nicht beendet ist, noch bearbeitet werden. - - - - - - -# Bestellungen bearbeiten - -Beide Arten von Bestellungen (Lieferantin und Lager) können unter **Bestellungen > Bestellverwaltung > Bearbeiten** bearbeitet werden, solange sie noch nicht beendet sind. Es können Beginn und Ende der Bestellung, Endaktion, Notiz und die verfügbaren Artikel bearbeitet werden. - -Wenn Bestellungen beendet sind, können sie nur mehr an die Lieferung angepasst werden ("in Empfang nehmnen") und für eine neue Bestellung kopiert werden, jeodch nicht mehr bearbeitet werden. - - - - - - -# Bestellungen anzeigen - -Beide Arten von Bestellungen (Lieferantin und Lager) können unter **Bestellungen > Bestellverwaltung > Anzeigen** angezeigt werden. Dabei wird der aktuelle Status der Bestellung angezeigt, also welche und wieviele Artikel von den Foodcoop Mitgliedern bisher bestellt wurden. - -## Standardansicht: Artikelübersicht -Komplette Artikelliste der Lieferantin wird angezeigt, nicht bestellte Artikel grau, bestellte Artikel grün mit der gesamten Anzahl bestellter Einheiten - -## Sortiert nach Gruppen -Überschrift für jede Bestellgruppe, die etwas bestellt haben, darunter die bestellten Artikel der Bestellgruppe. - -## Sortiert nach Artikeln -Überschrift für jeden Artikel (sofern mindestens 1 Einheit bestellt wurde), darunter die Bestellgruppen und die von ihnen jeweils bestellten Einheiten. - -## Lagerbestellung bei Lieferantin - -Zusätzlich zu den direkten Bestellungen der Mitglieder kann bei einer Bestellung bei der Lieferantin eine Lagerbestellung (Foodcoop bestellt bei Lieferant um Lagerbestand aufzufüllen) hinzugefügt werden, solange die Bestellung noch offen ist. Diese Artikel scheinen dann in der Bestellliste, die an den Lieferanten geht, auch auf, nicht aber in der Abrechnung und bei “Bestellung annehmen”(?). Wenn die Artikel geliefert sind, ist fürs Lager nochmal extra eine Lieferung für diese Artikel anzulegen, damit sie in den Lagerbestand aufgenommen werden. Für die Rechnung sind dann sowohl Bestellung und (Lager-)Lieferung anzugeben. - -![lagerbestellung2.png](/lagerbestellung2.png) - - -# Bestellung beenden - -Eine Bestellung endet automatisch, wenn dies vorher so eingestellt wurde (siehe oben), kann aber jederzeit auch manuell (vorzeitig) über "Beenden" beendet werden. - -> "Beenden" kann nicht mehr rückgängig gemacht werden. Die Bestellung ist dann gesperrt und kann nicht mehr verändert werden (keine Veränderung der Bestellung durch Bestellgruppen, keine Änderung des Abholdatums durch Administratorinnen möglich). -{.is-warning} - - -# Bestelllisten für Lieferantinnen - -- **Automatisch** (siehe oben beim Anlegen einer Bestellung: Endeaktion ... an Lieferantin schicken) über die Foodsoft: Foodsoft versendet Email an Lieferantin mit automatisch erstellter Bestellliste als PDF und CSV Datei im Anhang, CC an FC Mitglied, das die Bestellung erstellt hat. -- **Manuell**: - - Über die Funktion Bestellverwaltung > Bestellung anzeigen > **an Lieferantin schicken**: ... - - Bestelllisten herunterladen (Bestellungen > Bestellverwaltung > Bestellung anzeigen > **Download > Fax PDF/Text/CSV**) und z.B. per Email versenden - -![bestellung-download.png](/bestellung-download.png) - -> Die Funktion "Download" ist nur für beendete Bestellungen verügbar. -{.is-warning} - -> Die Fax-Downloads enthalten nur jene Artikel, von denen etwas bestellt wurde, und hier auch nur die Gesamtzahl der Artikeleinheiten, ohne die Information, welche Bestellgruppe wieviel davon bestellt hat. -{.is-info} - - -## Beispiel Fax PDF - -In diesem Beispiel wurden bei den Artikel der Lieferantin keine Bestellnummern eingegeben, sodass die erste Spalte leer ist. -> Die Liefarantin druckt diese Liste aus und vermerkt in der ersten Spalte händisch die tatsächlich gelieferte Menge, falls es Abweichungen gibt. So wird die Bestellliste zum Lieferschein und kommt mit der Lieferung in die Foodcoop zurück. - -![bestellliste-faxpdf.png](/bestellliste-faxpdf.png) - -> Die Artikel sind alphabetisch nach Artikelname und im Gegensatz zu den Bestelllisten bei Bestellen auch nicht nach Kategorien sortiert. Achtung z.B. bei ähnlichen Produkten in verschiedenen Kategorien, z.B. Salat (Kategorie Gemüse) und Salat (Kategorie Pflanze). -{.is-warning} - -> Weitere Beispiel Screenshots -{.is-danger} - -> Die Download-Optionen "Gruppen/Artikel/Matrix PDF" enthalten Foodcoop-interne Informationen (welche Bestellgruppe hat von welchem Artikel wieviel bestellt), die normalerweise für die Lieferantin nicht relevant sind. -{.is-info} - - -# Bestelllisten für die Foodcoop - -Die Foodcoop benötigt Bestelllisten für die Aufteilung der eingegangenn Lieferungen auf die Bestellgruppen. -- Für einzelne Bestellungen über Bestellungen > Bestellverwaltung > Bestellung anzeigen > Download > Gruppen/Artikel/Matrix PDF" -- Für die gesamten Bestellungen eines Abholtags besser über Bestellungen > [Abholtage](../Anwendung/Bestellen) - -> Die Funktion "Abholtage" muss für dich freigegeben sein - bitte eine Administratorin deiner Foodsoft darum -{.is-warning} - -## Beispiel Gruppen PDF - -![admin-bestellungen-gruppenpdf.png](/admin-bestellungen-gruppenpdf.png) - -## Beispiel Artikel PDF - -![admin-bestellungen-artikelpdf.png](/admin-bestellungen-artikelpdf.png) - -## Beispiel Matrix PDF - -![admin-bestellungen-matrixpdf.png](/admin-bestellungen-matrixpdf.png) - -## Beispiel Fax PDF - -![admin-bestellungen-faxpdf.png](/admin-bestellungen-faxpdf.png) - - -# Bestellungen an Lieferung Anpassen - -Nicht immer wird genau das geliefert, was bestellt wird. Manchmal sind Artikel nicht mehr oder nur beschränkt verfügbar, oder die Lieferanten irrt sich - so können sowohl mehr als auch weniger Artikel als bestellt geliefert werden. Nur wenn ihr die Foodsoft auch zum Abrechnen verwendet, ist es wichtig, die Bestellungen an die tatsächliche Lieferung anzupassen, damit -- die Rechnung der Lieferantin mit der Bestellsumme in der Foodsoft zusammenstimmt, und -- den Mitgliedern Beträge von ihrem Guthaben abgebucht werden, die dem entsprechen, was sie tatsächlich bekommen haben. - -> Wenn ihr die Foodsoft nicht zum Abrechnen verwendet, könnt ihr diesen Schritt überspringen, und die Bestellung sofort abrechnen. Dieser Schritt ist wichtig, damit Bestellungen als abgeschlossen gelten und von der Foodsoft auch also solche (nicht mehr) dargestellt werden können. Auch wenn ihr euch zu einem späteren Zeitpunkt entscheidet, die Foodsoft doch für die Abrechnung zu verwenden, habt ihr dann einen sauberen Umstieg - sonst müsstet ihr nachträglich alle bisherigen Bestellungen abrechnen. -{.is-info} - -## Bestellungen in Empfang nehmen - -Die Funktion "In Empfang nehmen" ist so, dass du bei Artikeln, wo eine Anzahl abweichend von der bestellten geliefert wurde, die tatsächlich gelieferte Anzahl in das leere Feld schreibst. Es können auch Dezimalzahlen mit Punkt eingegeben werden (z.B: 3.5 für dreieinhalb Einheiten), wenn die gelieferte Menge von der bestellten abweicht. - -Wenn die Bestellmenge mit der Liefermenge übereinstimmt, können die entsprechenden Felder frei gelassen werden. Es empfiehlt sich aber dennoch, alle Felder auszufüllen, da dadurch einfach nachvollziehbar ist, ob alle Mengen kontrolliert wurden. - -Wenn die Bestellung komplett ausgefallen ist (z.B. weil die Mindestmenge nicht erreicht wurde), kannst du die Funktion „alle auf Null setzen“ verwenden. - -Dann klickst du auf "Bestellung in Empfang nehmen". - -Man sieht die bestellten, aber nicht gelieferten Artikel dann nur mehr in der Gruppen-PDF Ansicht. - -## Mitglieder-Bestellungen anpassen - -Der Vorgang „Bestellung abrechnen“ erfolgt in zwei Stufen, die – leider etwas verwirrend – gleich heißen: - -1. **Bestellung zur Abrechnung vorbereiten**: In der Liste “Finanzen \> Bestellung abrechnen” bei der entsprechenden Bestellung auf „abrechnen“ oder den Datumslink klicken. In diesem Schritt bereitest du die Bestellung zur Abrechnung vor, indem du noch Änderungen an der Bestellung vornehmen kannst, wie unten beschrieben. Alle Änderungen an der Bestellung werden automatisch gespeichert (keine „Abbrechen“ Funktion\!), es wird aber das Guthaben der Bestellgruppen noch nicht belastet. Du kannst auch öfters zurückkehren und weitere Änderungen vornehmen, solange du nicht den 2. Schritt ausgeführt hast. -2. **Bestellung endgültig abrechnen**: Auf der Seite von Schritt 1 gibt es nochmals die Schattfläche „Bestellung abrechnen“, mit der die Bestellung dann endgültig abgerechnet wird. Damit werden den Bestellgruppen die entsprechenden Beträge von ihrem Guthaben endgültig abgezogen, die Bestellung kann nicht mehr verändert werden, und diese Bestellung kann auch keiner Rechnung mehr zugeordnet werden. - -> *Folgende Schritte überarbeiten...* -{.is-danger} - - -- Siehe oben Bestellung in Empfang nehmen, oder -- unter “Finanzen \> Bestellung abrechnen”: -Bestellte Anzahl an gelieferte anpassen (mehr oder weniger Artikel als bestellt wurden geliefert): Bestellung bearbeiten \> Titel des Artikels anklicken \> Im Aufklappmenü Menge bei den Gruppen entsprechend ändern ODER Gruppenansicht \> Anpassen der gelieferten Menge, wenn diese von der Bestellung abweicht - - Neue Bestellgruppe(n) hinzufügen (es wurde z.B. ein Alternativartikel für nicht gelieferte Produkte geliefert): Bestellung bearbeiten \> Titel des Artikels anklicken \> Im Aufklappmenü “Gruppe hinzufügen”, Anzahl eingeben, bei Bedarf (mehrere Gruppen betroffen) Schritt wiederholen - - Es können auch Kommazahlen bei “Anzahl” eingeben werden. Das kann genützt werden, um Artikel mit schwankendem Gewicht bzw. Preis abzurechnen: - -> **Beispiel: tatsächliches Gewicht bekannt**: -> ->Bestellt werden 2 Stück Krautkopf, in der Foodsofthinterlegt zu je 3,00 € für 2 kg/Stück und 1,50 € pro kg, also gesamt 6,00 € Bekommen: 1,8 kg und 2,5 kg = gesamt 4,3 kg -> - Umrechnung in Stück: 4,3 kg / 2 kg pro Stück = 2,15 Stück -> - Preis wird automatisch zu 2,15 \* 3,00 € = 6,45 €berechnet -{.is-info} - -> **Beispiel: tatsächliche Kosten bekannt** -> -> Bestellt werden 2 Stück Käse, in der Foodsoft hinterlegt zu je 10,00 € für 500 g/Stück und 20 € pro kg, also gesamt 20,00 € -> - Bekommen: 9,50 € und 9,10 € = gesamt 18,60 € -> - Umrechnung in Stück: 18,60 € / 10 € pro Stück = 1,86 Stück -> - Preis wird automatisch zu 1,86 \* 10,00 € = 18,60 € berechnet -{.is-info} - -> Zusätzlich muss über *Lieferug in Empfang nehmen* die Gesamtmenge angepasst werden, damit die Abrechnung stimmt. -{.is-info} - - - -## Artikeleigenschaften anpassen - -Manchmal ändern sich z.B. Artikelpreise zwischen Bestellung und Lieferung und müssen in der bereits abgeschlossenen, aber noch nicht abgerechneten Bestellung korrigiert werden, damit sie der Rechnung entsprechen. Unter Finanzen \> Bestellungen abrechnen kannst du jeden Artikel bearbeiten: - -- Der Preis ist die einzige Artikeleigenschaft, die für jeden Artikel und jede Bestellung separat abgespeichert wird. Dadurch wirken sich Preisänderungen eines Artikels in einer Bestellung zunächst nicht auf andere Bestellungen aus: - - Bei vergangenen Bestellungen soll das ja immer so sein. - - Für zukünftige Bestellungen kannst du über die Option „Globalen Preis aktualisieren“ den Preis auch in der Artikelliste der Lieferantin ändern. Wird diese Option nicht angewählt, wird die Änderung nur für die aktuelle Bestellung übernommen und der Preis in der Artikelliste der Lieferantin bleibt unverändert. - - Alle anderen Artikeleigenschaften wie Name, Einheit usw. können nur global verändert werden, sie ändern sich also sowohl bei vergangenen Bestellungen als auch in der Artikellliste der Lieferantin und damit auch in zukünftigen Bestellungen. - -Nur wenn Artikel mit veränderten Eigenschaften in der Artikelliste der Lieferantin als neue Artikel angelegt werden (anstatt die bestehenden zu bearbeiten), werden die Eigenschaften der Artikel in früheren Bestellungen nicht beeinflusst. Die veränderten Artikel sind dann allerdings auch erst bei zukünftig neu angelegten Bestellungen verfügbar. - - -## Transportkosten hinzufügen - -Manche ProduzentInnen verrechnen pro Lieferung Transportkosten, manchmal auch abhängig von der Bestellsumme. So können die tatsächlich angefallenen Transportkosten für jede Bestellung im Nachhinein gerecht auf alle Bestellgruppen aufgeteilt werden: - -1. Finanzen \> Bestellungen abrechnen -2. Bestellung auswählen -3. rechts oben “Artikel hinzufügen” \> “Transportkosten bearbeiten” -4. Gesamte Transportkosten für Bestellung eingeben (auch negativer Betrag möglich, falls z.B. zu viel bereits in die Artikelpreise einkalkulierte Transportkosten abgezogen werden sollen) -5. Transportkostenverteilung auswählen: - 1. Kosten nicht auf die Bestellgruppen aufteilen - 2. Jede Bestellgruppe zahlt gleich viel - 3. Kosten anhand der Bestellsumme aufteilen - 4. Kosten anhand der Anzahl an erhaltenen Artikeln verteilen -6. Speichern -7. Ansichtsoptionen \> Gruppenübersicht: Anteil an Transportkosten für jede Bestellgruppe wird angezeigt - -8. Solange die Bestellung noch nicht abgerechnet wurde, kann der Vorgang ab Schritt 3 wiederholt werden, um Korrekturen vorzunehmen, nachdem die Ansichtsoption wieder auf “Bestellung bearbeiten” zurückgesetzt wurde. - -> Transportkosten werden bei der Rechnungsbilanz beim Betrag der Bestellung nicht berücksichtigt. Da sie in der Rechnungssumme enthalten sind, entsteht so ein scheinberer Verlust für die Foodcoop in der Höhe der Transportkosten, obwohl diese den Mitgliedern beim Abrechnen anteilig von ihren Konten abgebucht werden. (**Github Issue anlegen!**) -{.is-danger} - - -# Bestellung abrechnen - -Beim Bestellen werden die Beträge den Bestellgruppen noch nicht von ihren Konten abgebucht, es verringern sich zunächst nur die verfügbaren Guthaben. Erst beim Abrechnen einer Bestellung werden die Beträge für diese Bestellung den Bestellgruppen von ihren Foodsoft-Konten abgebucht. Nur vorher können noch Anpassungen durchgeführt werden, wenn es z.B. bei der Lieferung Abweichungen zur Bestellung gibt. Weiters sollte die Rechnung des Produzenten angelegt und mit der Bestellung verknüpft werden, um vergleichen zu können, ob sich die Geldbeträge von Rechnung und Bestellung decken. - -Die Bestellung sollte erst abgerechnet werden, wenn auch die [Rechnung](./Finanzen/Rechnungen) angelegt und idealerweise auch bezahlt oder zumindest zur Bezahlung freigegeben wurde. - -> Sobald eine Bestellung abgerechnet wurde, kann keine Rechnung mehr für -> diese Bestellung angelegt werden. Es kann zwar eine Rechnung erstellt -> werden, aber die bereits abgrechnete Bestellung kann nicht mehr ausgewählt werden, um mit der Rechnung verknüpft zu werden. -{.is-warning} - - -## Eine Bestellung abrechnen - -1. Menü Finanzen > Bestellungen abrechnen -1. Abzurechnedne Bestellung aus der Liste suchen, in dieser Zeile den Link der Lieferantin oder "abrechnen" anklicken -1. Bestellung abrechnen -1. Bestätigen (kein Zurück!) diff --git a/Foodsoft/Administration/Demo-Installationen.md b/Foodsoft/Administration/Demo-Installationen.md deleted file mode 100644 index 5df31a7..0000000 --- a/Foodsoft/Administration/Demo-Installationen.md +++ /dev/null @@ -1,29 +0,0 @@ ---- -title: Foodsoft Demoinstallationen -description: Zum Ausprobieren der Foodsoft -published: true -date: 2021-06-06T13:27:34.701Z -tags: -editor: markdown -dateCreated: 2021-06-06T13:23:54.170Z ---- - -In den folgenden Demo-Versionen kannst du die Foodsoft ausprobieren. Das ist auch nützlich, wenn ihr schon eine Foodsoft habt, aber du etwas probieren möchtest, ohne in eurer Foodsoft etwas zu verändern oder kaputt zu machen, oder um Testdaten zu erzeugen, die in eurer Foodsoft nicht sichtbar sein sollen. - -# foodcoops .net -- Link: https://foodcoops.net/demo/ -- Benutzer: ... -- Passwort: ... - -> Viele der angelegten Testdaten sind auf Englisch. Du kannst die Sprache für die Menüs und Überschriften auf Deutsch umstellen. -{.is-info} - - -# foodcoops .at - -- Link: https://app.foodcoops.at/demo/ -- Benutzer: ... -- Passwort: ... - -> Das Anlegen von Bestellungen klappt derzeit leider nicht! -{.is-danger} diff --git a/Foodsoft/Administration/Einstellungen.md b/Foodsoft/Administration/Einstellungen.md deleted file mode 100644 index d2b4a19..0000000 --- a/Foodsoft/Administration/Einstellungen.md +++ /dev/null @@ -1,151 +0,0 @@ ---- -title: Einstellungen -description: Foodsoft Menü "Administration" - alles was nicht mit Benutzerinnenverwaltung zu tun hat -published: true -date: 2021-10-01T10:33:50.003Z -tags: -editor: markdown -dateCreated: 2021-04-21T00:20:52.701Z ---- - -# BenutzerInnen, Bestell-, Arbeits- und Nachrichtengruppen - -Siehe [Benutzerinnenverwaltung](Benutzerverwaltung). - -# E-Mail Probleme - -Wenn Emails an Mitglieder oder Lierantinnen nicht zugestellt werden können, legt die Foodsoft hier einen Eintrag an. - -# Finanzen - - -## Kontotransaktionsklassen und -typen - -Siehe auch [Konten](Konten). - - -## Bankkonten und Gateways - -Siehe auch [Bankkonto](Finanzen/Bankkonto). - - -# Links - -Links im Foodsoft-Menü "Links" verwalten. - -![links-menue.png](/links-menue.png) - -# Einstellungen - -## Foodcoop - -- Name -- Straße -- Postleitzahl -- Stadt -- Land -- E-Mail -- Telefon -- Webseite - - -## Finanzen - -- Foodcoop Marge -- Mehrwertsteuer - -- Minimaler Kontostand: minimal erforderliches verfügbares Guthaben(?), um bestellen zu können; leer = Null -- Mitglieder manuell abrechnen -- IBAN verwenden -- Selbstbedienung verwenden -- Bestellschema -- Kistenauffüllen -- Bestellschluss -- Kistenauffüllphase - - -## Aufgaben - -- Wiederkehrende Aufgaben -- Apfelpunkte verwenden - -## Nachrichten - -- E-Mails versenden -- Absenderadresse -- Antwortadresse -- Nachrichten -- Mailingliste -- Mailingliste anmelden - - -## Layout - -- Fußzeile Webseite -- Angepasstes CSS -- PDF-Dokumente - - Schriftgrösse - - Seitenformat - - Seitenwechsel - - Jede Bestellgruppe auf eine eigene Seite bringen - - Jeden Artikel auf eine eigene Seite bringen - -## Sprache - -- Standardsprache -- Browsersprache ignorieren -- Zeitzone -- Währung - - Leerzeichen hinzufügen - -## Sicherheit - -- Zugriff auf: jedes Mitglied der Foodcoop hat automatisch Zugriff auf folgende Bereiche. Siehe Berechtigungen -- Api Titl:e de.config.keys.api\_key - -## Sonstiges - -- Umfragen aktivieren -- Wiki verwenden -- Benutzernamen verwenden -- Bestelltoleranz maximal ausnutzen, um möglichst große Mengen zu bestellen -- Verteilungs-Strategie -- Einladungen deaktivieren -- URL Dokumentation -- Code für Websiteanalysetool -- Dokumente verwenden - - Erlaubte Endungen - - Drucker verwenden - -## Liste - -Alle Einstellungen gemeinsam in einer Liste dargestellt - - -## Apps - - -# Login- und Startseite - -## Adaptierung der Foodsoft-Loginseite - -Die Login-Seite der Foodsoft kann individuell an deine Foodsoft angepast werden, indem du eine Wiki-Seite mit dem Titel **Public\_frontpage** erstellst. Der Inhalt dieser Wiki-Seite könnte z.B. sein: - -> === Foodcoop XY === -> Bitte melde dich mit deinen Zugangsdaten an, um Zugang zu unserer Foodsoft zu erhalten. -> -> Der Zugang ist nur für Mitglieder der Foodcoop Franckkistl möglich. -> -> Wenn du noch kein Mitglied bist, kannst du über ... Probemitglied werden und damit einen Zugang bekommen. - -## Adaptierung des Dashboards (Startseite) - -Erstelle eine Wiki-Seite mit dem Titel **Dashboard**, die als erster Block am Dashboard angezeigt wird. - -Damit diese Wiki Seite leichter aufgefunden und bearbeitet werden kann, kannst du am Ende der Seite z.B. folgenden Text einfügen (bitte Link entsprechend deiner Foodcoop anpasssen): - - -> \

''Text veränderbar über die Wiki Seite -> \[https://app.foodcoops.at/...(foodcoop name).../wiki/Dashboard -> Dashboard]; \

- diff --git a/Foodsoft/Administration/Finanzen.md b/Foodsoft/Administration/Finanzen.md deleted file mode 100644 index 64c4abf..0000000 --- a/Foodsoft/Administration/Finanzen.md +++ /dev/null @@ -1,18 +0,0 @@ ---- -title: Finanzen -description: Menü Finanzen -published: true -date: 2021-06-06T18:25:22.450Z -tags: -editor: markdown -dateCreated: 2021-04-20T22:45:06.246Z ---- - -Neben der Abwicklung von Bestellungen bietet die Foodsoft auch Unterstützung bei der finanzellen Abwicklung durch die Verwaltung von Mitglieder Guthaben, Lieferantinnen-Rechnungen und Foodcoop-Bankkonto. - -- [Mitglieder-Konten für Guthaben](Finanzen/Konten) -- [Rechnungen](Finanzen/Rechnungen) -- [Bankkonto mit Foodsoft verbinden](Finanzen/Bankkonto) -- [Mehrwertsteuer, Brutto und Netto](Finanzen/Mehrwertsteuer) -- [Pfand](Finanzen/Pfand) -{.links-list} \ No newline at end of file diff --git a/Foodsoft/Administration/Finanzen/Bankkonto.md b/Foodsoft/Administration/Finanzen/Bankkonto.md deleted file mode 100644 index ee83e42..0000000 --- a/Foodsoft/Administration/Finanzen/Bankkonto.md +++ /dev/null @@ -1,196 +0,0 @@ ---- -title: Bankkonto mit Foodsoft verknüpfen -description: Menü Finanzen > Bankkonten -published: true -date: 2021-05-14T23:39:43.081Z -tags: -editor: markdown -dateCreated: 2021-04-20T23:17:42.160Z ---- - -

Einleitung

- -

Was ermöglicht die Bankanbindung?

- -Die Foodcoop bietet die Option einer Bankanbindung. Wenn eingerichtet, ermöglicht dies der Foodsoft einen Zugriff auf die Transaktionshistorie der Vereinskonten. Dies bietet folgende Vorteile: -- Überweisungen der Mitglieder\*innen auf das Vereinskonto können vom System automatisiert erkannt und den Bestellgruppen zugeordnet werden. So entfällt der manuelle Prozess das Kontoblatt einzusehen um z.B. Einkaufsguthaben oder Mitgliedsbeitrag den Bestellgruppen gut zu geschreiben. Für diese Funktion müssen die Mitglieder\*innen bei Überweisungen die Zahlungsreferenz (siehe Zahlungsreferenz-Rechner) eintragen. - - Überweisungen von Rechnungen an die Lieferanten können von der Foodsoft erkannt, zugeornet und als bezahlt („Bezahlt am“-Feld) markiert werden. Für diese Funktion muss das IBAN-Feld der Lieferanten befüllt sein. Die Foodsoft vergleicht IBAN, Rechnungsnummer und Betrag der Kontotransaktionen mit den Rechnungen - - Es werden interne Querverweise genannt Finazlink (teilweise) automatisch erstellt. Dies ermöglicht es Buchungen zu verknüpfen um diese jederzeit nachvollziehbar zu gestalten. - - Werden alle Banktransaktionen, Kontotransaktionen und Rechnungen mit einem Finanzlink verknüpft lässt sich eine nachvollziehbare (einfache) doppelte Buchhaltung umsetzten. - - Dies spart eine externe Buchungssoftware bzw. redudantes mitschreiben. - - In Verknüpfung mit Trennung in Kontotransaktoionstypen wie etwa Treuhand und Verein ermöglicht dies eine saubere Buchhaltung mit nur einem Vereinskonto - - Es werden auch mehrere Vereinskonten unterstützt. - -> Die Foodsoft kann keine Transaktionen am Bankkonto selbst tätigen. Die hierfür erforderliche Funktionialität wird gerade entwickelt (Stand 16.02.2021). -{.is-info} - - -

Unterstützte Banken

- -Die Bankkontozeilen werden je nach Bank und Unterstütztung der Bankanbindung händisch/halbautomatisch oder automatisiert importiert. - -Für folgende Banken unterstützt die Foodsoft eine Bankanbindung: - - -

Vollautomatisch

- -> Synchronisation zwei mal Täglich um 08:00 und 18:00 -{.is-info} -- Erste Bank Sparkasse (George) - - -

Halbautomatisch

- -> Auslösen durch Mitglied mit Finanzzugriff via: Menü Finanzen \> Bankkonten \> „Importieren“-Schaltfläche. Zweifaktoratentifizierung erforderlich. -{.is-info} -- Raiffeisen, Umweltcenter Gunskirchen -- Holvi -- Oberbank -- Sparda -- Bawag, Easybank: muss erst adaptiert werden bei Bedarf - -> Falls die Bank deiner Foodcoop hier nicht vorkommt, wende dich bitte im Forum an @paroga. Bitte diese Liste ergänzen, falls eine neue Bank hinzugefügt wurde. -{.is-warning} - -

Nicht unterstützte Banken

- -Banken, die von FC verwendet werden, wo es noch keine Anbinung gibt: -- *Bank Austria (prESSBAUM)* -- *Bawag (EKG Linz)* - - - - -Bankkontobuchungen können verknüpft werden mit -- Foodsoft Kontotransaktionen -- Rechnungen -- anderen Bankkontobuchungen - -Diese Links werden großteils automatisch von der Foodsoft erstellt, in Einzelfällen kann es sinnvoll/notwendig sein, sie händisch zu erstellen bzw. zu bearbeiten. - -

Zahlungsreferenzcodes

- -Jedes Mitglied findet seinen Zahlungsreferenz-Rechner im Dropdownmenü des Profilnamens. Der Menüpunkt wird aber erst angezeigt, sobald [*Kontotransaktion Klassen und Typen*](#_h1llhyas485l) mit zumindest einem Kürzel eines Transaktionstyps angelegt wurden, mindestens ein Bankkonto hinzugefügt wurde, und du danach aus der Foodsoft aussteigst und wieder neu einloggst. Der Zahlungsreferenz-Rechner verwendet die Kürzel der Transaktionstypen für die Generierung des Codes, indem für jedes Kürzel ein Feld für einen Geldbetrag angezeigt wird. - - -

Bankkonto einrichten

- -Um ein Bankkonto zu Verknüpfen ist eine Berechtigung als Administrator erforderlich. Im Menü auf **Administration \> Finanzen** die Schaltfläche „Neues Bankkonto anlegen“ wählen. Ein Dialofenster öffnet sich mit den selbsterklärenden Feldern -- Name\*, -- IBAN\*, -- Beschreibung -- Kontostand: hier einmalig den aktuellen Kontostand des Bankkontos eingeben. Dieser wird benötigt um aus den zukünftigen Transaktionen den aktuellen Kontostand in der Foodsoft anzeigen zu können -- . - -Mit „Bank account erstellen“ wird das Konto in der Foodsoft angelegt. - -

Bankkontozeilen importieren und weiterverarbeiten

- - -

Import

-1. Finanzen \> Bankkonten \> Importieren: Ebanking Zugangsdaten bei Disposer-Nr. und PIN eingeben; ![](Pictures/1000020100000181000001B8B44E18814C6D14C7.png) Mit der Option „Remember“ merkt sich der Browser deine Zugangsdaten, und du brauchst sie beim nächsten Mal nicht mehr einzugeben. -2. Es sollte in deiner Bank-App am Smartphone eine Anfrage für eine Freigabe mit einem 4-stelligen Buchstaben/Zahlencode erscheinen, der auch in der Foodsoft angezeigt wird. Diese Freigabe bitte im Bank-App erteilen durch Eingabe deines Codes oder Fingerabdrucks. -3. Neue Kontozeilen werden in die Foodsoft importiert. Die Buchungszeilen werden zunächst noch nicht bearbeitet, es finden während des Imports keine Foodsoft-Transaktioktionen für Mitglieder statt, es werden keine Rechnungen als bezahlt markiert, und noch keine Finanzlinks erstellt, erkennbar an den grünen Schaltflächen in der Spalte Finanzlink „Hinzufügen“: -![](Pictures/10000201000000480000001B2374D176D93924A2.png) -4. Finanzen \> Bankkonten \> Transaktionen zuordnen: durch diese Funktion werden Foodsoft Transaktionen auf Basis der Zahlungsreferenzcodes in den Überweisungen durchgeführt, Rechnungen als bezahlt markiert und die neu importierten Kontozeilen mit Finanzlinks den enstprechenden Transaktionen und Rechnungen zugeordnet, wie im Folgenden beschrieben. - - -

Transaktionen zuordnen

- -Automatische Erstellung eines Finanzlinks, Guthaben aufladen, Rechnungen als bezahlt kennzeichnen - -Finanzen \> Bankkonten \> Transaktionen zuordnen: - -In folgenden Fällen wird mit der Funktion „Transaktionen zuordnen“ ein Finanzlink für Kontonbuchungen erstellt: -- Buchung enthält **Zahlungsreferenzcode**: es wird eine entsprechende Foodsoft Kontotransktion durchgeführt, indem der entsprechenden Bestellgruppe der Betrag / die Beträge gutgeschrieben werden -- Buchung kann einer Rechnung zugeordnet werden: die **Rechnung wird als bezahlt markiert**, siehe unten. - -Falls eine Buchung nicht erkannt wird (z.B. weil Zahlungsreferenzcode fehlerhaft oder Rechnungsdaten stimmen nicht überein), erfolgt keine Aktion, die grüne Schaltfläche „Hinzufügen“ unter Finanzlinks bleibt erhalten. - - -

Manuelle Erstellung oder Bearbeitung eines Finanzlinks

- -Wenn in einer Buchung kein oder ein fehlerhafter (z.B. Tippfehler, ungültige Modifizierung des Codes durch Mitglied, Überweisung mittels Papier-Zahlschein, ...) Zahlungsreferenzcode vorhanden ist, muss manuell ein Finanzlink erstellt und eine Foodsoft-Kontotransaktion (Aufbuchen des Guthabens auf das entsprechende Foodosoft-Bestellgruppenkonto) erstellt werden. Ebenso kann bei Rechnungen z.B. durch abweichende Rechnungsbeträge, abweichende IBAN oder abweichende Zahlungsreferenz die Zuordnung fehlschlagen, sodass ein Finanzlink manuell erstellt und die Rechnung manuell als bezahlt markiert werden muss. Außerdem kann ein bestehender Finanzlink auch erweitert werden, z.B. falls die Zahlung einer Rechnung in mehreren Überweisungen erfolgte und daher einer Rechnung mehrere Banktransaktionen zuzuordnen sind. - -Folgend Funktionen stehen unter Finanzen \> Bankkonten in der Spalte Finanzlink über die Schaltfläche „Hinzufügen“ oder den Link „Anzeigen“ zur Verfügung: -- **Banktransaktion hinzufügen**: eine weitere Bankkontobuchung verknüpfen, z.B. wenn eine Rechnung in mehreren Teilbeträgen bezahlt wurde. -- **Kontotransaktion hinzufügen** - - Neu Kontotransaktion hinzufügen: es wird eine Foodsoft-Konotransakttion und der Finanzlink dazu erstellt. Anwedung z.B. wenn kein oder ein fehelrhafter Zahlungsreferenzcode vorliegt. Die Bestellgruppe wird wenn möglich aus dem IBAN vorausgewählt, falls es bereits vorher schonmal eine Zuordnung gab. Es können auch mehrere Transaktionen hintereinander z.B. für verschiedene Transaktionsklassen für Guthaben Bestellungen/Mitgliedsbeitrag erstellt werden, bei jeder weiteren Transaktion erscheint automatisch der noch nicht verbuchte Rest des Überweisungsbetrags. -- **Rechnung hinzufügen: **aus der Liste der Rechnungen auswählen - -

Foodsoft Rechnungen

- -Automatisch mit Finanzen \> Bankkonten \> Import \> Transaktionen zuordnen: -- Transaktion wird mit Rechnung verknüpft -- Rechnung wird als bezahlt mit entsprechendem Datum markiert und verschwindet damit aus der Liste Finanzen \> Übersicht \> unbezahlte Rechnungen - -Was wird genau überprüft und muss ident sein, damit die Überweisung einer Foodsoft-Rechnung zugeordnet wird: - -1. Anhand der **IBAN** der LieferantIn werden offenen Rechnungen gesucht. Die IBAN muss in der Foodsoft unter Artikel \> Lieferanten bei der jeweiligen Lieferantin unter Bearbeiten im Feld IBAN eingegeben sein. -2. Für jede **Rechnungsnummer** der Rechnung wird geprüft, ob diese im Verwendungszweck vorkommt. -3. Wenn die Summe der "passenden" Rechnungen mit dem **Überweisungsbetrag** übereinstimmt, wird eine Finanzlink angelegt und die Rechnungen als bezahlt markiert. - -**Beispiel zur Automatischen Erkennung von Rechnungsnummern** - -Angenommen, es gibt Rechnungen mit folgenden Rechnungsnummer: - -a) "1" - -b) "3" - -c) "2020-10" - -d) "\#789" - -Die folgende Verwendungszwecke würde folgende Rechnungen matchen: - -"1" (a) - -"Rechnung 1" (a) - -"Re-Nr. \#1" (a) - -"Irgendwas 123" (a) und (b) - -"ReNr: 1, 3" (a) und (b) - -"Nr 333" (b) - -"2020-10" (a) und (c) - -"\#789" (d) - -"789" nichts - -Leerstellen in der Rechnungsnummer sollten kein Problem sein, z.B. Rechnungsnummer in der Foodsoft "2020-1 bis 3", Überweisung mit Zahlungsreferenz "Rechnungen 2020-1 bis 3" ok. - -Bei **mehreren unbezahlten Rechnungen desselben Produzenten** wird eine Summe der Rechnungen angezeigt. Diese Summe kann mit einer einzigen Überweisung bezahlt werden, die einzelnen Rechnungsnummern sind beim Verwendungszweck alle anzugeben. Die Rechnungen werden als bezahlt markiert und alle der Sammelüberweisung zugeordnet. - -Falls die automatische Zuordnung nicht erfolgreich war, weil eines oder mehreres der oben angeführten Kriterien nicht erfüllt war, sollten ersatzweise folgende Schritte zur **manuellen Zuordnung **durchgeführt werden: - -1. Finanzen \> Bankkonten \> Buchungszeile für Rechnung \> Finanzlink hinzufügen \> Rechnung(en) hinzufügen \> entsprechende Rechnung in der Liste auswählen (eventuel Fenster vergrößern oder mit F11 auf Vollbild schalten um „Speichern“ Schaltfläche anzuzeigen); Schritt mehrmals ausführen wenn mehrere Rechnungen zu verknüpfen sind -2. Finanzlink anzeigen \> Rechnung auswählen \> Bearbeiten \> Datum bei bezahlt am“ eingeben -3. Finanzen \> Überblick \> unbezahlte Rechnungen: prüfen, ob die manuell als bezahlt gekennzeichnete Rechnung dort nicht mehr aufscheint - -

Sonstige Bankkonto-Transaktionen

- -Zusätzlich zu den bisher genannten Bankkonto-Transaktionen gibt es noch welche, die weder unter Guthaben Aufladen noch Porduzentinnen Rechnungen fallen, zum Beispiel: - -- Bankspesen -- Lagerraum: Miete, Strom, Heizung, Internet, Versicherung, … -- Anschaffungen: Inventar, Vebrauchsmaterial wie Glühbirne usw. -- … - -Oft handelt es sich hier um Einzieher, das heißt es werden monatlich, quartalsweise oder jährlich fixe Beträge vom Bankkonto der Foodcoop eingezogen. Um für eine korrekte Buchhaltung diesen Buchungen über Finanzlinks auch Rechnungen zuordnen zu können, ist es sinnvoll, für diese Transaktionen auch eigene Lieferantinnen und Rechnungen anzulegen, z.B: - -- Wohnungsgenossenschaft: Einzug der monatlichen Miete des Lagerraums -- Stromlieferantin für Lagerraum: monatlicher Einzug der Vorschreibung -- Bank für quartalsweisen Abzug der Kontoführungsgebühren -- Sonstiges für nicht regelmäßge Aufgaben - -**Beispiel**: die Wohungsgenossenschaft, die den Lagerraum vermietet, bucht monatlich 200 Euro Miete vom Bankkonto der Foodcoop ab. - -1. In der Foodsoft wird eine **Lieferantin** „Wohnungsgenossenschaft“ angelegt der Kategorie „Betriebskosten“. -2. Nach Ablauf eines Jahres erstellt die FC in der Foodsoft eine (fiktive) Jahres-**Rechnung** für die Lieferantin „Wohnungsgenossenschaft“ über 12 x 200 = 2.400 Euro mit Rechnungsdatum = bezahlt-am-Datum = Enddatum des Rechnungszeitraums sowie einer Rechnungsbetreff z.B. für den Zeitraum („Oktober 2019 bis September 2020). Noch besser wäre es, die Jahresabrechnung und deren Zeitraum zu verwenden. -3. Unter *Finanzen \> Bankkonten* bei einer der 12 Abbuchungen (noch ohne Finanzlink) „hinzufügen“, Rechnung hinzufügen, die soeben erstellte Rechnung auswählen, dann -4. mit *Banktransaktion hinzufügen* die restlichen 11 Abbuchungen ebenfalls dem selben **Finanzlink zuweisen**. diff --git a/Foodsoft/Administration/Finanzen/Konten.md b/Foodsoft/Administration/Finanzen/Konten.md deleted file mode 100644 index e6a88a6..0000000 --- a/Foodsoft/Administration/Finanzen/Konten.md +++ /dev/null @@ -1,122 +0,0 @@ ---- -title: Foodsoft-Konten für Guthaben der Mitglieder -description: Menü Finanzen > Konten verwalten -published: true -date: 2021-09-30T15:16:49.517Z -tags: -editor: markdown -dateCreated: 2021-04-20T23:12:07.102Z ---- - -Jede Bestellgruppe hat in der Foodsoft automatisch ein virtuelles Konto, das ein Guthaben für die Bestellgruppe darstellt. Die Guthabenstände können von Finanzberechtigten in der Foodsoft manuell verändert werden (z.B. aufgrund von Zahlunsgeingängen im Ebanking des Foodcoop Bankkontos), oder automatisch durch eine Anbindung der Foodsoft an das Bankkonto der Foodsoft. Die Foodsoft kann die Kosten für Bestellungen und Mitgliedsbeiträge von diesem Guthaben abbuchen. - -Auch die Foodccoop selbst hat ein Konto, auf das z.B. die Mitgliedsbeiträge, die von den Bestellgruppen abgeucht werden, gutgeschrieben werden können. - -# Transaktionsklassen und Transaktionstypen - -Das Guthaben der Foodsoftkonten der einzelen Bestellgruppen kann über **Transaktionsklassen** in mehrere Teilguthaben aufgeteilt werden, zum Beispiel für Bestellungen und für Mitgliedsbeitrag. Diese können getrennt aufgeladen werden (siehe auch Zahlungsreferenz-Rechner), und Kontostände werden auch für die Mitglieder separat angezeigt. In den Transaktionslisten (Foodsoft-Kontoauszüge) gibt es für jede Klasse eine eigene Spalte. - -**Transaktionstypen** sind in Ergänzung zum Verwendungszweck (“Notiz”) bei Transaktionen zu sehen. Während bei Notiz der Text frei wählbar ist, können bei Transaktionstyp nur jene Typen ausgewählt werden, die auch vorher angelegt wurden. Dadurch wird es möglich, ähnliche Transaktionen zu gruppieren und einzeln zu bilanzieren, siehe dazu die Beispiele im Folgenden. Transaktionstypen sind jeweils einer Transaktionsklasse zugeordnet, sodass die Klasse automatisch über den Typ ausgewählt wird. - -Bei folgenden Funktionen in der Foodsoft ist jeweils eine Transaktionsklasse auszuwählen: -- Finanzen \> Konten verwalten - - neue Transaktion - - neue Überweisungen eingeben -- Finanzen \> Bestellungen abrechnen \> abrechnen -- Finanzen \> Bankkonten \> Transaktionen zuordnen (Auswahl erfolgt automatisch aufgrund der Zahlunsgreferenzcodes) -- Finanzen \> Bankkonten \> Finanzlink erstellen \> Kontotransaktion hinzufügen - -Ist eine neue Foodcoop entstanden, gibt es standardmäßig (default) eine Klasse „Other“ mit einem Kontotransaktionstypen (KTT) „**Foodcoop**“. Das ist das Mindestmaß das vom System notwendig ist (und daher angelegt wird) um grundlegende Funktionalität anzubieten. Da alle Foodcoops (FCs) sehr unterschiedlich organisiert sind und arbeiten gibt es keinen Leitfaden für „Die Richtige Einstellung“. Sondern: Von FC zu FC gibt es unterschiedliche Herangehensweisen, Bedürfnisse und somit Einstellungen. Durch Erstellung einiger zusätzlicher Kontotransaktionstypen und der Anbindung des Vereinskontos bietet die Foodsoft zusätzlich zum Bestellen eine vereinfachte (doppelte) Buchführung. - -Administration \> Finanzen: - -## Empfehlungen für Transaktionsklassen und -typen - -- Transaktionsklasse “Guthaben Bestellungen” - - Transaktionstyp “Überweisung Guthaben”, Kürzel G für Aufbuchung Guthaben durch Mitglieder - - Transaktionstyp ”Foodsoft” für Abbuchungen für Bestellungen durch Foodcoop - - Vorschläge für weitere Transaktionstypen (Franckkistl): Anfangsbuchstaben im Alphabet hinter F wichtig damit “Foodsoft” als Standard bei Auswahllisten an erster Stelle steht): - - Spende - - Lieferung (wenn Foodcoop Mitglied Ware liefert und mit Foodsoft Guthaben bezahlt wird) - - Zuschuss Fahrtkosten - - Spesen für Anschaffungen (z.B. Mitglied besorgt und bezahlt aus eigener Tasche Glühbirnen für Lagerraum, bekommt Betrag über Foodsoft gutgeschrieben) - - Pfandauszahlung - - Vorschuss Guthaben (für Notfälle, wenn die Banktransaktion zu lange dauert, Transaktion soll dann wieder gelöscht werden wenn Guthaben eintrifft; Vorteil: man kann in der exportierten Kontodatei nach diesen Transaktionen suchen und prüfen, ob sie alle storniert wurden.) -- Transaktionsklasse “Guthaben Mitgliedsbeitrag” - - Transaktionstyp “Überweisung Mitgliedsbeitrag”, Kürzel M für Aufbuchung Mitgliedsbeitrag durch Mitglieder - - Transaktionstyp “Mitgliedsbeitrag” für Abbuchung Mitgliedsbeitrag durch Foodcoop - - Option *Für Kontostand ignorieren* sollte angewählt werden, damit das Guthaben Mitgliedsbeitrag nicht zum verfügbaren Guthaben hinzugerechnet wird. - -In der Ansicht **Finanzen \> Konten verwalten** sind die Transaktionsklassen als Spalten abgebildet und ermöglichen einen Überblick der ev. noch nicht erfolgten Einzahlungen (zb. Mitgliedsbeitrag). - -Forumsbeiträge zum Thema: - - - [*https://forum.foodcoops.at/t/bank-anbindung-verstehen-und-richtig-konfigueren/471*](https://forum.foodcoops.at/t/bank-anbindung-verstehen-und-richtig-konfigueren/471) - - [*https://forum.foodcoops.at/t/neue-funktionen-in-der-foodsoft/4847/2*](https://forum.foodcoops.at/t/neue-funktionen-in-der-foodsoft/4847/2) - -# Kontoauszüge anzeigen - -*Finanzen \> Konten verwalten* -- Liste Bestellgruppen: Kontoauszug \> Kontoauszug der Bestellgruppe anzeigen - - gelöschte Bestellgruppen sind nicht auswählbar -- **Alle Transaktionen**: alle Transaktionen aller (auch bereits gelöschter Bestellgruppen, gekennzeichnet mit †) werden angezeigt - - Kontoauszug von gelöschter Bestellgruppe rekonstruieren: Transaktion der Bestellgruppe suchen, in Spalte „Bestellgruppe“ auf Link klicken: alle Kontotransaktionen und End-Kontostand werden angezeigt -- **Foodcoop Transaktionen**: eigenes Konto für Foodsoft, wo z.B. Mitgliedsbeiträge hingebucht werden können, siehe *Sammeltransaktionen manuell durchführen*. -- **Finanzlink erstellen**: ... - -## Summe aller Guthaben ermitteln - -... - -# Transaktionen durchführen - -## Transaktionen einzeln manuell durchführen - -Finanzen \> Konten verwalten -- Bestellgruppe suchen über Suchfeld, blättern oder Anzahl der dargstellten Einträge erhöhen -- Bei der entsprechenden Bestellgruppe “Neue Transaktion” anklicken -- Positiver Betrag: Guthaben erhöht sich, negativer Betrag: Guthaben verringert sich. -- Cent-Betrag mit Komma oder Punkt als Dezimaltrenner eingeben: 1,25 oder 1.25 möglich. - -## Transaktionen automatisch durchführen - -Bei Zahlungseingang am Foodcoop Bankkonto Guthaben für Bestellgruppe aufladen: siehe [Bankkonto mit Foodsoft verknüpfen](#anchor-19). - -## Sammeltransaktionen manuell durchführen - -Wenn mehreren Bestellgruppen unterschiedliche Beträge (egal ob positiv oder negativ) aber mit gleichem Text und gleichem Transaktionstyp zu buchen sind. -Insbesondere für die Abbuchung von Mitgliedsbeiträgen, siehe unten eigener Abschnitt. - -*Finanzen \> Konten verwalten \> Neue Überweisungen eingeben* -- **Cent-Beträge: Punkt statt Komma** als Dezimaltrenner verwenden\! -Also z.B. **1.25** für 1,25 € = 1 € 25 Cent. Sonst wird der Cent-Betrag abgeschnitten, also 1,25 ergibt 1,00 €. -- Foodcoop Transaktion erstellen: Die Summe aller eingegeben Beträge wird mit umgekehrten Vorzeichen dem Foodsoft-Konto “Foodcoop” gegengebucht (siehe [Foodsoft-Kontoauszüge anzeigen](#anchor-139)). -- Finanzlink erstellen: ... - -## Bestellungen abbuchen - -Wie Mitgliedern das Guthaben für Bestellungen abgebucht werden kann, findest du unter [Bestellung abrechnen](../Bestellungen). - - -## Mitgliedsbeiträge abbuchen - -Empfohlene Vorgehensweise: -- Administration \> Finanzen: Transaktionsklassen anlegen wie oben beschrieben: - - Mitglieder können über Zahlungsreferenzcodes selbst ihre Guthaben für Mitgliedsbeitrag und Bestellung aufladen. - - Monatlich wird der Mitgliedsbeitrag per Sammeltransaktion vom “Guthaben Mitgliedsbeitrag” abgebucht wie im Folgenden beschreiben. - - Der Kontostand aller Transaktionsklassen wirkt sich grundsätzlich auf das verfügbare Guthaben für Bestellungen aus, solange bei einzelnen Transaktionsklassen nicht die Option *Für Kontostand ignorieren* aktiviert ist. Daher sollte diese Optiion für die Transaktionsklasse der Mitgliedsbeiträge aktiviert werden (neu März 2021). - - -### Aktivierung und Vorbereitung - -- Administration \> Einstellungen \> ... -- Einmalig erforderlich: Alle Bestellgruppen über *Administration \> Bestellgruppen* einzeln bearbeiten: Mitgliedsbeitrag mit minus eingeben, also z.B. -10 für 10 € Mitgliedsbeitrag -- Wenn neue Bestellgruppen angelegt werden: Mitgliedsbeitrag eintragen\! - -### Abbuchung von Mitgliedsbeiträgen - -- Finanzen \> Konten verwalten \> Neue Überweisungen eingeben -- Kontotransaktionstyp: empfohlen, eine Kategorie “Mitgliedsbeitrag” wie oben beschrieben anzulegen und auszuwählen -- Text: Empfehlung: für welchen Zeitraum wird der Mitgliedsbeitrag abgebucht, z.B. “Juli 2020” -- Alle Bestellgruppen mit Mitgliedsbeitrag hinzufügen -- Foodcoop Transaktion erstellen: Die Summe aller eingezogenen Mitgliedsbeiträge wird mit dem Foodsoft-Konto “Foodcoop” gutgeschrieben. Dadurch bekommst du einen Überblick, wieviele Mitgliedsbeiträge die Foodcoop bezieht. \ No newline at end of file diff --git a/Foodsoft/Administration/Finanzen/Mehrwertsteuer.md b/Foodsoft/Administration/Finanzen/Mehrwertsteuer.md deleted file mode 100644 index ad704ca..0000000 --- a/Foodsoft/Administration/Finanzen/Mehrwertsteuer.md +++ /dev/null @@ -1,115 +0,0 @@ ---- -title: Brutto, Netto, Mehrwertsteuer -description: Wie Foodcoops mit damit umgehen und wie es in der Foodsoft zu berücksichtigen ist -published: true -date: 2021-09-30T11:09:45.491Z -tags: -editor: markdown -dateCreated: 2021-04-22T09:16:46.231Z ---- - -# Mehrwertsteuer - -> Die Mehrwertsteuer (abgekürzt Mwst, auch Umsatzsteuer) ist eine Steuer für Lieferungen oder Leistungen, die nur bei der Letztverbraucherin/dem Letztverbraucher zum Tragen kommt. Der Mehrwertsteuersatz beträgt **grundsätzlich 20 Prozent** (sogenannter "Normalsteuersatz"). Für einige Waren/Dienstleistungen gilt ein ermäßigter Mehrwertsteuersatz z.B. für **Lebensmittel von 10 Prozent**, Details siehe unten. Der ermäßigte Steuersatz von **13 Prozent** kann z.B. unter bestimmten Voraussetzunen für landwirtschafliche Direktvermarktung herangezogen werden. - - - -Weitere Infos: -- https://www.oesterreich.gv.at/lexicon/M/Seite.991672.html -- https://www.usp.gv.at/steuern-finanzen/umsatzsteuer.html -- Umsatzsteuergesetz: https://www.ris.bka.gv.at/GeltendeFassung.wxe?Abfrage=Bundesnormen&Gesetzesnummer=10004873 - -## Wie Foodcoops mit Mehrwertsteuer umgehen - -Grundsätzlich muss für alle Artikel, die eine Foocoop an ihre Mitglieder weitergibt, eine Mehrwersteuer bezahlt werden. Die Bemessung und Abfuhr der Mehrwertsteuer ist jedoch Aufgabe der Lieferantin. Für die Foodcoop ist es nur wichtig, dass sie von Lieferantinnen Rechnungen bekommen, auf denen vermerkt ist, wieviel Mehrwertsteuer angefallen ist. - -> Eine Firma wie z.B. ein Lebensmittelhandel kauft bei Lieferantinnen zu Netto-Preisen ein, muss aber von ihren Kundinnen Bruttopreise verrechnen und die Differenz (= Mehrwersteuer) dem Finanzamt abführen. Eine Foodcoop ist jedoch keine Firma, weshalb die Lieferantin die Mehrwertsteuerabgabe erledigen muss. -{.is-info} - - -Die Preisinformationen z.B. in Form von Preislisten von Lieferantinnen enthalten manchmal Preise ohne Mehrwertsteuer (Netto) oder manchmal mit Mehrwertsteuer (Brutto). Der Foodcoop müssen von den Lieferantinnen immer Bruttobeträge in Rechnung gestellt werden, genauso wie ihren Mitgliedern immer Bruttopreise verrechnet werden müssen. Die Foodcoop reicht die Mehrwertsteuer nur von ihren Mitgliedern an die Lieferantinnen weiter, die sie dann dem Finanzamt zuführen müssen. - -> Die Mehrwertsteuer muss beim [Anlegen von Artikeln in der Foodsoft](../Lieferantinnen) nicht eingegeben werden. Sie kann eingegeben werden, wenn von der Lieferantin Netto-Preisinformation vorliegen. Wenn die Lieferantin Bruttopreise angibt, ist es übersichtlicher, keine Mehrwersteuer einzugeben (Netto=Brutto, Mehrwertsteuer = 0%). -{.is-info} - - -## Netto- und Bruttobeträge in der Foodsoft - -Netto und Bruttobeträge werden an verschienden Stellen der Foodsoft angezeigt. Die Bedeutung ist dabei grundsätzlich wie oben beschrieben, allerdings spielt der Pfandbetrag auch eine Rolle, falls vorhanden. - -### Nettobetrag - -Artikelkosten ohne Mehrwertsteuer und ohne Pfand - -### Bruttobetrag -Artikelkosten mit Mehrwertsteuer und mit Pfand. Die Foodsoft berechnet auch auf das Pfand die Mehrwersteuer. - -> Netto- und Bruttobetrag sind gleich, wenn keine Mehrwersteuer eingegeben wurde, bzw. unterscheiden sich um das Pfand, falls für den Artikel eines eingegeben wurde. -{.is-info} - -## Rundungsdifferenzen - -Durch folgende unterschiedliche Berechnungsarten der Mehrwertsteuer bei Bestellungen bzw. Rechnungen kann es zu Differenzen im Cent-Bereich kommen: -- Foodsoft: Mehrwertsteuer wird auf einzelen Artikel berechnet und dabei auf Cent gerundet, Gesamtbetrag ist Summe von gerundeten Einzelbeträgen. Beispiel: Artikelpreis netto 2,34 Euro, brutto mit 10% Mwst 2,574 = gerundet 2,57 Euro, davon 10 Stück: 10 * 2,57 = 25,70 Euro. -- Lieferantinnen: Netto Artikelpreise werden für Rechnungsbetrag summiert, auf den Gesamtbetrag wird prozentuell die Mwst aufgeschlagen. Beispiel: Artikelpreis netto 2,34 Euro, davon 10 Stück: 10 * 2,34 = 23,40 Euro, plus 10% Mwst: 25,74. Differenz zu Foodsoft Betrag: 4 Cent! - -> Daher ist es vorteilhaft, Nettopreise eher auf den nächsten ganzen Centbetrag aufzurunden, also z.B. 1,10 statt 1,09 Euro. Dadurch können systematische Verluste der Foodcoop vermieden werden, besonders wenn von einer Lieferantin viele Artikel bzw. Einheiten mit kleinen Geldbeträgen bestellt werden. -{.is-info} - -> Die Differenz aufgrund von Rundungsfehlern kann maximal 1 Cent pro Artikel ausmachen. Wenn also z.B. insgesamt 60 Artikel bestellt wurden, kann der Fehler nur 60 Cent sein. Eine größere Differenz muss ihre Ursache woanders haben. -{.is-info} - -# Mehrwertsteuersätze - -## 20% Mehrwertsteuersatz - -Der normale Mehrwertsteuersatz beträgt 20 %, ausgenommen die im Folgenden angeführten Lebensmittel und landwirtschaftlichen Produkte. - -## 10% Mehrwertsteuersatz - -Auszug aus dem Anhang 1 des [Umsatzsteuergesetz](https://www.ris.bka.gv.at/GeltendeFassung.wxe?Abfrage=Bundesnormen&Gesetzesnummer=10004873): -- genießbare **Waren tierischen Ursprungs**: - - Fleisch und genießbare Schlachtnebenerzeugnisse, Gelatine - - Fische, ausgenommen Zierfische; Krebstiere, Weichtiere und andere wirbellose Wassertiere - - Milch und Milcherzeugnisse; - - Vogeleier - - natürlicher Honig -- **Gemüse** -- **Früchte** -- trockene, ausgelöste **Hülsenfrüchte**, auch geschält oder zerkleinert -- **Nüsse** -- **Gewürze und Kräuter**: Minze, Lindenblüten und –blätter, Salbei, Kamillenblüten, Holunderblüten und anderer Haustee, Hopfen (Blütenzapfen), Lupulin, Rosmarin, Beifuß, Basilikum und Dost in Aufmachungen für den Einzelverkauf als Gewürz -- **Getreide** und Müllereierzeugnisse: - - Mehl, Grieß, Flocken, Granulat und Pellets von Kartoffeln - - Mehl und Grieß von trockenen Hülsenfrüchten - - Stärke von Weizen, Mais und Kartoffeln -- **Ölsamen** und ölhaltige Früchte sowie Mehl daraus -- **Fette und Öle**: - - Schweineschmalz und Geflügelfett, Premierjus und Speisetalg - - genießbare pflanzliche Öle sowie deren Fraktionen, auch raffiniert, jedoch nicht chemisch modifiziert - - genießbare tierische oder pflanzliche Fette und Öle sowie deren Fraktionen, ganz oder teilweise hydriert, umgeestert, wiederverestert oder elaidiniert, auch raffiniert, jedoch nicht weiterverarbeitet - - Margarine; genießbare Mischungen oder Zubereitungen von tierischen oder pflanzlichen Fetten und Ölen sowie von Fraktionen verschiedener Fette und Öle dieses Kapitels, ausgenommen genießbare Fette und Öle sowie deren Fraktionen der Position 1516 -- **Zucker** und Zuckerwaren, Süßungsmittel, ausgenommen chemisch reine Fructose und chemisch reine Maltose, -- **Kakaopulver** ohne Zusatz von Zucker oder anderen Süßmitteln; -- **Schokolade** und andere kakaohaltige Lebensmittelzubereitungen -- **Backwaren**: Zubereitungen aus Getreide, Mehl, Stärke oder Milch; -- Zubereitungen von Gemüse, Früchten, Nüssen oder anderen Pflanzenteilen, ausgenommen Frucht- und Gemüsesäfte -- Milch und Milcherzeugnisse, mit Zusätzen, ausgenommen Zusätze von Kaffee, Tee oder Mate und von Auszügen, Essenzen und Konzentraten aus Kaffee, Tee oder Mate und von Zubereitungen auf der Grundlage dieser Waren -- **Essig**: Speiseessig und Essigsäure -- **Salz**: Speisesalz -- Mischungen von **Riechstoffen** -- Waren der monatlichen **Damenhygiene** aller Art - -> Nicht darunter fallen Lebensmittel wie Kaffee, Teearten wie z.B. schwarzer Tee, Getränke wie Säfte, Bier und Wein -{.is-warning} - -> Während Milcherzeugnisse nur mit 10 % Mwst besteuert werden, sind es bei veganen pflanzlichen Milchersatzprodukten wie z.B. Sojamilch 20 %! -{.is-warning} - - -## 13% Mehrwertsteuersatz - -Manche Landwirte verrechnen einen Einheitssteuersatz von 13 %. - -> Wenn sich wer auskennt, unter welchen für Foodcoops relevanten Bedingungen dieser Mehrwertsteuersatz zum Einsatz kommen kann, bitte hier ergänzen. -{.is-danger} diff --git a/Foodsoft/Administration/Finanzen/Pfand.md b/Foodsoft/Administration/Finanzen/Pfand.md deleted file mode 100644 index fa96664..0000000 --- a/Foodsoft/Administration/Finanzen/Pfand.md +++ /dev/null @@ -1,62 +0,0 @@ ---- -title: Pfand -description: Wie Pfand in Foodcoops gehandhabt werden kann -published: true -date: 2021-06-06T18:21:32.119Z -tags: -editor: markdown -dateCreated: 2021-06-06T17:40:08.481Z ---- - -# Pfand in der Foodcoop - -Es gibt unterschiedliche Philosophien, wie Pfand in einer Foodcoop gehandhabt werden kann. - - -> Bei allen Varianten braucht es das Vertrauen zu den Mitgliedern der Foodcoop, damit die Foodcoop keinen finanziellen Schaden erleidet. Dazu ist es wichtig, die Mitglieder gut zu informieren. -{.is-warning} - -## Weitergabe des Produzenten-Pfands -Eine 1:1 Weitergabe des Produzenten-Pfands ist für die Foodcoop die sicherste Variante, bedeutet aber für die Pfandauszahlung einen erhöhten Aufwand (für welche Artikel bekomme ich wieviel Pfand gutgeschrieben)? - -Mögliche Fehlerquellen: -- falscher Pfandbetrag wird gutgeschrieben. - -## Einheitliches Foodcoop-Pfand -Alles Leergut, das an die Produzenten zurückkommen soll, hat ein einheitliches Pfand, z.B. 50 Cent, unabhängig vom Pfand des Produzenten. Einfach für Mitglieder, sie brauchen bei der Rückgabe nicht lange recherchieren, wieviel Pfand sie bekommen; außerdem entsteht dadurch eine Motivation für die ökologisch sinnvolle Wiederverwendung, auch wenn vom Produzenten kein oder nur ein sehr niedriges Pfand verrechnet wird. In der Foodcoop [Franckkistl](https://franckkistl.at) wird das beispielsweise so umgesetzt. - -Mögliche Fehlerquellen: -- Pfand wird gutgeschrieben für Leergut, das woanders bezogen wurde und für das keines oder ein geringeres Pfand bezahlt wurde. - -## Kein Pfand in der Foodcoop -Die Foodcoop übernimmt die Pfandkosten, und vertraut darauf, dass die Mitglieder das Leergut auch wieder zurückbringen. In der Foodcoop [Franckkistl](https://franckkistl.at) wird das beispielsweise bei den Bierkisten so umgesetzt. - - -Mögliche Fehlerquellen: -- Leergut wird nicht oder woanders (z.B. im Handel) zurückgegeben. - - -# Pfand in der Foodsoft - -- [Lieferantinnen](/de/Foodsoft/Administration/Lieferantinnen) > Artikel anlegen/bearbeiten: Pfand für Artikel festlegen -- [Rechnungen](/de/Foodsoft/Administration/Finanzen/Rechnungen): Pfand-Gutschriften und unterschiedliche Pfandberechnung Foodcoop/Lieferantin berücksichtigen - -# Ökologischer Hintergrund - -Pfand ist ein wertvolles Hilfsmittel, um Leergebinde einen Wert zu geben, und die Wiederverwendung von Leergebinde zu fördern. Glasbehälter sind nur dann ökologisch sinnvoll, wenn sich auch wirklich oft verwendet werden. Einweg-Glasbehälter haben eine ähnlich schlechte Ökobilanz wie Aludosen, auch wenn sie als Altglas wiederverwendet werden: das Einschmelzen des Altglas verschlingt enorme Energien. Daher sollten Foodcoops als Vorzeigeprojekte besonders auf Mehrwegverpackungen achten. - -Ein Pfand sollte mindestens so hoch wie die Kosten der Produktion des Gebindes sein. Leider ist das in Österreich z.B. bei Bierflaschen meist nicht der Fall, und das Pfand ist in der Regel niedriger als die Produktionskosten einer Bierflasche. Bei Produkten in Einweggebinden sind die Kosten für das Gebinde natürlich im Kaufpreis enthalten. - -> Foodcoops können durch den direkten Kontakt zu den Produzentinnen gemeinsam Konzepte für Mehrwegverpackungen ausarbeiten, ein Möglichkeit, die Kundinnen z.B. im Supermarkt meist nicht haben. -{.is-success} - - - - -## Links -- https://www.umweltberatung.at/welche-getraenkeverpackung-ist-umweltfreundlich - -# Tipps für Lieferantinnen mit Mehrweg-Gebinden - -- [Bio-Weingut H&M Hofer](https://www.weinguthofer.com/) - alle Weinflaschen können zur Wiederverwendung zurück gegeben werden. -- [Neufeldner Bio-Bier](https://biobrauerei.at/) - alle Bierflaschen, auch 0,33 L, werden zurückgenommen und wiederverwendet. Nur die Limos leider nicht. \ No newline at end of file diff --git a/Foodsoft/Administration/Finanzen/Rechnungen.md b/Foodsoft/Administration/Finanzen/Rechnungen.md deleted file mode 100644 index ab67210..0000000 --- a/Foodsoft/Administration/Finanzen/Rechnungen.md +++ /dev/null @@ -1,214 +0,0 @@ ---- -title: Rechnungen -description: Rechnungen von Lieferantinnen an die FC in der Foodsoft digital ablegen und mit Bestellungen verknüpfen -published: true -date: 2021-10-01T10:15:55.747Z -tags: -editor: markdown -dateCreated: 2021-04-20T23:05:17.349Z ---- - -Die Funktion “Rechnung” dient dazu, Rechnungen von ProdzentInnen in die Foodsoft zu übertragen und sie mit den entsprechenden Lieferungen und Bestellungen zu vergleichen. Rechnungen scheinen zunächst unter den “unbezahlten Rechnungen” auf, und werden als bezahlt markiert, sobald ein entsprechender Zahlungsausgang am Foodsoft-Bankkonto auftritt. Rechnungen können in Papierform oder digital als PDF vorliegen. - - -# Rechnung anlegen - - -Eine neue Rechnung kann angelegt werden unter -- Finanzen \> Rechnungen \> Neue Rechnung anlegen -- Finanzen \> Bestellungen abrechnen \> Bestellung auswählen \> Rechnung anlegen -- Bestellverwaltung \> beendete Bestellung auswählen \> Rechnung anlegen -- Artikel \> Lieferant \> Bestellung \> Rechnung anlegen -- Artikel \> Lieferant \> Letzte Lieferungen \> Rechnung anlegen -- Artikel \> Lager \> neue Lieferung… (?) - -> Empfehlung: Rechnungen, die in Papierform vorliegen, gehen einfacher mit einem Smartphone oder Tablet mit Kamerafunktion einzugeben. Sobald ein Rechnungsdatum eingegeben ist, kann die Eingabe jederzeit unterbrochen, die Rechnung unfertig gespeichert werden, um auf einem anderen Gerät fortgesetzt werden. Wichtig ist es, vor dem Speichern bei **Rechnungsdatum** das Datum der Rechnung (oder zumindest das aktuelle Datum) einzugeben, weil sie sonst schwer auffindbar ist. -{.is-info} - -Hier ein Beispiel für eine Papierrechnung und die entsprechenden Eingaben in der Foodsoft, wie im Folgenden im Detail beschrieben. - -![rechnung-beispiel-fs.png](/rechnung-beispiel-fs.png) - -In der neuen Rechnung ist anzugeben: - -## Lieferant - -Lieferantin auswählen. - -> Wenn die Liste der Lieferantinnen recht lang ist, kannst du den ersten Buchstaben der Lieferantin tippen, um sie schneller zu finden. -{.is-info} - - -## Bestellungen und Lieferungen mit Rechnung verknüpfen - -In den Feldern **Lieferung** und **Bestellung** solltest du jene Lager-Lieferung(en) und/oder jene Bestellung(en) auswählen, für die die Rechnung ausgestellt wurde. Damit ist klar, ob die Lieferantin für eine Lieferung/Bestellung eine Rechnung ausgestellt hat, und der Rechnungsberag kann mit dem Guthaben, das den Mitgliedern abgebucht wird (bzw. das als Warenwert ins Lager eingegangen ist), verglichen werden. Dies ist die einzige echte Kontrollmöglichkeit, um zu schauen, dass die Foodcoop keinen Verlust, aber auch keinen unerwünschten Gewinn macht - daher ist dieser Schritt sehr wichtig. - -![rechnung-bestellung-lieferung.png](/rechnung-bestellung-lieferung.png =400x) - -- **[Lieferung](./Lager)**: **bei Rechnung für eine Bestellung leer lassen**. Wenn für diesen Produzenten [Lagerartikel](./Lager) über die Funktion *Artikel > Lager > neue Lieferung* eingebucht wurden, die noch keiner Rechnung zugeordnet sind, können diese hier ausgewählt werden. Mehrere Lieferungen können dabei in einer gemeinsamen Rechnung ausgewählt werden. -- **[Bestellung](./Bestellung)**: wenn es für diesen Produzenten abgeschlossene, aber noch nicht abgerechnete Bestellungen gibt, die noch keiner Rechnung zugeordnet sind, können diese hier ausgewählt werden. Mehrere Bestellungen können dabei in einer gemeinsamen Rechnung ausgewählt werden. - -> Angezeigter **Betrag** für Bestellung(en) und Lieferung(en) -> ist der Bruttobetrag (inkl. Mwst und Pfand) -{.is-info} - - -> Angezeigtes **Datum** für Bestellung(en) und Lieferung(en) ist jenes, an dem die Bestellung endete (nicht Liefer- oder Abholdatum\!) -{.is-info} - -> Es können mehrere Bestellungen und/oder Lieferungen ausgewählt werden, wenn dafür von der Lieferantin eine gemeinsame Rechnung gestellt wurde. -{.is-info} - - -> Eine Bestellung oder Lieferung kann nur einmal einer Rechnung zugeordnet werden. Wenn schon eine Rechnung angelegt und Bestellungen und/oder Lieferungen zugeordnet wurden, daher unbedingt diese suchen (siehe Rechnungsdatum) und bearbeiten, statt sie nochmal neu anzulegen. -{.is-warning} - -> Wenn eine Bestellung neben den Bestellungen für die Foodcoop Mitglieder auch eine Lagerbestellung enthält, und diese Lagerartikel dann mit einer Lieferung in den Lagerstand eingebracht werden, und sowohl die Bestellung als auch die Lieferung der Rechnung korrekter weise zugeordnet wird, würden sie bei der Rechnungsbilanz doppelt berücksichtigt - siehe [Lager](../Lager). -{.is-danger} - - -## Nummer - -Rechnungsnummer von Rechnung übernehmen. Die Rechnungsnummer wird bei der Banküberweisung von der Foodsoft (oder von der Person, die in der Foodcoop die Rechnungen via Ebanking manuell bezahlt) in den Verwendungszweck eingetragen, und dient sowohl der Foodsoft als auch der Lieferantin zur eindeutigen Zuordnung der Rechnung. -> Falls auf der Rechnung keine Rechnungsnummer aufscheint, selbst eine (in Bezug auf die Lieferantin) eindeutige Rechnungsnummer erstellen, z.B. aus dem Datum, also z.B. `20210527` oder `2021-05-27` oder `270521`. Im Gegensatz zum Feld *Rechnungsdatum* ist hier das Datumsformat egal. -{.is-info} - - - - -## Rechnungsdatum - -Von Rechnung übernehmen. Wenn nicht bekannt, das Datum der Lieferung oder das aktuelle Datum eingeben. - -Für die Eingabe des Datums gibt es folgende alternative Möglichkeiten: -1. Über die **Kalenderfunktion**: ins Eingabefeld klicken, es erscheinent ein Kalender, das aktuelle Datum ist gelb hinterlegt. Auf das gewünschte Datum klicken, wodurch dieses blau wird und im Eingebefeld erscheint. Diese Art ist auf mobilen Geräten aufgrund des kleinen Displays oft schwierig anzuwenden. ![rechnungsdatum-kalender.png](/rechnungsdatum-kalender.png) -1. **Eingabe im Textfeld genau im Format** `2021-09-30` (also zuerst Jahr 4-stellig, Bindestrich, in der Mitte Monat zweistellig ggf. mit führender Null, Bindestrich, am Ende Tag zweistellig ggf. mit führender Null). - -> Wenn das Datum im falschen Format eingegeben wird, interpretiert die Foodsoft das Datum und insbesondere das Jahr falsch, und die Rechnung ist nachher scheinbar verschwunden, weil die Rechnungen nach Datum sortiert werden (neuerste zuerst). Die Eingabe von `30.9.2021` ergibt z.B. `36-03-13`, also das Datum 13. März im Jahr 36 n.Chr., und die Rechnung wird ganz ans Ende der Liste gereiht. -{.is-warning} - - -> Auch wenn dieses Feld leer gelassen wird, erscheint die Rechnung ganz am Ende der Liste der Rechnungen, statt am Anfang, wo neue Rechnungen sonst zu finden sind. -{.is-warning} - - - -## Bezahlt am - -### Rechnung noch unbezahlt - -**Leer lassen**, wenn die Rechnung noch nicht bezahlt wurde. Die Rechnung scheint in der Foodsoft in der Liste "unbezahlte Rechnungen" auf. Die Person in deiner Foodcoop, die einen Bankkontozugang hat und die Überweisung der Rechnungen durchführt, weiß damit, dass diese Rechnung zu zahlen ist. Wenn das Bankkonto der Foodcoop mit der Foodsoft verbunden ist, wird die Foodsoft hier automatisch das Datum des Zahlungsausgangs eintragen, und die Rechnung ist dann damit als bezahlt gekennzeichnet werden. - -### Rechnung bereits bezahlt - -Falls die Rechnung schon bezahlt wurde, das Datum eintragen, an dem dies erledigt wurde. Die Rechnung scheint dann **nicht** unter "unbezahlte Rechnungen" auf. Die Person in deiner Foodcoop, die einen Bankkontozugang hat und die Überweisung der Rechnungen durchführt, weiß damit, dass diese Rechnung nicht mehr zu zahlen ist. - - -## Betrag - -Rechnungsbetrag (inklusive [Mehrwertsteuer](./Mehrwertsteuer)) von der Rechnung übernehmen. Als Dezimaltrennzeichen kann dabei Komma oder Punkt verwendet werden, also für eine Rechnugssumme von z.B. 1.257,87 € entweder `1257,87` oder `1257.87` - angezeigt wird der Betrag dann in Folge mit einem Punkt als Dezimaltrennzeichen. - -## Pfand berechnet - -Leer lassen, falls in den Artikeln der Foodsoft ein Pfandbetrag bereits inkludiert ist, weil Bestellungen und Lieferungen nicht pfandbereinigt werden. Falls sich Pfand in der Foodsoft und auf der Rechnung des Produzenten nicht decken, kann hier die Differenz eingegeben werden: -- (Pfand gesamt Produzent) - (Pfand gesamt Foodsoft). - - -### Beispiele - -Für 3 Flaschen und 50 Cent Pfand pro Flasche: -- Foodsoft-Artikel enthält 50 Cent Pfand pro Flasche, Produzent verrechnet ebenfalls 50 Cent pro Flasche, Differenz = 3 \* 0,50 - 3 \* 0,50 = **0 €** -- Foodsoft-Artikel enthält 50 Cent Pfand pro Flasche, Produzent verrechnet nur 10 Cent pro Flasche, Differenz = 3 \* 0,10 - 3 \* 0,50 = 3 \* (0,10-0,50) = **-1,20 €** -- Foodsoft-Artikel enthält 50 Cent Pfand pro Flasche, Produzent verrechnet kein Pfand, Differenz = 0 - 3 \* 0,50 = **-1,50 €** -- Foodsoft-Artikel enthält kein Pfand, Produzent verrechnet 50 Cent pro Flasche, Differenz = 3 \* 0,50 - 0 = **+1,50 €** - -Siehe auch [Pfand in Foodcoops](./Pfand). - -## Pfand gutgeschrieben - -Pfandgutschrift des Produzenten Brutto (inkl. Mwst) **als positiven Wert** eintragen wie auf der Rechnung ausgewiesen, sofern im Rechnungsendbetrag berücksichtigt. - -> Manche Lieferantinnen führen die Pfandgutschrift netto an. In diesem Fall musst du die Mehrwertsteuer noch dazurechnen. -{.is-warning} - - -> Kann auch für andere Gutschriften (z.B. Skonto) verwendet werden, die in den Foodsoft-Bestellungen nicht berücksichtigt sind. -{.is-info} - - -## Anhang - -Foto der Papierrechnung im JPEG Format oder PDF-Rechnungsdatei hochladen. Es kann nur eine Datei pro Rechnung hochgeladen werden. - -Falls die Rechnung aus mehreren Seiten bzw. Dokumenten besteht, müssen diese vorher zu einer Datei zusammengfügt werden. Tipps für Programme, mit denen das geht: -- PDF-Dateien - - https://pdfsam.org/ -- JPEG-Bilder - - alle Seiten auf einmal fotografieren - - im Bildbetrachter mehrer Bilder in eine PDF-Datei drucken (Drucker *in Datei drucken* auswählen) - - https://imagemagick.org/ Kommandozeilenbefehl Beispiel für Zusammenfügen von 3 Bildern nebeneinander (3x1) in Originalgröße (100%): `montage -geometry 100% -tile 3x1 img1.jpg img2.jpg img3.jpg merged.jpg` - -> Auf Smartphones oder Tablets kann oft direkt die Kamera das Geräts ausgewählt und eine Foto der Rechnung aufgenommen und hochgeladen werden. -{.is-info} - - -## Notiz - -Empfehlung, dass hier der Status der Rechnung kommentiert wird (kann bezahlt werden, oder es muss z.B. noch auf eine Anpassung an die Lieferung gewartet werden) und etwaige Differenzen zwischen Bestellung und Rechnung dokumentiert und erklärt werden (Vorschlag: “Differenz X,XX Euro zugunsten/zulasten der Foodcoop aufgrund ...”). Kann zunächst leer gelassen und später noch bearbeitet werden. - - - - -# Rechnung anzeigen und bearbeiten - -Um eine bereits angelegte Rechnung anzuzeigen: -- Finanzen \> Rechnungen; Die Rechnungen sind nach Rechnungsdatum sortiert, beginnend mit aktuellen. Diese Rechnung sollte hier auch dann zu finden sein, wenn die Rechnung schon als bezahlt markiert wurde (= Datum bei "bezahlt am" eingegeben) -> Wenn ein falsches Datum in der Vergangenheit eingegeben wurde, kann es sein, dass die Rechnung sehr weit hinten zu finden ist. -{.is-warning} - -- Finanzen \> Übersicht \> unbezahlte Rechnungen: hier scheint die Rechnung nur dann auf, wenn kein Datum bei “bezahlt am” eingegeben wurde, unabhängig davon, ob die Rechnung auch wirklich bezahlt wurde\! - -Um eine bereits angelegte Rechnung zu bearbeiten: zunächst wie oben beschrieben anzeigen und dann “bearbeiten” auswählen. Zusätzlich gibt es noch die Möglichkeit über Finanzen \> Bestellungen abrechnen \> Bestellung auswählen \> Rechnung bearbeiten. - -# Rechnung prüfen - -Unter *Finanzen \> Übersicht \> unbezahlte Rechnung* wir die Differenz zwischen Foodsoft Buchungen von den Mitgliederkonten und dem pfandbereinigten Rechnungsbetrag angezeigt, wenn sie nicht null ist: -- roter minus-Betrag: Foodcoop macht Verlust -- grüner plus-Betrag: Foodcoop macht Gewinn -- kein Differenzbetrag: exakte Übereinstimmung der Beträge - -Das Vorzeichen hat sich Anfang März 2021 umgedreht, die Bedeutung der Farben in Bezug auf Verlust/Gewinn für die Foodcoop ist gleich geblieben. - - -Zusätzlich sind in der Rechnungsansicht noch folgende Details einzusehen: -- **Pfandbereinigter Betrag** = Rechnungsbetrag - Pfand berechnet + Pfand gutgeschrieben -- **Total**= Summe aus Bestellungen und Lieferungen Brutto (inkl. Pfand und Mwst, d.h. nicht Pfand-bereinigt\!), neu seit 2021-01: inklusive Transportkosten (werden bei Bestellung als zusätzlicher Plus-Betrag angezeigt; Transportkosten anlegen: siehe eigener Punkt unten). - -> **Pfandbereinigter Betrag** und **Total** sollten übereinstimmen. -{.is-warning} - -Falls nicht: -- **Pfandbereinigter Betrag **größer als** Total**: Lieferant verrechnet mehr, als den Foodcoop Mitgliedern vom Guthaben abgezogen wird. Die Foodcoop macht Verlust. -- **Pfandbereinigter Betrag **kleiner als** Total**: Lieferant verrechnet weniger, als den Foodcoop Mitgliedern vom Guthaben abgezogen wird. Die Foodcoop macht “Gewinn”. - -> Unter Finanzen \> Bestellungen abrechnen \> … findest du ebenfalls eine Gegenüberstellung von Bestellung und Rechnung, die allerdings nur dann brauchbar ist, wenn es genau eine Bestellung gibt, die der Rechnung zugeordnet wird. Werden mehrere Bestellungen zugeordnet, wird immer nur die aktuelle Bestellung mit der gesamten Rechnung verglichen. -{.is-warning} - - -> Transportkosten werden bei der Rechnungsbilanz beim Betrag der Bestellung nicht berücksichtigt. Da sie in der Rechnungssumme enthalten sind, entsteht so ein scheinberer Verlust für die Foodcoop in der Höhe der Transportkosten, obwohl diese den Mitgliedern beim Abrechnen anteilig von ihren Konten abgebucht werden. (**Github Issue?**) -{.is-danger} - - -## Rechnung zur Bezahlung freigeben - -Empfehlung: ins Notizfeld “bezahlen” schreiben, falls für das Bezahlen von Rechnungen andere Personen zuständig sind. - -# Rechungen als bezahlt kennzeichnen - -Rechnungen sollten erst dann als bezahlt gekennzeichnet werden, indem bei "bezahlt am" das Datum der Bezahlung eingetragen wird, wenn sie tatsächlich bezahlt wurden (z.B. indem im Ebanking eine Überweisung durchgeführt wurde). - -> Wenn die Foodsoft mit dem Bankkonto verknüpft ist, macht die Foodsoft das automatisch, siehe [Bankkonto](./Bankkonto) -{.is-info} - - -Bezahlte Rechnungen scheinen nicht mehr unter *Finanzen \> Rechnungen \> unbezahlte Rechnungen* und *Finanzen \> Übersicht \> unbezahlte Rechnungen* auf. \ No newline at end of file diff --git a/Foodsoft/Administration/Lager.md b/Foodsoft/Administration/Lager.md deleted file mode 100644 index 306a039..0000000 --- a/Foodsoft/Administration/Lager.md +++ /dev/null @@ -1,203 +0,0 @@ ---- -title: Lager -description: Menü Artikel > Lager -published: true -date: 2021-10-01T10:29:29.260Z -tags: -editor: markdown -dateCreated: 2021-04-20T21:55:48.199Z ---- - -# Lager Funktionsweise - -Das Lager dient für die Verwaltung von Artikeln, die von der Foodcoop auf Vorrat beschafft und im Lagerraum der Foodcoop gelagert werden. Für das Lager können so wie die Bestellungen bei den Lieferantinnen eigene Lagerbestellungen angelegt werden, wo Bestellgruppen der Foodcoop Artikel bestellen können. Die Foodsoft verwaltet den Lagerstand dieser Artikel und reduziert ihn bei Bestellungen entsprechend. Wenn der Lagerstand eines Artikels erschöpft ist, ist auch keine Bestellung dieses Artikels mehr möglich. Lagerartikel können entweder einfach direkt beim Hersteller ohne die Foodsoft bestellt werden, oder im Zuge einer normalen Foodsoft-Bestellung zusätzlich zu den Bestellungen der Mitglieder (auch diese Bestellung heißt in der Foodsoft „Lagerbestellung“). - -> **Lagerbestellung** steht in der Foodsoft für 2 verschiedene Arten von Bestellungen: -> - um das Lager mit Artikel der Lieferantin aufzufüllen, und -> - damit Mitglieder Artikel aus dem Lager bestellen und entnehmen können. -{.is-info} - - -Das Lager hat eine eigene Artikelliste, wo die Artikel von Lieferantinnen eingebracht werden können, oder auch unabhängig von Artikeln der Lieferantinnen Lagerartikel angelegt werden können. - -Auch für Lagerartikel braucht es immer eine Lieferantin in der Foodsoft. Eine Lieferantin kann jedoch sowohl Lagerartikel als auch Artikel für Direktbestellungen der Mitglieder haben. Beispeilsweise können bei einer Bestellung zusätzliche Artikel, die nötig sind, um volle Gebinde zu erreichen, ins Lager übernommen werden: -> Beispiel: Gebindegröße 6 Stück, 10 Stück von Mitgliedern bestellt, 2 x 6 = 12 müssen bei der Lieferantin bestellt werden, 10 davon gehen direkt an die Mitglieder, 2 ins Lager. - -Über die Funktion „Lieferung“ können -- Lagerartikel neu angelegt oder aus der Artikellliste der Lieferantin übernommen werden (nur einmalig oder bei Änderungen erforderlich), und -- Lagerartikel in den Lagerbestand der Foodsoft aufgenommen werden, indem angegeben wird, wieviel Stück von welchem Artikel ins Lager eingebracht werden. - - -Über Lagerbestellungen können Lagerartikel von den Mitgliedern entnommen werden. Der Lagerstand verringert sich dann entsprechend, solange die Lagerbestellung offen ist, zunächst nur der „verfügbare Lagerstand,“ wenn die Lagerbestellung abgerechnet ist, auch der eigentliche Lagerbestand. - -> Wichtig ist, dass Mitglieder nur Lagerartikel aus dem Foodcoop Lager entnehmen sollten, die sie auch vorher bestellt haben, weil es sonst vorkommen kann, dass andere Mitglieder, die Artikel schon bestellt haben, und sie aber später abholen wollen, keine Artikel mehr vorfinden. -{.is-warning} - - -## Ablauf - -Der Ablauf für Lagerartikel ist wie folgt: - -1. Lieferantin anlegen, falls noch nicht existiert (einmalig), siehe [Lieferantinnen](Lieferantinnen) -2. Artikel anlegen (einmalig, bzw. wenn neu), siehe [Lieferantinnen](Lieferantinnen) -3. Lager-Lieferungen für Lieferantinnen anlegen, um Artikel ins Lager einzubringen. Das ist normal dann der Fall, wenn Lieferungen von Lieferantinnen im Lagerraum angekommen sind, oder am Anfang, wenn das Lager in der Foodsoft eingerichtet wird, und schon Artikel im Lagerraum vorhanden sind. - 1. Dazu einmalig entweder Artikel der Lieferantin als Lagerartikel kopieren - 2. oder neu erstellen. - 3. Für die Lieferung eine Rechnung an der Foodsoft auf Basis der Rechnung des Lieferanten anlegen -4. Lagerbestellung anlegen. Sobald ein Artikel bestellt ist, verringert sich die Anzahl der verfügbaren Artikel. -5. Lagerbestellung anpassen (falls bestellte Artikel nicht verfügbar waren) und abrechnen -6. zurück zu Punkt 3. oder 4. - -# Lager Artikelliste - -Menü **Artikel > Lager** - -Artikel sind nach Lieferant gruppiert dargestellt. Für schnelleres Auffinden von bestimmten Artikeln bei umfangreicheren Lagerartikellisten die Suchfunktion des Webbrowsers (Strg+F) verwenden. - -> Ansichtsoptionen: nicht verfügbare Artikel anzeigen/verstecken: nicht verfügbare Artikel werden standardmäßig nicht angezeigt. -{.is-warning} - - -## Bedeutung der Spalten - -- **Artikel**: Bezeichnung des Artikels, hinterlegt mit einem Link auf die Detailseite zum Artikel -- **im Lager**: entspricht der Anzahl der Artikel, die sich im Lager befinden sollten, wenn laufende Lagerbestellungen noch nicht abgeholt wurden, und bereits beendete Lagerbestellungen abgeholt und abgerechnet wurden. -- **Davon bestellt**: Artikel, die bestellt wurden, und von denen die Bestellung noch nicht abgerechnet wurde. -- **Verfügbar**: “Anzahl im Lager” minus “davon bestellt”. Sollte der Anzahl der Artikel entsprechen, die - - zum aktuellen Zeitpunkt noch bestellt werden kann - - aktuell im Lager vorhanden ist, wenn alle Lagerbestellungenbeendet wurden und alle bestellten Artikel auch abgeholt wurden. - -Verbesserungsvorschlag: … - -## Detailansicht Lagerartikel - -Unter **Artikel > Lager** auf die Bezeichnung eines Artikels klicken, um zur Detailansicht zu gelangen. - -### Artikelinfos - -- Lieferantin -- Name -- Einheit -- Nettopreis -- MwSt -- Pfand -- Endpreis -- Kategorie -- Notiz -- im Lager -- Verfügbarer Bestand - - -### Artikel Bearbeiten - -Nur Name, Einheit, Kategorie und Notiz können bearbeitet werden. Preis, Mwst und Pfand können nicht bearbeitet werden, dazu muss eine Kopie des Artikels angelegt werden. Der Lagerstand eines Artikels kann ebenfalls nicht bearbeitet werden, aber durch eine Inventur angepassst werden. - - -### Verlauf des Lagerbestands - -Der Verlauf des Lagerstands wird angezeigt, wobei berücksichtigt werden: -- Lagerbestellungen: nur bereits abgerechntete -- Lieferungen -- Inventuren - - -## Lagerartikel neu anlegen - -Lieferantin und Artikel anlegen: siehe [Lieferantinnen](Lieferantinnen). - -> Lagerartikel können erst neu angelegt oder von der Lieferantin in die Lagerartikelliste übernommen werden, wenn eine konkrete Lieferung erfolgt, siehe unten. -{.is-info} - -# Lagerartikel bei Lieferantin bestellen - -## Variante 1: Bestellen über die Foodsoft - -Wenn eine Bestellung für die Mitglieder bei einer Lieferantin angelegt ist, können auch Artikel fürs Lager bei dieser Lieferantin mitbestellt werden: - -Bestellen \> Bestellverwaltung \> Bestellung anzeigen \> Lagerbestellung. - -Es kann auch eine Bestellung nur für eine Lagerbestellung angelegt werden, um eine Bestellliste für die Lieferantin zu erstellen, und dann die Bestellung gleich wieder geschlossen werden, wenn nicht erwünscht ist, dass Mitglieder bei der Lieferantin direkt bestellen. Eine Funktion, die es ermöglicht, bestimmte Artikel nur für die Lagerbestellung freizuschalten, aber nicht für Mitglieder (z.B. Öl-Lieferantin: Kanister Großgebinde 5L nur für Lagerbestellung, 1L-Flaschen für Mitglieder) gibt es derzeit noch nicht. - - -> Wie bei den Bestellungen beschrieben, kann nach Abschluss der Bestellung eine Bestellliste z.B. im PDF-Format erstellt und die Lieferantin geschickt werden. -Der Vorteil ist, dass bei dieser Bestellliste auch die in der Foodsoft hinterlegten Preise angeführt werden, und der Lieferant rückmelden kann, wenn diese nicht stimmen. Besonders bei vielen verschiedenen Artikeln ist diese Methode oft einfacher, wenn Foodcoop-Mitglieder direkt mitbestellen sollen, ist diese Variante ein Muss. -{.is-success} - - -> Leider gibt es in der Foodsoft noch keine Verknüpfung der Funktionen Lagerbestellung und Lieferung, sodass in jedem Fall die Anzahl der gelieferten Artikel in der Funktion „Lieferung“ (siehe nächster Abschnitt) neu eingegeben werden muss, unabhängig davon, ob dies bereits bei einer Lagerbestellung vorher erfolgt ist. -{.is-danger} - ->Da beim Anlegen der Rechnung und Zuordnung einer gemeinsamen Bestellung für Bestellgruppen und Lager sowie der Lieferung ins Lager der Lageranteil doppelt berücksichtigt würde, wird in diesem Fall empfohlen, nach beendeter Bestellung mit *Bestellung in Empfang nehmen* die Artikel der Lager-Lieferung herauszunehmen (d.h. die Stückzahl für jeden Artikel um die Ajeweilige Anzahl der Lagerartikel zu reduzieren), und bei *Bestellung abrechnen* die Bestellungen fürs Lager ebenfalls auf 0 zu setzen. -{.is-danger} - - - -## Variante 2: Bestellung Lagerartikel ohne Foodsoft - -Alternativ kann eine Bestellung fürs Lager auch direkt bei der Lieferantin z.B. per Telefon, Email oder über einen Webshop erfolgen, ohne die Foodsoft zu verwenden. - -> Besonders bei wenigen Artikeln ist diese Variante oft die einfachere. -{.is-success} - - -> Wichtig ist auch in diesem Fall der nächste Schritt, nämlich über eine Lieferung die Artikel ins Lager einzubringen. -{.is-warning} - -# Lieferung: Artikel ins Lager einbringen - -**Artikel \> Lager \> neue Lieferung.. \> Lieferantin** - -1. Einmalig bei der ersten Lieferung, falls es neue Artikel gibt, oder sich der Preis geändert hat: - - Lagerartikel aus Artikel der Lieferantin anlegen (empfohlen, Vorteil: Artikel der Lieferantin kann verändert und neu ins Lager übernommen werden, während Lagerartikel nur gelöscht und neu angelegt werden kann); alternativ: - - Lagerartikel neu anlegen (ohne vorher Artikel bei Lieferantin angelegt zu haben; Nachteil: Lagerartikel kann bei Änderungen nur gelöscht und neu angelegt werden) -1. Lagerartikel auswählen und jeweils gelieferte Stückzahl eingeben -1. Im Notizfeld deinen Namen eingeben -1. [Rechnung](Finanzen/Rechnungen) anlegen - -Details siehe **Tutorial - Lagerartikel anlegen und einbringen.pdf** - -> Empfehlung: trage in das Notizfeld der Lieferung deinen Namen ein, damit später nachvollziehbar ist, wer sie angelegt hat. Die Foodsoft zeigt nicht an, wer Lieferungen erstellt hat. -{.is-info} - -> Preise von Lagerartikeln können nicht geändert werden. Wenn eine neue Lieferung mit einem anderen Preis ankommt, muss der Lagerbestand der alten Artikel Null sein, damit dieser Lagerrtikel gelöscht werden und mit einem anderen Preis neu angelegt werden kann. Ansonsten muss für die neuen Artikel ein weiterer Lagerartikel mit dem neuen Preis unter einer anderen Artikelbezeichnung angelegt wrrden, z.B. "Rosinen" (Altbestand) und "Rosinen 2021-05" für die neuen). -{.is-warning} - -# Rechnung für Lieferung anlegen - -Anlegen möglich -1. direkt nach Eingabe der Lieferung, oder -1. jederzeit (auch später) über Rechnung > neue Rechnung anlegen > Lieferant > Lieferung anhand Datum auswählen - - -# Lagerbestellung für Mitglieder anlegen - -Die Lagerbestellung ermöglich es den Foocoop Mitgliedern, Artikel aus dem Lager zu bestellen. Diese Bestellung scheint dann für Mitglieder bei den anderen Bestellungen mit dem Lieferantinnenname **Lager** auf. - -**Artikel \> Lager \> Lagerbestellung online stellen** - dazu ist die Berechtigung **Artikel** oder **Lieferantinnnen** erforderlich. Die Bestellung scheint dann unter Bestellungen > Bestellverwaltung auf und kann dort noch bearbeitet werden. - -Wenn eine Lagerbestellung anlegt wird, werden automatisch nur jene Artikel übernommen, wo der zu diesem Zeitpunkt in der Foodsoft aktuelle Lagerstand größer als Null ist. Wenn der Lagerstand ursprünglich Null ist, und sich der Lagerstand später wieder erhöht, z.B. durch eine Inventur oder eine Lieferung, wird dieser Artikel von der Foodsoft nicht automatisch in laufende Bestellungen aufgenommen, sondern erst in jene Bestellungen, die nach der Lagerstandsänderung angelegt werden. In so einem Fall könnt ihr die offenen Lager-Bestellungen bearbeiten und die entsprechenden Artikel hinzufügen, damit sie gleich verfügbar sind. - - -Tipps: - -- Wöchentlich eine Lagerbestellung mit dem üblichen Abholtag der anderen Bestellungen anlegen (z.B. Lagerbestellung Sonntag bis Mittwoch, Abholung Freitag). Diese Lagerbestellung scheint dann in den Bestelllisten unter Bestellen \> Abholtage auf. -- Wöchentlich eine Lagerbestellung für spontan bei der Abholung mitzunehmende Artikel anlegen, zeitversetzt zur ersten Lagerbestellung (Beispiel: Mittwoch bis Dienstag). Hier können Lagerartikel bestellt werden, bevor sie spontan mitgenommen werden. Allerdings kommt es trotzdem immer wieder vor, dass Mitglieder Artikel mitnehmen, ohne sie vorher zu bestellen (z.B. weil sie dazu gerade keine Zeit haben, oder auch weil sie die Artikel in der Foodsoft Lagerbestellung gerade nicht finden), dann aber zuhause feststellen, dass der Artikel gar nicht bestellbar ist, meist deshalb, weil ihn bereits wer anderer bestellt, aber noch nicht abgeholt hatte. - - - -# Inventur anlegen - -Erfahrungsgemäß stimmt dnach einger Zeit er tatsächliche Lagerstand oft nicht mit dem in der Foodsoft zusammen, weil Artikel bestellt, aber nicht abgeholt werden, oder umgekehrt. Daher ist es von Zeit zu Zeit notwendig, eine Inventur durchzuführen, um den Lagerbestand in der Foodsoft dem tatsächlichen anzupassen, siehe unten. Eine Inventur ist aber nur sinnvoll, wenn gerade keine laufende Lagerbestellung offen ist, und alle bisher bestellten Lagerartikel auch schon abgeholt wurden. - -Empfehlungen daher: -- Bisherige Lagerbestellungen vorher beenden (und abrechnen?): Während der Inventur darf keine Lagerbestellung offen sein. -- Mitglieder informieren, dass - - vor der Inventur alle bis dahin bestellten Lagerartikel abgeholt werden müssen (oder sonst Bescheid geben: “habe Artikel X bestellt, aber komme erst nach der Inventur dazu, ihn abzuholen”), sodass nicht abgeholte Artikel bei der Erfassung des Lagerbestands berücksichtigt werden können ; - - während der Inventur keine Lagerbstellung (und wie sonst auch keine Abholung ohne Bestellung) möglich ist. - - Neue Lagerbestellung erst nach Abschluss der Inventur starten - -Lagerstand Inventurliste = “Verfügbar” aus Lagerliste - -> Inventurbilanz als Geldbetrag anzeigen: -> [*https://github.com/foodcoops/foodsoft/issues/856*](https://github.com/foodcoops/foodsoft/issues/856) -{.is-danger} diff --git a/Foodsoft/Administration/Lieferantinnen.md b/Foodsoft/Administration/Lieferantinnen.md deleted file mode 100644 index ad947a7..0000000 --- a/Foodsoft/Administration/Lieferantinnen.md +++ /dev/null @@ -1,352 +0,0 @@ ---- -title: Lieferantinnen und Artikel -description: Menü "Artikel" -published: true -date: 2021-10-01T11:07:27.238Z -tags: -editor: markdown -dateCreated: 2021-04-20T21:50:56.992Z ---- - -In der Foodsoft werden ProduzentInnen und LieferantInnen generell als „Lieferantin“ oder „Lieferanten“ bezeichnet, und Produkte als "Artikel". Übergreifend über Lieferantinnen können Artikeln Kategorien (z.B. Gemüse, Saft, Obst, ...) zugeordnet werden. - -# Lieferanten - -"Lieferanten" können Produzierende, aber auch z.B. Handelnde oder Großhandelnde sein. - - -## Anlegen - -Artikel \> Lieferanten/Artikel \> Neue Lieferantin anlegen - -Weitere Infos siehe "Bearbeiten". - -> Da eine Lieferantin nur mit Schwierigkeiten wieder gelöscht werden kann (siehe unten), bitte nur Lieferantinnen anlegen, wenn das auch wirklich benötigt wird. Zum Herumprobieren am Besten eine [Foodsoft Demoversion](Demo-Installationen) verwenden. -{.is-warning} - -![lieferantin-neu.png](/lieferantin-neu.png) - - -## Bearbeiten - -Artikel \> Lieferanten/Artikel \> Name anklicken - -### Name - -> Empfehlung: unabhängig von der offiziellen Bezeichnung den Eigennamen an erste Stelle stellen, also z.B. "Adam Biohof" statt "Biohof Adam". Das erleichtert es später, Lieferantinnen in alphabetisch sortierten Listen schneller zu finden. -{.is-info} - -### Adresse - -Postadresse der Lieferantin: Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort. - -### Telefon, Telefon 2 und Fax - -Telefonnummer(n) der Lieferantin und - falls vorhanden - [Fax](https://de.wikipedia.org/wiki/Fax)-Nummer - -### Website - -Url (Link) zur Homepage der Lieferantin, beginnend mit `http://` oder `https://`. Nur sichtbar mit entsprechender Berechtigung, daher nicht geeignet als allgemeine Info für Bestellerinnen. - - -### Kategorie (supplier category) - -- **Konsum**: Lieferantinnen, deren Rechnungen von den Bestellguthaben der Mitglieder bezahlt werden, also z.B. Gemüsebäurin, Käserei, ... -- **Betriebskosten**: Lieferantin, deren Rechnungen vom Verein bzw. den Mitgliedsbeiträgen bezahlt werden, wie z.B. Lagerraummiete, Strom, … -- **Sonstiges**: Anschaffungen des Vereins wie Putzmittel, Ausstattung Lagerraum, … - -Die Auswahl der Kategorie wirkt sich nur in der buchhalterischen Darstellung der Bilanz aus (Finanzen \> Übersicht \> Bericht erstellen). - -### IBAN - -Die Eingabe der IBAN des Bankkontos der Produzentin ist dann erforderlich, wenn das Foodcoop Bankkonto mit der Foodsoft verknüpft wird, und Rechnungen automatisch als bezahlt markiert werden sollen (siehe unten). - -- Einmaliges Aktivieren des Feldes IBAN unter Administration \> Einstellungen \> Finanzen \> IBAN verwenden -- Lieferantin: Eingabe des IBAN ohne Leerzeichen erforderlich -- Eine Prüfung der IBAN erfolgt nicht, das heißt es ist möglich, eine ungültige IBAN einzugeben. Empfehlung daher: IBAN prüfen z.B. über [*https://www.iban-bic-rechner.at/iban-validator.php*](https://www.iban-bic-rechner.at/iban-validator.php) (copy-paste) - - -### Mindestbestellmenge - -Dieses Feld kann auf zwei Arten benutzt werden: -- als Text, der beim Bestellen angezeigt wird -- als Zahl für einen Geldbetrag, der einen Mindestbestellwert darstellt. Bei Bestellung wird dann dieser Wert und der aktuelle Bestellwert von allen Bestellgruppen angezeigt. Bei Anlegen der Bestellung kann die Option “... nur wenn Mindestbestellwert erreicht ist” ausgewählt werden. - -> Eine automatische Mindest-Stückzahl nicht möglich, daher in Geldwert umrechnen bzw. mit Lieferantin stattdessen Euro-Wert vereinbaren. -{.is-info} - - - -## Lieferantin löschen - -> Die Funktion „Löschen“ sollte mit besonderer Vorsicht verwendet werden! Besser Lieferantinnen umbenennen, statt neue zu erstellen und alte zu löschen. -{.is-warning} - -Da mit einer Lieferantin Bestellungen und Rechnungen verknüpft sein können, wird eine Lieferantin nicht wirklich gelöscht. Sie bleibt in der Datenbank erhalten und verschwindet lediglich aus den Lieferanten Listen, mit Ausnahme der Liste unter Finanzen \> Rechnung erstellen, wo die Lieferantin mit einem † markiert sichtbar bleibt. Die Lieferantin kann nicht mehr bearbeitet werden, es ist auch nicht möglich, eine neue Lieferantin mit dem selben Namen oder der selben IBAN zu erstellen. - -> Ihr könnt Lieferantinnen, bei denen ihr momentan nicht (mehr) bestellt, z.B. mit "ZZ" am Anfang umbenennen, sodass sie in den Auswahllisten ganz am Ende stehen und es klar ist, dass sie ruhend gestellt sind. So stören sie in der Liste nicht so, und bleiben trotzdem bearbeitbar/reaktivierbar. -{.is-info} - -> [*https://github.com/foodcoops/foodsoft/issues/832*](https://github.com/foodcoops/foodsoft/issues/832) -{.is-danger} - - - -# Artikel - - -## Artikel anlegen - -1. Lieferantin auswählen unter "Artikel > Lieferanten/Artikel" -1. auf Name der Lieferantin und dann auf Artikel oder -1. in der entsprechenden Zeile direkt auf "Artikel" -1. "Neuer Artikel" anklicken -1. Weitere Infos siehe "Artikel bearbeiten" - -![neuer-artikel-1.png](/neuer-artikel-1.png) - -Mit dem Scrollbalken rechts nach unten scrollen, um die unteren Eingabefelder sichtbar zu machen: -![neuer-artikel-2.png](/neuer-artikel-2.png) - -> Wenn du ins Dunkle außerhalb des Eingabefeldes klickst, bewirkt es das gleiche wie wenn du auf "Schließen" drückst, und alle Änderungen sind verloren. -{.is-warning} - -> Falls dein Display bzw. dein Browserfenster nicht recht hoch ist, kann es sein dass du die Schaltflächen "Schließen" und "Artikel erstellen" nicht sehen kannst. Abhilfe: das Browser Fenster so groß wie möglich machen (Doppelklick auf Titelleiste), falls das nicht reicht, Browser auf Vollbildansicht stellen mit F11. -{.is-info} - - - -## Artikel bearbeiten - -1. Lieferantin auswählen unter "Artikel > Lieferanten/Artikel" -1. auf Name der Lieferantin und dann auf Artikel oder -1. in der entsprechenden Zeile direkt auf "Artikel" -1. In der Zeile des Artikels "Bearbeiten" anklicken - -![prod-artikel-bearbeiten.png](/prod-artikel-bearbeiten.png) - -### Artikel ist verfügbar? - -Falls Artikel nicht verfügbar ist, z.B. weil außerhalb der Saison, Häckchen entfernen. Artikel erscheint dann grau in der Artikelliste und wird in Bestellungen nicht aufgenommen. - -### Name - -Der Name des Artikels muss aus 4 bis 60 Zeichen bestehen. - -> Es dürfen bei einer Lieferantin **nicht zwei Artikel mit dem selben Namen** vorkommen. Wenn es z.B. den selben Artikel in unterschiedlichen Größen gibt, muss der Name indivuell verschieden sein, beispielsweise „Roggen klein“ für 1 kg, Roggen groß“ für 5 kg -{.is-warning} - - -### Einheit und Gebinde - -Die Bezeichnung der Einheit kann frei gewählt werden und muss aus 1 bis 15 Zeichen bestehen. - -Bestellmangen erfolgen immer in Einer-Schritten der Einheit. - -#### Mindestbestellmenge definieren - -![prod-artikel-mindestbestellmenge.png](/prod-artikel-mindestbestellmenge.png) - -> Die Einheit, rechts der Markierung, gibt die Mengen an, in der Bestellt werden kann. -> -> **Beispiel (entspricht Bild oben)** -> Mindestbestellmenge 6 Einheiten je 500g, Bestelleinheiten jeweils 500g KG: -> "Links" -> 6 -> "Rechts" -> 500g -{.is-info} - - -### Notiz - -Wird in der Bestellansicht ... angezeigt (Screenshot) - -### Kategorie - -Hier kannst du eine der angelegten Artikel-Kategorien (siehe eigener Abschnitt unten) auswählen. Falls keine geeignete Kategore verfügbar ist, wähle irgendeine aus, speichere den Artikel, erstelle die Kategorie, bearbeite den Artikel und wähle die neu erstellte Kategorie aus. - -### Nettopreis und Mehrwertsteuer - -Grundsätzlich gibt es zwei Möglichkeiten, Preise einzugeben: -1. als Bruttopreis: Nettopreis = Preis inkl. Mehrwertsteuer in Kombination mit 0 % Mehrwertsteuer -2. als Nettopreis: Nettopreis = Preis exkl. Mehrwertsteuer in Kombination mit Mehrwertsteuersatz > 0 - -Welche der beiden Varianten du auswählst, bleibt dir überlassen. Am einfachsten ist es, wenn du ich an der Preisliste der Lieferantin orientierst: -- sind dort Nettopreise angegeben, übernimmst du diese und gibst den Mehrwersteuer Prozentsatz ein; die Foodsoft berechnet automatisch den Bruttopreis und zeigt das Ergebnis auch gleich unter "Endpreis" an. -- sind dort Bruttopreise angegeben, übernimmst du diese und gibst für Mehrwersteuer 0 ein. Der "Endpreis" ist gleich der Nettopreis. - -> Siehe auch grundlegende Infos zur [Mehrwertsteuer](Finanzen/Mehrwertsteuer). -{.is-info} - - -### Pfand - -[Pfand](Finanzen/Pfand) wird im Bestellpreis inkludiert, und ist für Bestellerinnen nicht separat einsehbar. Daher ist es empfehlenswert, es bei der Artikelbezeichnung dazuzuschreiben, z.B.: **Joghurt im Glas (inkl. 50 ct Pfand)**. - -> Mehr dazu, wie Pfand ein einer Foodcoop gehandhabt werde kann unter [Pfand](Finanzen/Pfand). -{.is-info} - - -> Bei den Bestelllisten, die von der Foodsoft erstellt werden, um sie an die ProduzentInnen zu senden, ist das Pfand in den angegebenen Preisen nicht inkludiert. Manche ProduzentInnen stellen keine eigenen Rechnungen, sondern verwenden diese Bestelllisten als Rechnung. Wenn die -> ProduzentInnen das Pfand des zurückgegegeben Leerguts gut schrieben, muss das Pfand in den Bestelllisten inkludiert werden, indem das Pfand im Nettopreis der Artikel einberechnet und das Pfand auf 0 gesetzt wird. -{.is-warning} - - -### Endpreis - -Der Endpreis wird beim Bestellen in der Foodsoft angezeigt und beim -Abrechnen der Bestellungen den Foodsoft-Konten abgebucht. - -**Endpreis = (Nettowert + Pfand) \* (100% + Mwst)** - -> Wenn ein Nettopreis und eine Mwst \> 0 eingegeben wird, muss also auch das Pfand als Nettopreis eingegeben werden, weil es auch mit der Mwst beaufschlagt wird. Falls nur der Bruttopfandwert bekannt ist, kann der Nettowert berechnet werden über -> -> Nettopfand = Bruttopfand / (100% + Mwst) -> {.is-warning} - - - -### Herkunft - -Herkunft des Artikels, je regionaler die Angabe, desto mehr Information über die Regionalität des Artikels. - -### Produzent - -Falls Lieferantin Produkte unterschiedlicher Produzentinnen anbietet, sonst leer lassen. - -### Bestellnummer - -Kann von Lieferantin übernommen, selbst gewählt oder auch leer gelassen werden. - -> Tipp: wenn Bestellnummern selbst gewählt werden, ist es gut, mit der Nummerierung nicht bei 1, sondern z.B. bei 1000 anzufangen, um in den Bestelllisten, die an die Lieferantin gehen, Verwechslungen mit der Stückzahl zu reduzieren. Siehe "Artikel importieren". -{.is-info} - - -## Artikel importieren - -Artikel \> Lieferanten \> Artikel \> Artikel hochladen - -Vorhandene Preisliste im Excel-Format (oder ähnlich) importieren: - -1. Preisliste in Tabellenprogramm (Excel, LibreOffice oder OpenOffice) öffnen -2. Erste Zeile markieren (am linken Rand auf Zeilennummer 1 klicken) und mit Strg-Plus eine Zeile einfügen -3. Foodsoft Artikel \> Lieferanten \> Artikel \> Artikel hochladen: Mustertabelle Kopfzeile kopieren und in die leere erste Zeile der Tabelle einfügen mit Strg+Alt+V (Excel) bzw. Strg+Gross(Shift)+V unformatierten Text einfügen -4. Spalten der original-Preisliste so umordnen, dass sie zur Kopfzeileder Mustertabelle aus der Foodsoft passen. Dazu Spalteninhalt ab der zweiten Zeile markieren und mit Strg+Alt an die richtige Position ziehen. -5. Artikelkategorien: Angelegte Kategorien siehe Foodsoft \> Artikel \> Kategorien. Bezeichnungen der Kategorien dürfen keine Leerstellen am Ende haben (passiert wenn aus Foodsoft in Tabelle kopiert). -6. Optional fortlaufende Bestellnummern vergeben, falls vom Lieferant keine Artikelnummern vorgesehen sind. Bestellnummern sind notwendig, wenn die Liste später aktualisiert und erneut hochgeladen wird, damit die aktualisierten den bestehenden Artikeln zugeordnet werden können. Bei den Bestelllisten, die die Foodsoft für die Lieferantin erstellt, wird die Bestellnummer in der ersten Spalte angezeigt. Um die Gefahr einer Verwechslung mit der Stückzahl in der zweiten Spalte zu reduzieren, können die Bestellnummern z.B. 1001, 1002, … sein. - -- Artikel: ... - -## Artikel exportieren - -Alle Artikel der Produzentin werden in eine Textdatei im CSV Format gespeichert, können bei Bedarf mit einem Tabellenprogramm wie Excel oder Calc (LibreOffice) bearbeitet und mit der Import Funktion auch wieder bei einer anderen Produzentin oder in der Foodsoft einer anderen Foodcoop importiert werden. - -Wird die CSV Datei in einer deutschen Office Version bearbeitet, kann es sein, dass Dezimaltrenner Punkt durch Komma ersetzt wird, was beim Einlesen der CSV Datei nicht akzeptiert wird. Abhilfe: im ODS-Format speichern. - -~~Wenn die Datei im ODS Format gespeichert wird, fehlt die Beschriftung der ersten Spalte „Status“ in der ersten Zeile und muss ergänzt werden.~~ -[*Behoben 2021-03*](https://github.com/foodcoops/foodsoft/commit/07c8393c8c81888b2853d8eca7ef4774fe06fde3) - -## Artikel löschen - -> Saisonal bzw. vorübergehend nicht verfügbare Artikel sollten besser als nicht verfügbar gekennzeichnet statt gelöscht werden. Sie können dann jederzeit wieder verfügbar gemacht werden. -{.is-info} - - -> Artikel können nicht gelöscht werden, solange sie Teil einer offenen -> Bestellung sind. -{.is-warning} - - -Bei abgeschlossenen oder abgerechneten Bestellungen bleiben die angezeigten Artikeldaten wie Name, Einheit, Preis erhalten, auch wenn der entsprechende Artikel gelöscht wird. Die anderen Details gehen allerdings verloren. - -### Alle Artikel einer Lieferantin löschen -Aie Anzahl der angezeigten Artikel erhöhen, sodass alle angezeigt werden, am Ende der Liste „alle auswählen“, rechts daneben "Artikel löschen". -> Es werden nur jene Artikel ausgewählt und gelöscht, die in der aktuellen Ansicht sichtbar sind. -{.is-warning} - - -## Artikel aktualisieren - -Artikeldetails wie Preis, Bezeichnung, Menge können sich im Lauf der Zeit ändern. Hier wird beschrieben, wie diese Anpassungen durchgeführt werden können, und wie sich diese Änderungen auf bereits abgschelossene oder aktuelle Bestellungen auswirken. - -- **Manuelle Aktualiserung durch Bearbeiten** einzelner oder aller Artikel: außer beim Preis wirken sich alle Änderungen auf alle Bestellungen aus, also auch auf aktuelle offene sowie bereits geschlossene oder abgerechnete Bestellungen (siehe [*https://github.com/foodcoops/foodsoft/issues/850*](https://github.com/foodcoops/foodsoft/issues/850)). - -- Alternativ können Artikel auch durch **Hochladen einer aktualisierten Import-Liste** aktualisiert werden. Dazu ist es erforderlich, jedem Artikel eine Bestellnummer (order nummer) zuzuweisen. Das können einfach fortlaufende Zahlen sein (1, 2, 3, …), falls die Lieferantin keine Artikelnummern vergibt. Ohne Bestellnummern kann die Foodsoft die Artikel der hochgeladenen nicht den bestehenden zuordnen. Die Artikeldaten von bereits abgeschlosssenen Bestellungen wie Name, Einheit usw. werden dabei auch verändert, mit Ausnahme der Artikelpreise, was z.B. im Fall der Änderung der Einheit zu einer verfälschten Darstellung alter Bestellungen führt, siehe oben erwähnter Github Issue. - -- Eine weitere Möglichkeit, insbesondere wenn keine Bestellnummern vergeben wurden, ist es, **Artikel zu löschen, und dann die Artikel neu hochzuladen**. Das geht jedoch nur, solange keine Bestellung offen ist. Die Daten von bereits abgeschlossenen oder abgerechneten Bestellungen (Artikelname, Einheit, Preis, …) werden dabei nicht verändert. Das mag in bestimmten Fällen auch so erwünscht sein. - -# Kategorien - -Kategorien ermöglichen es, Artikel zu gruppieren. In der Bestellansicht wird für jede Kategorie eine Überschrift angelegt und dann die Artikel dieser Kategorie. Kategorien sind global, das heißt jede Kategorie ist für alle Lieferantinnen gleichermaßen gültig und auswählbar. - -In einer neu angelegten Foodsoft-Instanz gibt es zunächst nur die Kategorie "other". Sie kann z.B. in "sonstiges" umbenannt werden. Andere Kategorien müsst ihr für eure Foodcoop selbst erstellen. - -## Beispiele - - -### Beispiel Gemüselieferantin - -Kategorien -- Gemüse -- Säfte -- Öle -- Essig -- Eingemachtes -- Pflanzen -- Obst - -Die Bestellliste sieht dann beispielsweise so aus (dargestellte Kategorien Eingemachtes, Essig und Gemüse): - -![bestellung-kategorien.png](/bestellung-kategorien.png) - -### Beispiel Weinlieferantin -- Rotwein -- Weißwein -- Sekt und Prosecco - -Da aus den Namen der Weine oft nicht hervorgeht, ob es sich um einen Weiß- oder Rotwein handelt, ist es über die Kategorie klar zugeordnet: - -- **Rotwein** - - Zweigelt - - St. Laurent -- **Weißwein** - - Gemischter Satz - - Muskateller -- **Sekt und Prosecco** - - Riesling - - Zweigelt rosé - -## Kategorien anzeigen - -Artikel > Kategorien - -## Neue Kategorie anlegen - -Artikel > Kategorien > Neue Kategorie anlegen - -### Name -Eine möglicht selbsterklärende und prägnante Bezeichnung für die Katorie. - - - -### Beschreibung - -Eine optionale Beschreibung der Kategorie. - -Wird angezeigt: -- Kategorien-Liste - -Wird nicht angezeigt: -- Bestellen Artikelliste - -## Kategorie bearbeiten - -Hier kannst du Name und Beschreibung einer Kategorie anpassen. Die interne Zuordnung von Artikeln und Kategorien erfolgt über eine ID (eine eindeutige Zahl, die die Foodsoft automatisch für jede neue erstellte Kategorie vergibt), sodass Zuordnungen erhalten bleiben, auch wenn du die Bezeichnung der Kategorie änderst. - -## Kategorie löschen - -> Unklar, ob es möglich ist, Kategorien zu löschen, die in Verwendung sind, bzw. was dann passiert. Info ergänzen! -{.is-danger} - - - - diff --git a/Foodsoft/Administration/Listen.md b/Foodsoft/Administration/Listen.md deleted file mode 100644 index 2981e58..0000000 --- a/Foodsoft/Administration/Listen.md +++ /dev/null @@ -1,47 +0,0 @@ ---- -title: Listen in der Foodsoft -description: Tipps für Foodsoft Administratorinnen im Umgang mit Listen -published: true -date: 2021-05-02T10:48:09.219Z -tags: -editor: markdown -dateCreated: 2021-05-02T10:46:10.173Z ---- - -# Foodsoft Listen - -Vieles wird in der Foodsoft in Form von Listen angezeigt, z.B.: -- Lieferantinnen, Artikel -- Benutzerinnen, Bestellgruppen -- Bestellungen -- Rechnungen -- Kontozeilen (Guthaben, Bankkonto) -- Nachrichten - -Mit der Zeit werden diese Listen schnell mal länger. Bei langen Listen werden standardmäßig oft nur die ersten 20 Einträge -angezeigt. Rechts oberhalb der Liste gibt es dann ein paar Buttons, wo -du die Anzahl der Einträge auf 50, 100, 200 oder 500 erhöhen kannst. Das -ist oft einfacher, als die Blätter-Funktion unterhalb der Liste zu -verwenden. Manche Listen haben ein Suchfeld, wodurch dann nur jene -Listenzeilen angezeigt werden, die den Suchtext enthalten. - -Viele Listen-Funktionen, die in der Foodsoft (noch) nicht möglich sind, -lassen sich mit Hilfe eines Tabellenproramms wie Excel oder Calc -(LibreOffice, OpenOffice) lösen. Wenn in der Foodsoft Daten in -Listenform wie z.B. unter Finanzen \> Rechnungen dargestellt sind, -kannst du sie kopieren (am besten mit Überschriftenzeile) und in ein -Tabellenblatt einfügen. Dann kannst du dort z.B. einen Filter -aktivieren, um am Beispiel der Rechnungen nur jene einer Lieferantin -anzuzeigen. - -> Forum/Github Link zu Feature Request/Filterfunktion einfügen. -{.is-danger} - -> Ein paar Beispiele mit Screenshots einfügen. -{.is-danger} - -## Beispiele -### Nur Bestellungen einer Lieferantin anzeigen -... -### Nur Rechnungen einer Lieferantin anzeigen -... diff --git a/Foodsoft/Administration/Neue_Foodsoft_Instanz.md b/Foodsoft/Administration/Neue_Foodsoft_Instanz.md deleted file mode 100644 index 0505d41..0000000 --- a/Foodsoft/Administration/Neue_Foodsoft_Instanz.md +++ /dev/null @@ -1,18 +0,0 @@ ---- -title: Neue Foodsoft-Instanz am IG-Server -description: Wie eure Foodcoop eine eigene Foodsoft-Instanz am IG Server bekommt -published: true -date: 2021-05-10T12:17:29.373Z -tags: -editor: markdown -dateCreated: 2021-05-10T12:15:44.957Z ---- - -# Neue Foodsoft Instanz beantragen - -> Wenn ihr euch noch nicht sicher seid, ob ihr die Foodsoft verwenden wollt, schaut euch bitte die [Demo-Versionen](Demo) an. -{.is-warning} - -> Hier sollte eine Beschreibung folgen, wie eure Foodcoop eine eigene Foodosoft Instanz am IG-Server mit Admin-Zugangsdaten bekommen kann, die dann unter https://app.foodcoops.at/NAME-EURER-FOODCOOP erreichbar sein wird. -{.is-danger} - diff --git "a/Foodsoft/Administration/\303\234berblick.md" "b/Foodsoft/Administration/\303\234berblick.md" deleted file mode 100644 index bd62cf3..0000000 --- "a/Foodsoft/Administration/\303\234berblick.md" +++ /dev/null @@ -1,156 +0,0 @@ ---- -title: Überblick -description: -published: true -date: 2021-10-01T10:24:17.807Z -tags: -editor: markdown -dateCreated: 2021-04-20T19:57:55.363Z ---- - -# Einleitung -In diesem Teil der Dokumentationen sind Funktionen der Foodsoft beschrieben, die zur Einrichtung und Administration erforderlich sind. Diese Funktionen sind nur für Foodsoft Benutzerinnen mit entsprechenden Zugriffsrechten verfügbar (siehe [Benutzerinnenverwaltung](./Benutzerverwaltung)). - -Die Funktionen der Foodsoft werden ständig erweitert, machmal kann es sein, dass eine neue Funktion noch nicht hier dokumentiert ist. Bitte trag selbst etwas bei, indem du eine Beschreibung, oder zumindest an der passenden Stelle eine Überschrift hinzufügst. - -# Funktionsüberblick - was die Foodsoft alles kann - -## Typische Foodcoop-Abläufe und die jeweilige Unterstützung durch die Foodsoft - -So könnte ein typischer Wochenablauf in einer Foodcoop mit einem wöchentlichen Bestellrhythmus aussehen: - -1. Samstag: -FC-Mitglied legt in der **Foodsoft Bestellungen** an, offen von Samstag bis Mittwoch, schickt **über die Foodosft eine Nachricht an alle** zur Info aus. -2. Samstag bis Mittwoch: -FC-Mitglieder bestellen oder verändern ihre **Bestellungen über die Foodsoft**; dazu müssen sie vorher ihr Guthaben aufgeladen haben, und können nur so lange bestellen, bis das Guthaben erschöpft ist. Das Guthaben bleibt zunächst noch unangetastet und wird nur "reserviert" - in der Foodsoft wird das "verfügbares Guthaben" angezeigt -3. Mittwoch: -Der Status der Bestellungen wird eingefroren, FC-Mitglieder können ihre Bestellungen nun nicht mehr ändern, **Listen der Bestellungen** (enthalten nur jeweils gesamte Artikelzahl der Foodcoop) werden **von der Foodsoft an die Lieferantinnen** geschickt -4. Donnerstag: -FC-Mitglied erstellt in der **Foodsoft mit der Funktion Abholtage Bestelllisten** und druckt sie aus, eine nach Bestellgruppen sortiert, eine nach Artikel sortiert und legt diese Bestelllisten in der Lagerraum -5. Donnerstag bis Freitag: -Lieferantinnen liefern bestellte Artikel in den Lagerraum; FC-Mitglied nimmt über **Foodsoft** Bestellungen an und vermerkt **Abweichungen zwischen Bestellung und Lieferungen** -6. Freitag = **Abholtag**: -Mitglieder holen ihre bestellten Artikel im Lagerraum ab, die ausgedruckten Bestellliste helfen ihnen dabei,sich ihre Artikel zusammenzusuchen. Im Lagerraum liegen Papierlisten auf, wo die Mitglieder das von ihnen zurückgebrachte Pfand für Leergebinde eintragen, Abweichungen von ihrer Bestellung und dem, was sie bekommen haben, sowie das tatsächliche Gewicht bzw. der tatsächlich Preis bei Artikeln mit variierendem Gewicht. In Zukunft wird es anstelle der Papierlisten eine Foodsoft App geben, über die diese Informationen direkt in die Foodsoft eingegeben werden können. - -Parallel dazu laufen noch folgende Vorgänge ab: - -1. **Mitglieder laden ihr Foodsoft-Guthaben auf**, indem sie per Banküberweisung unter Verwendung eines in der Foodsoft generierten Zahlungsreferenzcodes Geld an das Bankkonto der Foodsoft überweisen; - -2. Ein FC-Mitglied mit Ebanking Zugriff auf das Bankkonto importiert regelmäßig z.B. einmal täglich an Wochentagen in der früh, und/oder wenn sie über die Ebanking-App Mitteilungen über neue Kontoeingänge gekommt, die **Buchungsdaten des Bankkontos in die Foodsoft**. Überweisungen der Mitglieder für Guthaben werden dabei über die Zahlunsgreferenzcodes automatisch ihrem Foodsoft-Guthaben gutgeschrieben. -3. Ein FC-Mitglied überträgt die Papierlisten des Lagerraums in die Foodsoft, indem das Pfand dem Mitglieder Guthaben gutgeschrieben wird, Bestellungen an die tatsächlich erhaltene Mengen angepasst und Differenzbeträge bei Artikeln mit variablen Kosten dem Mitglieder-Guthaben gutgeschrieben oder abgezogen werden. -4. LieferantInnen schicken Rechnungen an die Foodcoop mit ihren Lieferungen, per Post oder per Email; FC-Mitglieder übertragen diese **Rechnungen in die Foodsoft** und kontrollieren, inwieweit das bei den Bestellungen von den Mitglieder-Guthaben abgezogene Geldbträge mit denen der Rechnungen übereinstimmen, und geben sie in der Foodsoft zur Bezahlung frei (sofern auch Punkt 2 schon erledigt ist) -5. Ein FC-Mitglied mit Zugang zum E-Banking des FC-Bankkontos **zahlt freigegebene Rechnungen ein,** indem sie in der Foodsoft Rechnungen aus der Liste der unbezalten Rechnungen auswählt, und in der E-Banking-App die Transaktionen freigibt. -6. Ein FC-Mitglied **rechnet in der Foodsoft abgeschlossene Bestellungen ab**, für die bereits eine Rechnung eingegeben und bezahlt wurde. Damit wird das bis dahin für Bestellungen nur reservierte Guthaben den Mitgliedern endgültig abgezogen, es scheint auf ihrem **Kontoauszug in der Foodsoft** auf. -7. Ein FC-Mitglied bucht monatlich über die **Foodsoft** die **Mitgliedsbeiträge** der Mitglieder von ihrem Guthaben ab. -8. Mitglieder können sich über **Nachrichten in der Foodsoft** austauschen, die sie per Email zugeschickt bekommen, Entscheidungen können über **Umfragen** getroffen werden, anfallende **Aufgaben** werden über die Foodsoft ausgeschrieben und FC-Mitglieder tragen sich dafür ein. - -## Anwendungsvarianten der Foodsoft - -Es gibt viele Anwendungsvarianten der Foodsoft, je nachdem, welche der -Funktionen der Foodsoft genutzt bzw. nicht genutzt werden. Damit die -Foodsoft in jedem Fall korrekt eingerichtet und verwendet werden kann, -haben wir im Folgenden versucht, typische Anwendungsfälle aufzulisten. - -| | | | | | -| ------------------- | - | - | - | - | -| Funktion / Variante | 1 | 2 | 3 | 4 | -| Bestellen | x | x | x | x | -| Guthaben | | x | x | x | -| Rechnungen | | | x | x | -| Bankanbindung | | | | x | - -### Variante 1: nur Bestellen - -Auch wenn ihr die Foodsoft nur zum Bestellen verwendet, solltet ihr unbedingt eure Bestellungen auch abrechnen (siehe [Bestellung abrechnen](#anchor-64)). Damit sagt ihr der Foodsoft, dass die Bestellung nur mehr historisch relevant ist. Andernfalls taucht sie sowohl bei den Abholtagen, als auch in der Bestellverwaltung auf. Irgendwann werden die Seiten dann aber so lang, dass sie Ewigkeiten zum Laden benötigen. - -Sofern ihr die Foodsoft nicht für eure Finanzen verwendet, solltet ihr - -- *Mitglieder manuell abrechnen* unter Administration-\>Einstellungen-\>Finanzen aktivieren. Dadurch gibt es auf den Konten keine Buchungen, wenn ihr die Bestellungen abrechnet. -- Wenn ihr *Minimaler Kontostand* zusätzlich noch auf z.B. *-1000* setzt, dann könnt ihr euch das mit dem „Startgeld“ ersparen. - -### Variante 2: Bestellungen und Guthaben, keine Rechungen - -Bei der Abrechnung von Bestellungen wird den Mitgliedern das entsprechende Guthaben von ihren Foodsoft-Konten abgebucht. Dafür ist es nötig, auch eine Rechnung anzulegen. Gedacht ist es so, dass dabei eine digitale Kopie der Rechnung der Lieferantin in der Foodsoft erstellt wird. Das mag nach ein wenig Mehraufwand klingen, ermöglicht aber eine bessere Übersicht und Arbeitsteilung in der Foodcoop. Falls ihr dennoch keine „echten“ Rechnungen anlegen wollt, müsst ihr zumindest eine Pseudo-Rechnung erstellen, um Bestellungen abrechnen zu können. Diese -sollten: - -- Der Bestellung zugeordnet sein -- Rechnungsbetrag = Bestellbetrag -- Als bezahlt markiert werden, indem im Feld ein Datum eingetragen wird - -### Variante 3: keine Bankanbindung - -- Guthaben aus Ebanking manuell in Foodsoft übertragen -- Rechnungen händisch als bezahlt markieren - -### Variante 4: Vollnutzung - -Wie beschrieben unter *Funktionsüberblick*. - -### Optionale Funktionen - -Folgende Funktionen können optional teilweise auch deaktiviert werden, -wenn sie nicht benötigt werden, sodass sie gar nicht aufscheinen: - -- Nachrichten -- Aufgaben und Apfelpunkte-System -- Umfragen -- WIKI -- Dokumenteverwaltung - -# Menüs für Administration - -Mit Administrationsrechten ist das Foodsoft Menü gegenüber den Standard-Rechten (siehe [Benutzerinnenverwaltung](./Benutzerverwaltung)) erweitert: - -![menues-admin.gif](/menues-admin.gif) - - -| Menü | Untermenü | [Berechtigung(en)](./Benutzerverwaltung) | -| ------------------- | --------- | --------------- | -| Bestellungen | [Bestellverwaltung](./Bestellungen) | Bestellungen | -| Artikel | Lieferantinnen | | -| Artikel | Lager | | -| Artikel | Kategorien | | -| Finanzen | Übersicht | Finanzen | -| Finanzen | [Bankkonten](./Finanzen/Bankkonto) | Finanzen | -| Finanzen | [Konten verwalten](./Finanzen/Konten)| Finanzen | -| Finanzen | [Bestellungen abrechnen](./Bestellungen) | Finanzen | -| Finanzen | [Rechnungen](./Finanzen/Rechnungen) | Finanzen | -| Adminstration | [Benutzerinnen, Bestellgruppen, Arbeitsgruppen, Nachrichtengruppen](./Benutzerverwaltung) | Admin | -| Adminstration | [Einstellungen](./Einstellungen) | Admin | - -# Foodsoft einrichten - -Die IG Foodcoops betreibt einen Server, auf dem die Foodsoft installiert ist, und Foodcoops ihre eigene Foodsoft Instanz aktiviert bekommen können. Ihr müsst euch also nicht selbst um einen Server und die Installation der Foodsoft kümmern, obwohl das natürlich auch möglich ist. Wenn ihr dabei seid, eine Foodcoop neu zu gründen, könnt ihr in der Demo-Instanz die Foodsoft zunächst mal ausprobieren. Wenn ihr sicher seid, dass ihr sie verwenden wollt, sind folgende Schritte nötig bzw. empfohlen: - - -## Notwendige Schritte - -1. IG Foodcoop kontaktieren für die [Erzeugung einer eigenen Foodsoft-Instanz für eure Foodcoop am Server der IG](./Neue_Foodsoft_Instanz) -1. [Allgemeine Einstellungen](./Einstellungen) -1. [Benutzerinnenverwaltung](./Benutzerverwaltung) BenutzerInnen und Bestellgruppen anlegen, Arbeitsgruppen und Berechtigungen setzen -1. [Lieferantinnen, Artikel und Kategorien anlegen](./Lieferantinnen) - -## Optionale Schritte - -- [Dokumente, Infos und Anleitungen für Foodcoop Mitglieder anlegen](../Anwendung/Dokumente) -- [Bankkonto mit Foodsoft verbinden](./Bankkonto) -- ... - - -# Foodsoft verwenden - -- [Bestellungen](./Bestellungen) -- [Lager](./Lager) -- [Mitglieder-Konten für Guthaben](./Finanzen/Konten) -- [Rechnungen](./Finanzen/Rechnungen) -{.links-list} - -## Allgemeine Tipps - -- [Demoinstallationen der Foodsoft](./Demo-Installationen) Hier kannst du die Foodsoft testen und etwas ausprobieren, ohne etwas in deiner eigenen Foodsoft kaputt zu machen -{.links-list} -- [Begriffsklärungen](./Begriffsklärungen) Manche Begriffe in der Foodsoft haben spezielle oder auch mehrfache Bedeutungen -- [Brutto, Netto und Mehrwertsteuer](./Finanzen/Mehrwertsteuer) Wie wir als Foodcoop mit Mehrwertsteuer umgehen sollen, und wie Mehrwertsteuer in der Foodsoft berücksichtigt werden kann -- [Foodsoft-Listen](./Listen) Allgemeines zum Umgang mit Listen-Darstellungen in der Foodsoft (Artikel, Bestellungen, Rechnungen, ...), die schnell mal etwas unübersichtlich werden können - - diff --git a/Foodsoft/Anwendung.md b/Foodsoft/Anwendung.md deleted file mode 100644 index 060b2ee..0000000 --- a/Foodsoft/Anwendung.md +++ /dev/null @@ -1,19 +0,0 @@ ---- -title: Foodsoft Anwendung -description: Übersichtsseite -published: true -date: 2021-04-22T10:48:25.389Z -tags: -editor: markdown -dateCreated: 2021-04-22T10:42:57.201Z ---- - -# Foodsoft Anwendung -Wenn du neu in deiner Foodcoop bist, und die Foodsoft einfach mal zum Bestellen kennenlernen möchtest, bist du hier richtig. -- [Starten und Navigieren](/de/Foodsoft/Anwendung/Navigation) -- [Meine Bestellgruppe](/de/Foodsoft/Anwendung/Bestellgruppe) -- [Bestellen](/de/Foodsoft/Anwendung/Bestellen) -- [Kommunikation](/de/Foodsoft/Anwendung/Kommunikation) -- [Mitmachen](/de/Foodsoft/Anwendung/Mitmachen) -- [Dokumente](/de/Foodsoft/Anwendung/Dokumente) -{.links-list} diff --git a/Foodsoft/Anwendung/Bestellen.md b/Foodsoft/Anwendung/Bestellen.md deleted file mode 100644 index a2508d2..0000000 --- a/Foodsoft/Anwendung/Bestellen.md +++ /dev/null @@ -1,255 +0,0 @@ ---- -title: Bestellungen -description: Menü Bestellungen: Bestellen!, Abholtage -published: true -date: 2021-10-01T12:11:44.233Z -tags: -editor: markdown -dateCreated: 2021-04-02T21:00:01.863Z ---- - - -Die Kernfunktion der Foodsoft ist eine Art Webshop, um die Bestellungen der Foodcoop-Mitglieder gesammelt an die Lieferantinnen weiterzugeben. Eine Bestellung bezieht sich immer auf die Artikel einer Lieferantin. Bestellungen sind meist zeitlich begrenzt. Innerhalb dieses Zeitfensters sind die Bestellungen "offen" ("laufende Bestellung") und du kannst deine Bestellung beliebig oft bearbeiten. Es ist nicht erforderlich, dass du deine Bestellung abschließt oder abschickst (dies erledigt die zuständige Person oder Gruppe). Wenn eine Bestellung endet, wird der Letztstand deiner Bestellung für dich bestellt. - -# Lieferantinnen, Produkte und Bestellungen - -Während Webshops meist nach Produktkategorien geordnet sind, ist die Foodsoft nach Lieferantinnen gegliedert. Das mag für dich zunächst unübersichtlich sein, weil auf den ersten Blick vielleicht nicht klar ist, bei welcher Lieferantin welche Produkte erhältlich sind. Manchmal gibt es das gleiche oder ähnliche Produkte auch bei verschiedenen Lieferantinnen. Hier ein (fiktives) Beispiel: - -> - Lieferantin **Apfelhof Adam** hat die Artikel -> - Äpfel -> - Most -> - Roggenbrot -> - Lieferantin **Bäckerei Backgut** hat die Artikel -> - Weizenbrot -> - Roggenbrot -> - Lieferantin **Gemüsehof Goldkürbis** hat die Artikel -> - Hokkaido Kürbis -> - Karotten -> - Äpfel Jonagold -> - **Foodcoop-Lager** bietet -> - Kaffee -> - Schokolade - -Im folgenden Abschnitt siehst du, wie die Bestellungen dieses Beispiels in der Foodsoft aussehen -> Passender Screenshot muss noch erstellt werden, sobald es möglich ist, in der Foodsoft Demo-Instanz wieder Bestellungen anzulegen. -{.is-danger} - - - - - -# Bestellungen Überblicksseite - -Die Bestellungen Überblicksseite erreichst du über das [Menü Bestellungen > Bestellen!](./Navigation). - - -![bestellen.png](/bestellen.png) - - - - -## Guthaben - -Das Feld "Guthaben" zeigt dir an, wie viel Guthaben du für deine Bestellunge noch zur Verfügung hast. - -> Wenn deine Foodcoop die Foodsoft nicht zur Abrechnung verwendet, siehst du hier ein virtuelles Guthaben. -{.is-warning} - - -Dein Guthaben wird wie folgt aufgeschlüsselt: - -- **Kontostand**: Dein gesamtes Guthaben in der Foodsoft. Erkundige dich in deiner Foodcoop, wie du Guthaben aufladen kannst. Eine Möglichkeit mit Banküberweisung und Zahlungsreferenzcode ist unter [Meine Bestellgruppe](./Bestellgruppe) beschrieben. Abgerechnete Bestellungen wurden von diesem Guthaben bereits abgebucht. Wie du dir deinen Kontoauszug für dein Foodsoft Guthaben anschauen kannst, ist auch unter [Meine Bestellgruppe](./Bestellgruppe) beschrieben. -- **Laufende Bestellungen**: diesen Betrag machen deine laufenden Bestellungen aus. -- **nicht abgerechnete Bestellungen**: diesen Betrag machen Bestellungen aus, die schon abgeschlossen sind, die aber nicht abgerechnet wurden.   -- **Verfügbares Guthaben**: nur dieser Teil deines Guthabens steht dir aktuell noch für Bestellungen zur Verfügung. Er berechnet sich deinem Kontostand minus den Beträgen für laufende und noch nicht abgerechnete Bestellungen.  - - - - - - - -## Laufende Bestellungen - -Laufende Bestellungen sind jene, wo du im Moment bestellen kannst, indem du sie bearbeitest. - -Für jede Bestellung wird angezeigt: -- **Abholung**: ab wann kann ich die Artikel dieser Bestellung in der Foodcoop abholen -- **Endet am**: bis wann kann ich diese Bestellung bearbeiten -- **Wer hat bestellt?**: wer aus deiner [Bestellgruppe](./Bestellgruppe) hat zuletzt die Bestellung bearbeitet? -- **Bestellsumme**: wieviel macht diese Bestellung in Summe aus - -Am Ende der Liste findest du die Summe aller deiner laufenden Bestellungen. - -> Falls du (gerade) keine laufenden Bestellungen siehst, erkundige dich in deiner Foodccop, in welchem Zeitrum üblicherweie Bestellungen offen sind. -{.is-info} - -> Wenn von einer Lieferantin gerade keine Bestellung offen ist, ist es leider nicht möglich, die verfügbaren Produkte dieser Lieferantin einzusehen, außer du verfügst über entsprechende administrative Rechte in der Foodsoft. -{.is-info} - - - - -## Nicht abgerechnete Bestellungen - -Nicht abgerechnete Bestellungen sind jene Bestellungen, die bereits abgeschlossen sind, und die du daher nicht mehr bearbeiten kannst. Meist bedeutet das auch, dass die Bestellung bereits an die Lieferantin geschickt wurde. Beim Abholen deiner Bestellung kannst du hier nachschauen, was du bestellt hast. Wenn eine Bestellung grau dargestellt und kein Link hinterlegt ist, hast du bei dieser Bestellung nichts bestellt. - -Falls du dich erinnern kannst, etwas bestellt zu haben, es aber hier nicht findest, gibt es mehrere mögliche Ursachen: -- du hast die Bestellung bearbeitet, aber nicht gespeichert -- die Bestellung wurde von deiner Foodcoop storniert -- es waren mehrere Bestellungen für die Lieferantin (bzw. das Lager) gleichzeitig offen, und du hast es bei einer anderen Bestellung bestellt - - - -## Abgerechnete Bestellungen - -Abgerechnete Bestellungen sind üblicherweise jene, wo die Lieferantin der Foodcoop eine Rechnung gestellt hat, die Foodcoop deine Bestellungen an das tatsächlich gelieferte angepasst und die entsprechenden Beträge von deinem Guthaben abgebucht hat. - - - -# Bestellen - -## Bestellungen bearbeiten - -1. auf die Bestellung der Lieferantin klicken -1. die Bestellmengen anpassen durch + und - Schaltflächen -1. die Bestellung speichern - -Danach siehst du zusammenfassend eine Übersicht über die Artikel, die du bestellt hast. - -> Solange die Bestellung offen ist (siehe "endet am Datum/Uhrzeit") kannst du die Bestellung beliebig oft bearbeiten, bereits bestelltes wieder herausnehmen, Mengen erhöhen oder verringern, oder Neue hinzufügen. -{.is-info} - -> Die Artikel jeder Lieferantin sind nach Produkt-Kategorien gegliedert. Falls du der Meinung bist, eine feinere Unterteilung in mehr Kategorien wäre übersichtlicher, schlage das in deiner Foodcoop vor. -{.is-info} - -> Über das Suchfeld kannst du bei umfangreichen Produktlisten oft schneller das gewünschte Produkt finden. Meist reicht es, ein paar Buchstaben einzugeben. Es werden dann nur die Artikel angezeigt, die den Suchtext enthalten. -{.is-info} - -Es können immer nur ganzzahlige Vielfache der Einheit eines Artikels bestellt werden, z.B. 2 x Karotten 500 g = 1000 g. Manche Artikel wie z.B. Krautköpfe werden nach Stück bestellt, variieren aber im Gewicht von Stück zu Stück. Erkundige dich, wie deine Foodcoop damit umgeht! - -> Wenn von deiner Foodcoop verwendet, kann so wie im Beispiel eine Bestellung **Lager** dabei sein. Das sind Artikel, die aus dem Lager deiner Foodcoop bestellen kannst. Falls einzelne Artikel nicht bestellbar sind, ist der Lagerstand erschöpft. Es kann auch sein, dass Artikel noch im Lager sind, aber bereits von anderen Foodcoop Mitgliedern bestellt sind. -{.is-info} - - -> Bestellen über Smartphone: Speichern-Button wieder sichtbar machen durch Deaktivieren des zuletzt aktivierten Artikels; ins Weiße klicken … -{.is-warning} - - - -## Bestellungen stornieren - -Es gibt keine Funktion, mit der Bestellungen als Ganzes mit einem Klick stornieren kannst. Solange Bestellungen noch offen sind, kannst du jedoch die Bestellungen bearbeiten und die Mengen der bisher bestellten Artikel auf Null setzen. - -> Sobald eine Bestellung beendet ist, gibt es keine Möglichkeit mehr, sie zu stornieren. -{.is-warning} - - - - -## Bestellende und Abholtag - -> Jede Bestellung kann ihren eigenen Endzeitpunkt und ihr eigenes Abholdatum haben. Während z.B. die Produkte der einen Bestellung noch in der aktuellen Woche abzuholen sind, kann es sein, dass sie bei einer anderen erst eine Woche später kommen. -{.is-warning} - - -Oft wird die Foodsoft in Foodcoops so verwendet, dass sie automatisch bei Bestellende die Bestellungen an die Lieferantinnen verschickt. Daher ist es meist nicht möglich (oder mit sehr hohem Aufwand für deine Kolleginnen aus der Foodcoop verbunden, die die Verwaltung der Bestellungen abwickeln), nach Bestellende noch etwas an deiner Bestellung zu verändern. Eigeninitiative ist hier gefragt, vielleicht kann dir wer anderer etwas abtreten oder du suchst jemand anderen, der etwas übernimmt, was du doch nicht brauchst. - - -## Mindestbestellmengen - -Manche Liefeantinnen liefern nur, wenn eine gewisse Mindestbestellmenge erreicht wird. In diesem Fall siehst du beim Bestellen links oben im Kasten die folgenden Infos: - - - **Menge (mind.)**: Geldbetrag, der von allen Bestellgruppen gemeinsam erreicht werden muss - - **Gesamtbestellmenge bisher:** Geldbetrag, der bisher von allen Bestellgruppen gemeinsam erreicht wurde - -Nur wenn am Ende der Bestellung die Mindestmenge erreicht wurde, wird die Bestellung auch an die Lieferantin abgeschickt. Ansonsten kommt die Bestellung nicht zustande. Die Foodsoft informiert dich leider nicht automatisch über das Ergebnis, aber du kannst deine Kollegin in eurer Foodcoop, die die Bestellungen anlegt bzw. für die Lieferantin zuständig ist, bitten, die betroffenen Bestellgruppen im Fall einer nicht zustande gekommen Bestellung zu informieren. - -## Gebindegrößen und Toleranz - -Manche LieferantInnen liefern keine einzelnen Packungen, sondern nur ganze Gebinde an, die wir aber unter uns aufteilen können. Ähnlich ist es bei Waren, die lose in einer Großpackung bestellt werden, aus der sich dann jede Bestellgruppe ihre bestellte Menge herausschöpft. Durch die Bestellungen der Bestellgruppen wird die Gebindegröße wahrscheinlich nicht genau erreicht. - -> **Beispiel:** -> -> 28 Packungen wurden bestellt, es gibt 10 Packungen je Gebinde – daher werden nur 2 Gebinde, also 20 Packungen bestellt, und viele Bestellgruppen gehen leer aus. -> -> Wenn sich aber z.B. jemand bereit erklärt hätte, in so einem Fall 2 Packungen zusätzlich zu nehmen, könnten 30 (also 3 Gebinde) bestellt werden. -> -> Das kann man mit der Toleranz angeben: Wie viele Einheiten würde man zusätzlich maximal nehmen, damit die Anzahl aufgeht? - - -Geht die Anzahl im Moment nicht auf, ist die Zeile rötlich eingefärbt und unter “Fehlend” wird angezeigt, wie viele Einheiten aktuell noch bis zum nächsten vollen Gebinde fehlen. → Bei der Menge und Toleranz stehen jeweils zwei Zahlen (hier “0 + 0”): - - - Die erste Zahl gibt die Anzahl Stück an, die man aktuell auch - erhalten würde (für sich selbst). - - Die zweite könnte man zusätzlich bekommen, wenn sich die - Bestellung verändert. - -> Ich empfehle euch, einfach immer beide Zahlen zusammenzuzählen und nicht nach dem aktuellen Stand zu gehen, denn es kann sich ja immer noch was verändern. - -> Es wird nicht angezeigt, wie viel einem die Toleranzmenge kosten würde - ihr werdet nicht daran gehindert, so euer Konto zu überziehen. Passt auf, dass ihr spätestens bei der Abrechnung genug Guthaben auf eurem Konto habt\! -{.is-warning} - - -> Beispiel: siehe Werners [**Tutorial – Toleranzen**](/de/tutorials/toleranz) -{.is-info} - -## Pfand - -Ein eventuell zu zahlendes Pfand z.B. auf Mehrweg-Saftflaschen ist im Preis inkludiert, wie viel das Pfand ausmacht ist allerdings mit besonderen Zugangsrechten über das Menü Artikel einsehbar. Manche Foodcoops schreiben daher die Höhe des Pfands in die Artikelbezeichnung, z.B.: *Apfelsaft in Mehrwegflasche, inkl. 50 Cent Pfand* - -> Mehrweggebinde stellen einen wesentlichen Beitrag zu einer besseren Ökobilanz dar, siehe z.B. https://www.umweltberatung.at/welche-getraenkeverpackung-ist-umweltfreundlich -{.is-success} - -> Ein Pfand fördert die Rücklaufquote. Manche Lieferantinnen wollen sich dennoch den Aufwand nicht antun, ein Pfand zu verrechnen bzw. gut zu schreiben. Foodcoops können selbst ein Pfand einführen, um den Rücklauf zu erhöhen. In diesem Fall es besonders wichtig, dass du nur für Leergut Pfand zurückholst, das du auch über die Foodcoop bezogen hast, weil du dich sonst auf Kosten deiner Foodcoop "bereicherst". Umgekehrt wollen sich manche Foodcoops nicht den Aufwand antun, Pfand zu verrechnen, vielleicht sogar in Fällen wo die Foodcoop der Lieferantin Pfand bezahlen muss. Auch hier ist es wichtig, Leergut vollständig zurückzubringen, um die Foodcoop nicht zu schädigen. -{.is-info} - -> Wie du dein Pfand wieder zurückbekommst, wenn du das Leergebinde zurückbringst, ist in jeder Foodcoop individuell geregelt. -> {.is-info} - - -> Bring dein Leergebinde sauber zurück, und wenn verschlossen, dann bitte vorher gut trocknen (lassen), um Schimmelbildung zu vermeiden. -{.is-info} - -> Automatische Anzeige des Pfands in der Bestellansicht: [https://github.com/foodcoops/foodsoft/issues/826](https://github.com/foodcoops/foodsoft/issues/826) -{.is-danger} - - -# Bestellungen ansehen - -Unter *Bestellen! > Bestellungen* siehst du untehalb der laufenden Bestellungen auch die abgschlossenen Bestellungen, aufgegliedert in "Nicht abgerechnete Bestellungen" und (weiter unten) "Abgerechnete Bestellungen". Hier kannst du jederzeit nachschauen, was du bestellt hast, auch wenn Bestellungen bereits abgeschlossen sind. - -> Achte dabei bitte auf den Abholtag! Wenn du etwas vermisst, was du bestellt hast, vielleicht ist der Abholtag z.B. erst in einer Woche? -{.is-warning} - - - - -# Bestellung aufteilen und abholen - -## Abholtage: wer hat was bestellt? - -Viele Foodcoops nützen die Möglichkeit der Foodsoft, übersichtliche Listen der Bestellungen als PDF für alle Mitglieder zu erstellen und auszudrucken. - -Wenn die Funktion „Abholtage“ für dich oder für alle freigegeben ist (siehe ...), kannst du folgende Listen als PDF speichern und auch ausdrucken: - - - Für Mitglieder zum Abholen Liste aller Bestellungen nach Mitgliedern gruppiert erstellen: - -> Bestellungen \> Abholtage \> **Gruppen PDF** - - Zum Aufteilen auf die Bestellgruppen Liste aller Bestellungen nach Artikeln gruppiert erstellen: - -> Bestellungen \> Abholtage \> **Artikel PDF** - - Zur Kontrolle der Lieferung – 2 Listen in einem, einmal eine Artikelübersicht und dazu Sortierung der Artikel nach Bestellgruppen: - -> Bestellungen \> Abholtage \> **Matrix PDF** - -> Falls die Funktion „Abholtage“ nicht freigegeben ist, kannst du eine -> Administratorin deiner Foodcoop bitten, sie freizuschalten (entweder für alle, oder indem sie dich zu einer AG mit der Berechtigung hinzufügt, nur für dich). -{.is-info} - -## Abholen: zuviel oder zu wenig bekommen? - -Wenn du etwas vermisst, was du bestellt hast, die gelieferte Menge nicht mit der bestellten übereinstimmt, oder für dich etwas bereit gestellt ist, das du nicht bestellt hast, ist es in vielen Foodcoops erforderlich, dass du das in irgendeiner Form bekannt gibst, z.B. indem du es eine Liste im Lagerraum einträgst. - -> In Zukunft wird es auch möglich sein, diese Infos über die eine Foodsoft-App am Smartphone einzugeben (Stand Februar 2021) -{.is-info} - -... - diff --git a/Foodsoft/Anwendung/Bestellgruppe.md b/Foodsoft/Anwendung/Bestellgruppe.md deleted file mode 100644 index dfb200c..0000000 --- a/Foodsoft/Anwendung/Bestellgruppe.md +++ /dev/null @@ -1,238 +0,0 @@ ---- -title: Mein Profil & Bestellgruppe -description: -published: true -date: 2021-09-30T07:04:00.393Z -tags: -editor: markdown -dateCreated: 2021-04-02T20:58:16.893Z ---- - -# Benutzerinnen und Bestellgruppen - -Jede Foodsoft-Benutzerin (Account) verfügt über ein eigenes Profil mit den folgenden Informationen: -- Vor- und Nachname -- E-Mail Adresse -- Telefon -- Adresse -- IBAN - -Bestellt wird innerhalb einer Bestellgruppe, in der sich mehrere Foodsoft-Benutzerinnen befinden können (Familie, WG, etc.). - -![bestellgruppen.png](/bestellgruppen.png =400x) - -Oft besteht deine Bestellgruppe aber auch nur aus einem Mitglied, meist mit der selben oder ähnlichen Bezeichnung wie deine Benutzerin (im Beispiel: Franz). Wie du andere Personen einladen kannst, Mitglied deiner Bestellgruppe zu werden, erfahrst du unter "Profil bearbeiten". - -# Profil bearbeiten - -Um dein Profil zu bearbeiten klicke im Menü rechts-oben auf deinen Namen und "Profil bearbeiten": - -![meine-bestellgruppe.png](/teil-1/meine-bestellgruppe.png) - - -Hier kannst du nun folgende Daten eingeben bzw. Einstellungen vornehmen. Wenn du fertig bist, schließe mit "Speichern" ganz unten ab. - -![profildaten1.png](/profildaten1.png) - -## Vor- und Nachname - -Bitte gib deinen vollständigen Namen ein. - -## E-Mail Adresse - -Wird benötigt für -- Anmelden in der Foodsoft -- Benachrichtigungen für Foodsoft-Nachrichten -- Benachrichtigungen im IG Forum - -## Passwort neu setzen - -Nach deinem ersten Login solltest du hier ein neues Passwort setzen. - - - -## Telefon - -Hier solltest du deine Telefonnummer eingeben, damit du für andere innerhalb der Foodcoop erreichbar bist. - -## IBAN - -Die IBAN deines Bankkontos. Hilfreich, um Zahlungseingänge am Foodcoop Bankkonto zuordnen zu können. - - -## Adresse - -Deine Wohnadresse. - -## Sprache - -Die Sprache auswählen, in der die Foodsoft angezeigt wird. Das ändert zwar die Sprache der Menüs, Überschriften und Eingabefelder der Foodsoft, nicht jedoch die der Artikelbezeichnungen. - - -## Privatsphäre - -Unter Privatsphäre kannst du selbst einstellen, ob deine Telefonnummer und Emailadresse für andere Mitglieder sichtbar sind. Wenn nicht aktiviert, sind sie nur für Foodsoft Administratorinnen sichtbar. - -> Oft ist es praktisch, dass andere Mitglieder dich telefonisch erreichen können, z.B. wenn du beim Abholen etwas vergessen hast. Daher wär es gut, wenn du beides aktivierst. -{.is-info} - - -## Nachrichten (Benachrichtigungen) - -Hier kannst du einstellen, welche Art von Foodsoft-Nachrichten du bekommst: -- Informiere mich über meine Bestellergebnisse (nach Ende der Bestellung). -- Informiere mich über Lieferdetails (nachdem die Ware entgegengenommen wurde). -- Informiere mich, falls meine Bestellgruppe ins Minus rutscht. -- Erinnere mich an anstehende Aufgaben. -- Bekomme Nachrichten als E-Mails. - -> Solange du in deiner Foodcoop aktiv bist, und in deiner Foodcoop Foodsoft Nachrichten verwendet werden, solltest du „Bekomme Nachrichten als E-Mails“ unbedingt aktiviert haben, damit du z.B. erfährst, wann es was zu bestellen gibt, wo Mithilfe benötigt wird, wann es Treffen gibt wo du dabei sein solltest. -{.is-info} - -> Sobald du „Bekomme Nachrichten als E-Mails“ deaktivierst, bekommst du von deiner Foodcoop keine Emails mehr, und bist damit quasi nicht mehr ansprechbar, außer du schaust regelmäßig in die Foodsoft, ob Nachrichten für dich eingelangt sind. -{.is-warning} - - -> Manche Foodcoops verwenden eine anderes Nachrichtensystem anstelle der Foodsoft-Nachrichten. -{.is-warning} - - -## Neue Mitglieder zur eigenen Bestellgruppe einladen - -Unter Profil bearbeiten findst du rechts eine Auflistung aller Mitglieder deiner Bestellgruppe. Über „Neues Mitglied einladen“ kannst du andere Personen wie Familienmitglieder, WG-KollegInnen, NachbarInnen einladen, Teil deiner Bestellgruppe zu werden, indem du ihre Email eingibst. Sie bekommen dann einen eigenen Zugang zur Foodsoft. - -> Es kann sein, das neue Mitglieder durch eure Foodsoft-Administration freigegeben werden müssen. Wende dich bitte dazu an euren Administrator-Mensch oder Administratoren. -{.is-warning} - -![profildaten2.png](/profildaten2.png) - - -## Mitgliedschaft in Arbeitsgruppen beenden - -Falls du Mitglied in Arbeitsgruppen bist (nur Administratorinnen können dich zum Mitglied einer Arbeitsgruppe machen), kannst du hier selbst deine Mitgliedschaft in den Arbeitsgruppen beenden. - -> Falls du in der Arbeitsgruppe Aufgaben übernommen hast, teile es bitte vorher den anderen Mitgliedern mit! -{.is-warning} - - - - - - - -# Meine Bestellgruppe - -## Kontostand und Mitglieder - -In der Foodsoft hast du ein virtuelles Konto mit Guhaben. Im **Kasten links** siehst du - - - **Kontostand** deiner Bestellgruppe: dieses Guthaben besitzt deine - Bestellgruppe aktuell. - - **Verfügbares Guthaben:** dieses Guthaben kannst du für Bestellungen - verwenden. Es ist in der Regel weniger als dein Kontostand. Das - kommt daher, dass bei Bestellungen das Geld dafür zunächst nur - „reserviert“ wird. Erst wenn die Bestellungen abgrechnet werden - (das machen KollegInnen in deiner Foodcoop und kann durchaus ein - paar Wochen dauern), wird dein Kontostand entsprechend verringert. - - Je nachdem ob deine Foodcoop Transaktionsklassen verwendet, kann es - sein dass dein Kontostand noch in einzelne Teilbereiche - aufgegliedert ist, z.B. für Bestellungen und Mitgliedsbeitrag. Die - Summe der Teilbereiche sollten immer den Kontostand ergeben. - - Die **Mitglieder deiner Bestellgruppe** und auch hier die Möglichkeit, mit **neue Person einladen** jemanden hinzuzufügen, z.B. deine Partnerin oder WG-Kollegin. - - -## Kontoauszug -Im rechten Bereich siehst du einen **Kontoauszug** mit den Buchungen deines Foodsoft-Kontos. Nur abgerechnete Bestellungen scheinen hier auf. -> -> Wird in deiner Foodcoop die Abrechnung nicht über die Foodsoft durchgeführt, steht beim Kontostand ein „fiktiver“, stets gleich bleibender Wert. Das ist notwendig, damit du in der Foodsoft überhaupt bestellen kannst. Erkundige dich in diesem Fall in deiner Foodcoop, wie du dein Guthaben verwaltest, und wie die Abrechnung funktioniert. -{.is-info} - - - - - -# Zahlungsreferenz-Rechner - -Wenn es in deiner Foodcoop eingerichtet ist, kannst du für Überweisungen für Foodsoft Guthaben und Foodcoop Mitgliedsbeiträge auf das Bankkonto bzw. die Bankkonten deiner Foodcoop einen Zahlungsreferenz-Code verwenden. Damit werden deine Überweisungen automatisch deiner Bestellgruppe zugeordnet, und dein Guthaben in der Foodsoft aufgeladen. - -Du findest den **Zahlungsreferenz-Rechner** im **Dropdownmenü deines Profilnamens**. - -Beachte allerdings, dass eine Überweisung ein bis zwei Banktage dauert, bis sie am Konto eintrifft, und dass bei den meisten Banken die Foodsoft nicht eigenständig Zugriff auf das Bankkonto hat, sondern nur, indem eine Bankkonto-Zeichnungsberechtigte deiner Foodcoop die Foodsoft manuell mit dem Bankkonto synchronisiert. - -Nur bei bestimmten Banken kann sich die Foodsoft zweimal täglich automatisch die Bankdaten holen, siehe administrativer Teil: [Bankkonto mit Foodsoft verknüpfen](#anchor-19). - -> Wenn mehrere Zugänge zu deiner Bestellgruppe angelegt sind, unterscheiden sich die Codes je nach Zugang, und im Kontoauszug wird dann angezeigt, von welchem Zugang aus ein Guthaben überwiesen wurde. -{.is-info} - -## Häufige Fehler bei Zahlungsreferenzcodes - -Wenn du den Code abtippst, statt ihn zu kopieren (grundsätzlich nicht empfohlen weil zu fehleranfällig), achte bitte ganz genau darauf, dass jedes einzelne Zeichen korrekt ist: - -> Zahl 0 und nicht Buchstabe O, -{.is-warning} - -> Punkt und nicht Komma -{.is-warning} - -> keine Leerzeichen im Code (Smartphones und Tablets fügen gern ein Leerzeichen nach dem Punkt ein, das du bitte löschen musst) -{.is-warning} - -> Code muss vollständig sein, es dürfen keine Zeichen fehlen (häufig passiert das beim Kopieren am Anfang und Ende des Codes, beim Abtippen auch mitten drin) -{.is-warning} - -> Wenn der Code fehlerhaft ist, wird er von der Foodsoft nicht erkannt und dein Guthaben wird nicht automatisch aufgeladen. Ein Mitglied deiner Foodcoop mit Zugriff auf die Finanzverwaltung muss das händisch erledigen. Bitte erspare dir die Verzögerung und der Finanzverwaltung deiner Foodcoop den Aufwand, indem du dich um korrekte Zahlungsreferenzcodes bemühst. -{.is-danger} - -## Beispiele für Zahlungsreferenzcodes - -Folgendes Beispiel ist für die Transaktionskürzel M für Mitgliedsbeitrag und G für Guthaben. Die Buchstaben M und G können von den AdministratorInnen deiner Foodcoop frei definiert werden, M und G sind lediglich Empfehlungen. Der Code enthält zum einen deinen Benutzer und deine Bestellgruppe FSxxx.xxx, und zum anderen einen Betrag für Mitgliedsbeitrag (M…) und/oder Guthaben (G…): - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -
Code BeispielBestellguthabenMitgliedsbeitragÜberweisungs-
-betrag
FS123.456G2525025
FS123.456M1001010
FS123.456G25M10251035
- -> Die Summe aus Guthaben und Mitgliedsbeitrag muss mit dem überwiesenen Betrag zusammenstimmen. -{.is-warning} - -> Du kannst einen Code nur dann mehrfach verwenden, wenn du genau die selben Beträge für Mitgliedsbeitrag und/oder Guthaben überweist. Ansonsten musst du in der Foodsoft einen passenden Code mit dem Zahlungsreferenz-Rechner erstellen. -{.is-warning} - -> Cent-Beträge müssen durch einen **Punkt als Dezimaltrenner** abgetrennt sein, z.B: `FS123.456G25.50` für 25,50 €. -{.is-warning} - -> Ein Code ohne Kategorie-Kürzel und Betrag wie z.B. `FS123.456` ist ungültig! -{.is-danger} - - -> Bei unpassenden Zahlungscodes wird kein Guthaben aufgeladen, und es verursacht für das Finanzteam deiner Foodcoop einen Extra-Aufwand, den du vermeiden kannst, indem du schaust, dass der Code vollständig ist und zum Überweisungsbetrag passt. -{.is-danger} - -# Abmelden - -Ausloggen aus der Foodsoft, z.B. um sicherzustellen, dass niemand Fremder zugreifen kann, oder um sich als eine andere Benutzerin anzumelden. \ No newline at end of file diff --git a/Foodsoft/Anwendung/Dokumente.md b/Foodsoft/Anwendung/Dokumente.md deleted file mode 100644 index 723e272..0000000 --- a/Foodsoft/Anwendung/Dokumente.md +++ /dev/null @@ -1,99 +0,0 @@ ---- -title: Informationssammlung & Dokumente -description: -published: true -date: 2021-10-01T10:23:42.135Z -tags: -editor: markdown -dateCreated: 2021-04-02T21:12:37.149Z ---- - - -# Foodsoft-Wiki Seiten für Informationssammlung - -## Wozu ein Wiki? - -Das Foodsoft-Wiki ist eine Sammlung von Textseiten innerhalb der Foodsoft, die von allen Mitgliedern gelesen und auch bearbeitet werden können. Es eignet sich dazu, um Foodcoop-spezifische Informationen festzuhalten und strukturiert zu sammeln, sodass auch später hinzukommende Mitglieder sich einen Überblick verschaffen können, und es eine für alle leicht -zugängliche, strukturierte Dokumentation der Foodcoop-spezifischen Informationen gibt. - -Die Vorteile des Wikis sind: -- über die Foodsoft jederzeit für alle Mitglieder einsehbar -- von allen bearbeitbar: jedes Mitglied kann etwas ergänzen, korrigieren, ... -- Informationen können strukturiert angelegt werden sind im Vergleich zu Emails auch für später hinzugekommene leichter abrufbar -- Ergänzung zu Email-Kommunikaton: Infos wie z.B. Anleitungen im Wiki erstellen und einen Link auf die Wiki Seite per Email versenden. -- Gemeinsam Dokumente erstellen: statt ein Textdokument per Email hin- und her zu schicken, sehen und bearbeiten alle immer die selbe aktuelle Version der Wiki-Seite. - -Beispiele für möglich Inhalte sind: - - - Informationen zu ProduzentInnen und Produkten, Lagerraum und Abläufen in der Foodcoop - - Zuständigkeiten: wer ist wofür zuständig - - Vorstand: Personen, Sitzungs-Protokolle, ... - - Ideensammlung, Texte gemeinsam ausarbeiten - -> Alle Versionen der Wiki Seiten werden beim Bearbeiten gespeichert und können jederzeit eingesehen und wieder hergestellt werden. Dadurch können keine Informationen verloren gehen, auch wenn mal (versehentlich) etwas gelöscht wird. -{.is-info} - -Für das Wiki gibt es ein eigenes Menü mit einem Link zur Startseite und einer Übersicht über alle Wiki-Seiten - -## Wiki Startseite bearbeiten - -Menü **Wiki > Startseite > bearbeiten**. - -Wiki Seiten bestehen nur aus Text, aber es gibt spezielle Textzeichenanordnungen, die eine Formattierung bewirken. Die wichtigsten sind während des Bearbeitens rechts angezeigt. - -> Tipp: Verwende Überschriften und Listen mit Links, um auf der Startseite ein Art Inhaltsverzeichnis des Wikis zu erzeugen. -{.is-info} - -Ein Textabsatz wird durch eine Leerzeile erreicht. Eine neue Zeile ohne Leerzeile wird ignoriert. Für Aufzählungen verwende am besten eine Liste: - - Punkt 1 - Punkt 2 - Punkt 3 -wird zu -> Punkt 1 Punkt 2 Punkt 3 - -Besser: - -\* Punkt 1 -\* Punkt 2 -\* Punkt 3 - -Wird zu - -* Punkt 1 -* Punkt 2 -* Punkt 3 - - -## Neue Wiki Seite anlegen - -Seite (z.B. Startseite) bearbeiten und Seitentitel in eckigen Klammern erstellen, für Seitentitel "Getreidemühle" also z.B. `[[Getreidemühle]].` Dadurch erzeugst du einen Link auf eine Seite, die es noch nicht gibt. Wenn du die aktuelle Seite speicherst, und diesen Link anklickst, kannst du die neue Seite anlegen und bearbeiten. - -> Der Seitentitel wird automatisch als Überschrift angezeigt, du brauchst also in deiner Seite nicht mit einer Überschrift zu beginnen, sondern Überschriften nur zur Untergliederung in einzelne Abschnitte. -{.is-info} - - -## Wiki Struktur - -Baumstruktur durch Auswahl einer Oberseite -- Pfad Anzeige ermöglicht zurück gehen -- Übersichtsseite zeigt Unterseiten eingerückt unter den Oberseiten an - -# Dokumentenablage in der Foodsoft - -Hier können Dokumente hochgeladen und zum Download bereit gestellt -werden, jedoch nicht bearbeitet werden (dafür eigent sich das Wiki -besser). - -Beispiele: - - - Formulare wie Beitritt - - Dokumente wie Vereinsregisterauszug, Statuten - - ProduzentInnen Preislisten - -Mögliche Dateiformate sind: - - - PDF - - Bilder - -wiki-dokumentenablage \ No newline at end of file diff --git a/Foodsoft/Anwendung/Kommunikation.md b/Foodsoft/Anwendung/Kommunikation.md deleted file mode 100644 index 0e0bcaa..0000000 --- a/Foodsoft/Anwendung/Kommunikation.md +++ /dev/null @@ -1,253 +0,0 @@ ---- -title: Kommunikation -description: Foodsoft Nachrichten, Mitglieder Kontakte, Umfragen und ander Hilfsmittel zur Kommunikation in der Foodcoop -published: true -date: 2021-10-01T10:21:11.655Z -tags: -editor: markdown -dateCreated: 2021-04-02T21:03:25.476Z ---- - -# Foodsoft Nachrichten - -Die Foodsoft bietet die Funktion, Nachrichten an Foodcoop-Mitglieder per EMail zu verschicken. Das erspart der Foodcoop den Aufwand, extra eine Emailadressliste der Foodcoop Mitglieder zu führen. Ausserdem gibt es hilfreiche Funktionen wie z.B. eine Nachricht an jene Foodcoop Mitglieder zu schreiben, die bei einer bestimmten Bestellung etwas bestellt haben. Nachrichten, die in der Foodsoft verfasst werden, sind in der Foodsoft einsehbar, und werden den Mitgliedern auch per Email zugestellt, wenn die Mitglieder es eingestellt haben (siehe [Meine Bestellgruppe](Bestellgruppe)). - - -> Manche Foodcoops verwenden die Nachrichtenfunktion der Foodsoft nicht, sondern stattdessen ein anderes System. Um Missverständnisse vorzbeugen, solltest du in diesem Fall die Nachrichtenfunktionen der Foodsoft nicht verwenden (selbst wenn sie nicht ausgeblendet ist). -{.is-warning} - -## Nachrichten empfangen, lesen und beantworten - -### Per Email - -Wenn nicht anders eingestellt (siehe [Mein Profil](Bestellgruppe)), bekommst du Foodsoft Nachrichten per Email zugestellt. - -Am Ende jeder dieser Emails findest du folgende Links, die dich in die Foodsoft führen: -![nachrichten-links.png](/nachrichten-links.png) - - -Um auf Nachrichten zu antworten, gibt es 2 Möglichkeiten: -1. Über die **Antwortfunktion deines Emailprogramms,** Emailapps bzw. deines Email-Webinterfaces - so wie du normalerweise Emails beantwortest. Beachte bitte, dass deine Antwort in reinen Text umgewandelt wird, also Formattierungen verloren gehen, und Grafiken und Anhänge nicht übermittelt werden. Antworten an Nachrichten, die an mehrere oder an alle geschickt wurden, gehen nur an die Absenderin (nicht an alle, die die Nachricht bekommen haben). Möchtest du deine Antwort an mehrere (alle) schicken, musst du die 2. Möglichkeit benutzen. -2. Über den **Link "Antworten" am Ende der Email**, der dich in die Foodsoft führt, wo du dann deine Antwort schreiben kannst. Vorteil ist, dass du dort z.B. zusätzliche Empfängerinnen hinzufügen kannst, oder an alle antworten kannst. - - -Es ist in der zugestellten Email nicht ersichtlich, wer außer dir noch aller diese Nachricht bekommen hat. Diese Info findest du nur in der Foodsoft über den Link **Nachricht online einsehen**. - -Über den Link **Nachrichten-Einstellungen** kannst du einstellen, welche Art von Nachrichten du bekommen möchtest (siehe [Meine Bestellgruppe](Bestellgruppe)). - -### Über die Foodsoft - -In der Foodsoft kannst du dir alle Nachrichten ansehen über das [Menü](Navigation) *Foodcoop \> Nachrichten*. Alternativ kannst du auch in einer Email den Link *Nachricht online einsehen anwählen* (siehe oben *per Email*). - - -![nachrichten.png](/nachrichten.png) - -Hier gibt es zwei Ansichten, die über die Schaltflächen ausgewählt werden können: - -![nachrichten2.png](/nachrichten2.png) - - - **Als Verläufe anzeigen** (linke Schaltfläche): Standardansicht - - - **Als Liste Anzeigen** (rechte Schaltfläche): nur in dieser Ansicht wird angezeigt, an wen einzelne Nachrichten alle geschickt wurden - -## Nachrichten Verfassen in der Foodsoft - -Über *Foodcoop > Nachrichten > neue Nachricht*: - -![nachricht-neu.png](/nachricht-neu.png) - -### Empfängerinnen auswählen - -Versuche, Nachrichten nur an jene zu schicken, die es auch wirklich betrifft. Die Foodsoft unterstützt dich dabei, indem sie dir folgende Möglichkeiten bietet: - -- **An alle Mitglieder schicken**: Nur in gut begründeten Fällen, Gefahr der Informationsüberforderung! -- **An ausgewählte Mitglieder schicken** (Standartoption): Unter *Empfänger_innen* Teil des Namens (nicht Bestellgruppe) eingeben, Vorschläge abwarten (Bestellgruppe wird in Klammern angezeigt), auswählen. Mehrere Empfängerinnen können eingegeben werden. -- **An die Mitglieder einer Arbeitsgruppe schicken**: Arbeitsgruppen und deren Mitglieder können nur von Foodsoft-AdministratorInnen deiner Foodcoop eingerichtet und bearbeitet werden (siehe [Benutzerinnenverwaltung](/de/Foodsoft/Administration/Benutzerverwaltung)). -- **An die Mitglieder einer Bestellgruppe schicken** -- **An die Mitglieder einer Nachrichtengruppe schicken**: Mitglieder einer Nachrichtengruppe: jede kann sich in den Nachrichtengruppen selbst ein- und austragen. Neue Nachrichtengruppen können nur von Foodsoft-AdministratorInnen deiner Foodcoop eingerichtet werden (siehe [Benutzerinnenverwaltung](/de/Foodsoft/Administration/Benutzerverwaltung)). -- **An die Mitglieder schicken, die bei einer Bestellung etwas bestellt haben**: wähle die Bestellung anhand von Lieferantin und Datum aus. Es sind nur die neuesten Bestellungen auswählbar. -- **Privat - Nachricht erscheint nicht im Foodsoft Posteingang**: wähle diese Option an, wenn du möchtest, dass deine Nachricht für andere in der Foodsoft nicht gesehen werden können. Wenn du diese Option nicht anwählst, können alle Foodcoop Mitglieder deine Nachricht sehen, egal an wen du sie geschickt hast. - - -> Foodsoft Nachrichten sind in der Foodsoft unter *Foodcoop \> Nachrichten* grundsätzlich für alle Mitglieder einsehbar (außer beim Versenden wird „privat“ angeklickt). Daher kann es vorkommen, dass du von einem anderen (nicht adressierten) Mitglied eine Antwort erhältst, das deine Nachricht in der Foodsoft gesehen hat. -{.is-info} - -### Betreff - -Versuche, einen möglichst treffenden Betreff für deine Nachricht zu wählen. Wenn du auf eine andere Nachricht antwortest, prüfe, ob der Betreff noch zu deinem Text passt. - -> Vor den vor dir eingegeben Betreff wird in der zugstellten Email noch der Name deiner Foodcoop in eckigen Klammern eingefügt: `[meine Foodcoop] ... Betreff...` -{.is-info} - -### Nachrichtentext verfassen - -Foodsoft Nachrichten können nur aus **reinem (unformattiertem) Text** bestehen. Textformattierungen wie fett oder kursiv gedruckter Text, Listen, Tabellen oder eingefügte Grafiken sind nicht möglich bzw. werden ignoriert. - -Bei einer Antwort wird der ursprüngliche Text als Zitat mit `>` am Zeilenfang eingefügt. Schreibe deinen Text darüber und achte darauf, dass er deutlich vom Zitattext abgetrennt ist. - -> **Links** beginnend mit http:// oder https:// werden von den meisten E-Mailprogrammen automatisch erkannt und anklickbar dargestellt. Wird die Nachricht in der Foodsoft betrachtet, sind Links allerdings nicht anklickbar - du kannst sie in diesem Fall kopieren und in der Adresszeile deines Webbrowsers einfügen. -{.is-info} - -> Foodsoft Nachrichten können **keine Anhänge** (Attachments) enthalten. Grafiken und PDF-Dokumente können jedoch z.B. im Bereich [Foodcoop \> Dokumente](Dokumente) hochgeladen werden, und der Link darauf vesendet werden. -{.is-info} - - - - - -# Telefonnummern und Emailadressen - -Von anderen Mitgliedern kannst du Telefonnummern und Emailadressen herausfinden über das [Foodsoft-Menü](Navigation) *Foodcoop \> Mitglieder*: - -![mitglieder.png](/mitglieder.png) - -Du kannst nach Namen suchen, indem du einen Teil oder den ganzen Namen suchst, oder aber auch nach einer Bestellgruppe. - -> Beispiel: Suche nach Mitgliedern, deren Bestellgruppen die Buchstaben "WG" enthalten: ![mitglieder-wg.png](/mitglieder-wg.png) - -Über das Brief-Symbol kannst du dem Mitglied eine Foodsoft-Nachricht schicken. - -> Nur wenn das Mitglied seine Telefonnummer eingegeben hat, ist sie hier sichtbar. Außerdem können Mitglieder es in ihren [Profileinstellungen](Bestellgruppe) festlegen, ob ihre Telefonnummer und E-Mail für andere Mitglieder sichtbar ist. In diesem Fall kannst du eineN Foodsoft AdministratorIn deiner Foodcoop fragen. -{.is-info} - - - - - - -# Umfragen - -Umfragen ermöglichen es, sehr übersichtliche und klare Rückmeldungen zu bekommen, ohne dass eine Flut von Antwort-Nachrichten ausgewertet werden muss. Auch du kannst selbst eine Umfrage erstellen. - -> Umfragen müssen durch eine Foodsoft-Administratorin deiner Foodcoop aktiviert werden (siehe [Einstellungen](/de/Foodsoft/Administration/Einstellungen)), sonst ist diese Funktion nicht sichtbar. -{.is-info} - -## Umfrage ausfüllen - -... -> Bestellgruppen: nur eine (gemeinsame) Antwort möglich? -{.is-info} - -> *Löschen* löscht die gesamte Umfrage mit allen Umfrage-Ergebnissen. Bitte Vorsicht, es gibt keine Undo-Funktion! -{.is-warning} - - -## Umfrage erstellen - -Ein Umfrage kann immer nur eine Frage und verschiedene Antwortmöglichkeiten darauf enthalten. - -![umfrage-erstellen.png](/umfrage-erstellen.png) - -> Versuche, immer für alle Möglichkeiten eine Antwort vorzusehen, z.B. "nehme mit 0, 1, 2, ... Personen teil" (0 = nehme nicht teil), oder "habe Interesse, habe kein Interesse", und bitte deine Foodcoop Mitglieder, in jedem Fall die Umfrage auszufüllen (z.B. auch wenn kein Interesse) - du weißt sonst nicht, ob jene, die die Umfrage nicht ausgefüllt haben, kein Interesse haben, oder von der Umfrage vielleicht einfach nichts mitbekommen haben. -{.is-info} - - -> Du kannst die Umfrage speichern und später weiter bearbeiten. Sobald jedoch jemand die Umfrage ausgefüllt hat, können die Antwortmöglichkeiten der Umfrage allerdings nicht mehr bearbeitet werden. In diesem Fall musst du die Umfrage neu erstellen. -{.is-warning} - -### Name - -Ein sprechender Name für die Umfrage, z.B. "Terminfindung Plenum März 2025". - -### Zeitraum: läuft von ... bis - - -Zeitraum, in dem die Umfrage ausgefüllt werden kann. Leer lassen, wenn es keine Beschränkung geben soll. - -### Beschreibung - -Formuliere hier deine Frage, auf die du eine Antwort möchtest, z.B. "Wann hast du Zeit für ...?" - -### Umfragetyp - -#### Terminumfrage - -![umfrage-termin.png](/umfrage-termin.png) - -#### Einzelauswahl - -![umfrage-einzelauswahl.png](/umfrage-einzelauswahl.png) - -#### Mehrfachauswahl - -![umfrage-mehrfachauswahl.png](/umfrage-mehrfachauswahl.png) - -#### Punkte - -![umfrage-punkte.png](/umfrage-punkte.png) - -> Du kannst eine Punkte Umfrage auch für die Anmeldung zu Veranstaltungen verwenden. Du siehst dann jederzeit, wieviel Personen sich schon angemeldet haben. -{.is-info} - - -![umfrage-teilnahme.png](/umfrage-teilnahme.png) - - -#### Wiederstandspunkte - -Diese Methode kommt vom Prinzip der Entscheidungsfindung durch "systemisches Konsensieren". Die Theorie dahinter ist, dass es zu besseren, Konsens-orientierteren Entscheidungen führt, wenn Widerstände anstelle von Bevorzugungen abgefragt werden, und die Variante mit den geringsten Widerstandspunkten ausgewählt wird. - -![umfrage-widerstandspunkte.png](/umfrage-widerstandspunkte.png) - -# Externe Hilfsmittel - -Außerhalb der Foodsoft gibt es noch einige hilfreiche Kommunikationswerkzeuge, zu finden unter https://fcoop.at/ - -## Terminumfrage - -"Doodle"-Alternative https://tools.foodcoops.at/polls/ - -> Anmelden ist derzeit nicht möglich und auch nicht erforderlich. -{.is-info} - - -> Alle die über den Link zur Umfrage verfügen, können sich eintragen und die Umfrage auch bearbeiten (z.B. zusätzliche Termine hinzufügen) -{.is-info} - -> Einträge können über das Bearbeiten Symbol rechts (Bleistift) bearbeitet werden. -{.is-info} - -> Mehrfacheinträge einer Person sind möglich, können aber nicht mehr gelöscht werden! -{.is-warning} - - -## Videokonferenz - -- **Jitsi** https://meet.foodcoops.at -- **Nextcloud Talk** https://cloud.foodcoops.at/apps/spreed/ -{.links-list} - -> Beide Plattformen haben bekannte Probleme, an einer besseren Lösung wird gearbeitet! (Stand März 2021) -{.is-warning} - - -## Gemeinsam Texte schreiben - -https://tools.foodcoops.at/pads/ - -> Keine Anmeldung oder Registrierung erforderlich, ist auch spontan innerhalb von wenigen Sekunden einsatzbereit! -{.is-info} - -## Gemeinsam Textdokumente und Tabellen erstellen - -Eine Plattform, wo ihr Text- und Tabellendokumente ähnlich wie in Google Drive erstellen und gemeinsam bearbeiten könnt, findet ihr außerhalb der Foodsoft im [Forum der IG](https://forum.foodcoops.at/) über die Nextcloud oder direkt via https://cloud.foodcoops.at/. - -> Der Zugang bzw. die Registrierung ist (nur) über deine Foodsoft Zugangsdaten möglich. -{.is-info} - - - -> Nutzung erfordert einmalige Registrierung im Forum (https://forum.foodcoops.at/) notwendig. -{.is-info} - -Alternative für Tabellendokumente: Ethercalc (ohne Registrierung): https://calc.foodcoops.at/ - -## Forum: Mit anderen Foodcoops in Österreich kommunizieren - -https://forum.foodcoops.at/ - -> Zugang mit eigenen Foodsoft-Kontodaten: Anmeldung bzw. einmalige Registrierung über deine Foodcoop notwendig. Freischaltung abwarten. -{.is-info} - - - diff --git a/Foodsoft/Anwendung/Mitmachen.md b/Foodsoft/Anwendung/Mitmachen.md deleted file mode 100644 index 45d2f30..0000000 --- a/Foodsoft/Anwendung/Mitmachen.md +++ /dev/null @@ -1,94 +0,0 @@ ---- -title: Mitmachen -description: -published: true -date: 2021-10-01T10:22:39.955Z -tags: -editor: markdown -dateCreated: 2021-04-02T21:06:37.853Z ---- - -Foodcoops funktionieren meist nur durch die freiwillige und untentgeltliche Mitarbeit ihrer Mitglieder. Einige dieser Arbeiten, wie z.B. Bestellungen zu organisieren und abzurechnen, sind essentiell, damit die Foodcoop überhaupt funktionieren kann. Im Sinne der Fairness, und damit sich niemand überfordert fühlt, es es wichtig, dass auch du deinen Beitrag leistest. Hier findest du Infos, wie die Foodsoft deine Foodcoop bei der Aufgaben-"Fairteilung" unterstützen kann. - -> Nicht alle Foodcoops nützen diese Funktionen der Foodosoft. Es kann daher sein, dass sie nicht aktiviert und damit nicht sichtbar sind. Erkundige dich in deiner Foodcoop, wie du dich einbringen kannst. -{.is-info} - - -# Aufgaben - -Wenn diese Funktion von deiner Foodcoop verwendet wird, findest du eine Liste der aktuell anstehenden Aufgaben in der Foodsoft [am Dashboard unter *Offene Aufgaben*](/de/Teil-1/Navigation): - -![aufgaben-offen.png](/aufgaben-offen.png) - -sowie dort unter *Alle Aufgaben anzeigen* oder im Menü [Foodcoop \> Aufgaben](/de/Teil-1/Navigation): - -![aufgaben1.png](/aufgaben1.png) - -## Aufgabe übernehmen - -Bitte unterstütze deine Foodcoop, indem du Aufgaben übernimmst. Du erkennst, ob für eine Aufgabe noch jemand benötigt wird, indem in der Spalte *Wer machts? (Wie viele werden noch benötigt?)* ein rotes Feld mit einer Zahl aufscheint, wie viele Personen noch benötigt werden. Grün dargestellte Personen haben sich selbst für die Aufgabe gemeldet, rot dargstellte sind von jemand anderem eingetragen worden, und haben dies noch nicht bestätigt. - -Der Titel der Aufgabe sollte von deinen Kolleginnen der Foodcoop, die die Aufgaben angelegt haben, selbst erklärend gewählt worden sein. In Klammer ist der geschätzte Zeitaufwand in Stunden (h) angegeben. - -Klicke auf *Aufgabe übernehmen*, wenn du dich beteiligen möchtest. -Du kommst auf die Seite *Meine Aufgaben*. Hier kannst du jederzeit nachschauen, welche Aufgaben du übernommen hast (erreichbar über das Menü [Foodcoop > Aufgaben](/de/Teil-1/Navigation)). - -> Wenn du neu in deiner Foodcoop bist, trag dich am besten für eine Aufgabe ein, wo sich schon ein anderes Mitglied eingetragen hat, oder bitte ein erfahrened Mitglied, sich mit dir gemeinsam einzutragen. -{.is-info} - -> Die Foodsoft schickt dir noch eine Erinnerungsnachricht am Tag bevor die Aufgabe fällig wird. -{.is-info} - -> Achte besonders auf das Datum der Aufgabe, oft gibt es gleich lautende Aufgaben, die sich z.B. wöchentlich wiederholen. -{.is-warning} - -> Bloß indem du dich für eine Aufgabe meldest, ist sie meist noch nicht erledigt. Klicke *Erledigt?* daher zunächst noch nicht an, weil die Aufgabe sonst archviviert und nicht mehr angezeigt würde. Erst wenn ihr die Aufgabe zu 100% ausgeführt habt, klicke auf *Erledigt?*. -{.is-warning} - -> Du kannst auch jemand anderen eintragen, indem du auf *Bearbeiten* gehst und dort unter *Verantworliche* den Namen dieser Person eingibst. Diese Person muss es dann allerdings bestätigen, so lange sie das nicht gemacht hat, wird ihr Name rot angezeigt. -{.is-info} - -## Aufgabe abgeben - -Du hast dich z.B. versehentlich für eine Aufgabe gemeldet, und möchtest dich wieder austragen? - -1. Klicke auf den blau hinterlegten **Aufgabentitel** -1. **Bearbeiten** (auf keinen Fall Löschen – das löscht die gesamte Aufgabe inklusive der Personen, die sich außer dir bereits eingetrage haben\!) -1. Unter **Verantwortlichen** entferne deinen Namen aus der Liste, indem du auf das x rechts neben deinem Namen bzw. deiner Bestellgruppe klickst -1. Speichern mit „Aufgabe aktualisieren“ - -![aufgabe2.png](/aufgabe2.png) - -## Aufgabe selbst anlegen - -Wenn du Unterstützung von Kolleginnen deiner Foodcoop brauchst, kannst du auch selbst eine Aufgabe anlegen unter Foodcoop \> Aufgaben \> neue Aufgabe erstellen. - -> Damit sich auch wer einträgt, ist es meistens erforderlich, auch eine [Nachricht an alle auszuschicken](/de/Teil-1/Kommunikation), und auf die Aufgabe hinzuweisen. -{.is-info} - - -## Aufgabenlisten - -Es gibt verschieden Ansichten der Aufgebenliste, wo jeweils eine etwas andere Auswahl der Ansichten dargesellt wird: -- **Offene Aufgaben** (Dashboard): zukünftige Aufgaben, wo noch Personen benötigt werden. Sobald die erforderliche Personenzahl erreicht ist, oder das Datum der Aufgabe in der Vergangenheit liegt, werden Aufgaben nicht mehr angezeigt. -- **Alle Aufgaben** (Dashboard > Alle Aufgaben anzeigen, Foodcoop > Aufgaben > Alle Aufgaben): vergangene und bevorstehende Aufgaben, die noch nicht als erledigt markiert wurden -- **Meine Aufgaben** (Foodcoop > Aufgaben > Meine Aufgaben): bevorstehende Aufgaben, die ich übernommen habe -- **Erledigte Aufgaben** (Archiv) (Foodcoop > Aufgaben > Erledigte Aufgaben) - -## Gruppenaufgaben - -... - -## Aufgabe löschen - -> Lösche bitte keine Aufgabe, die du nicht selbst angelegt hast! Es gibt keine Undo-Funktion. Wie du dich von einer Aufgabe austrägst, ist weiter oben unter "Aufgabe abgeben" beschrieben. -{.is-warning} - - -# Apfel Punktesystem - -Wenn das Apfel Punktesystem aktiviert ist, ist es erforderlich, dass Mitglieder Aufgaben erledigen, um bestellen zu können: du kannst nur bestellen, wenn du mindestens eine gewisse Anzahl von Apfel-Punkten hast. Für jede erledigte Aufgabe bekommst du Apfelpunkte. - -> Aktuell ist uns keine Foodcoop in Österreich bekannt, die das Apfel Punktesystem verwendet. Wir freuen uns über geteilte Erfahrungen! -{.is-info} - diff --git a/Foodsoft/Anwendung/Navigation.md b/Foodsoft/Anwendung/Navigation.md deleted file mode 100644 index 23e51ca..0000000 --- a/Foodsoft/Anwendung/Navigation.md +++ /dev/null @@ -1,226 +0,0 @@ ---- -title: Starten und Navigieren -description: -published: true -date: 2021-10-01T14:29:07.770Z -tags: menü, foodcoop, navigation -editor: markdown -dateCreated: 2021-04-02T20:46:00.758Z ---- - -# Einleitung - -Eine **Foodcoop** (Lebensmittelkooperative) ist der Zusammenschluss von -Personen und Haushalten, die selbstorganisiert bevorzugt biologische -Produkte direkt von lokalen Bauernhöfen, Gärtnereien, Bäckereien, -Imkereien etc. beziehen. Viele der Foodcoops sind Mitglied der IG -Foodcoops, mehr Infos dazu auf -[*https://foodcoops.net*](https://foodcoops.net/). - -Die **Foodsoft** dient dazu, die Verwaltungsaufgaben für Foodcoops zu -vereinfachen und zu automatisieren. Mit der Foodsoft können -Informationen ausgetauscht, Mails an Mitglieder und Gruppen versendet, -Mitglieder, ProduzentInnen bzw. LieferantInnen, Bestellungen, Aufgaben, -Konten, Finanzen, Rechnungen, Artikel und das Lager verwaltet werden, -sowie Links zu eigenen und anderen Seiten hinterlegt werden. Bei der -Anwendung handelt es sich um eine Webanwendung, die mit jedem -Web-Browser aufrufbar sein sollte. Momentan funktioniert die Anwendung -nur auf Desktop Rechnern und Laptops einwandfrei. Die Funktionalität für -Mobil Geräte ist noch eingeschränkt, soll aber in Zukunft verbessert -werden. - -Die folgende Dokumentation beschreibt grundsätzlich alle Funktionen, die -in der Foodsoft zur Verfügung stehen. Einige Foodcoops nutzen jedoch -nicht alle dieser Funktionen. Manchmal scheinen diese Funktionen dadurch -gar nicht auf und müssten erst aktiviert werden, manchmal sind sie auch -sichtbar, obwohl sie nicht benutzt werden. Wenn du den Eindruck hast, -dass es für euch eine Erleichtung wäre, bestimmte Funktionen doch zu -verwenden, schlage es in deiner Foodcoop vor. Falls ihr selbst Probleme -beim Einrichten habt, es findet sich aus einer anderen Foodcoop sicher -wer, der euch dabei helfen kann. - - - -# Foodsoft Aufruf und Anmeldung - -Die Foodsoft wird über einen Web-Browser wie Firefox, -Chrome, Internet-Explorer o.ä. aufgerufen über die Webadresse -> [*https://app.foodcoops.net/*](https://app.foodcoops.net/)\ - -> ist dabei der Name deiner Foodcoop. Üblicherweise bekommst du die vollständige Webadresse von deiner Foodcoop mit den Zugangsdaten. -{.is-info} - - -Am besten funktioniert die Foodsoft auf einem PC oder Laptop. Für -Smartphones ist sie derzeit nicht perfekt geeignet, an einer Foodsoft -App wird gearbeitet (Stand Februar 2021). Fürs Bestellen gibt es einen -Trick, der weiter unten beschrieben ist. - -> Für den Login ist eine Emailadresse und ein Passwort erforderlich. Beides solltest du von deiner Foodcoop erfahren, die einen Zugang für dich angelegt hat. -{.is-info} - - - - -## Erstes Mal Anmelden - -Im folgenden Video-Tutorial cder Foodcoop Fresskorb erfährst du, wie du dich das erste Mal anmeldest, deine persönlichen Daten vervollständigst und dein Passwort neu setzt. - - - - - - -# Startseite (Dashboard) - -Das Dashboard, also die Seite, die dir nach dem Login angezeigt wird, -und die über das Menü über den Eintrag „Dashboard“ erreichbar ist, -beinhaltet folgende Bereiche, von oben nach unten: - - - gegebenenfalls Infos deiner Foodcoop (siehe administrativer Teil, wie das eingerichtet werden kann) - - - [Offene Aufgaben](./Mitmachen): wo wird meine Mitarbeit benötigt? - falls die - Aufgaben-Funktion verwendet wird - - - [Laufende Bestellungen](./Bestellen): was kann ich aktuell bestellen? - - - [Neueste Nachrichten](./Kommunikation) – falls Nachrichten verwendet werden - - - [Meine Bestellgruppe](./Bestellgruppe): Guthaben, Letzte Transaktionen, Kontoauszug anzeigen - - - - -# Navigation - -Je nach Breite deines Displays bzw. Browser-Fensters sieht das Menü unterschiedlich aus. - - - - -## Breites Display - -Bei einem breiten Display wie z.B. am PC oder Laptop sieht es so aus: - -![menues-standard.gif](/menues-standard.gif) - - - - -## Schmales Display - -Bei einem schmalen Display wie z.B. am Smartphone, oder wenn du am Computer dein Browserfenster schmal machst; - -![menu2schmal.png](/menu2schmal.png) - -Hier klappt das Menü erst auf, wenn du auf den eingekreisten Button klickst: - -![menu3schmal-ausgeklappt.png](/menu3schmal-ausgeklappt.png) - -Hier noch das ganze in animierter Form: - -![menues-standard-schmal.gif](/menues-standard-schmal.gif) - - - - -## Menü - -Das Menü hat folgende Struktur. Erklärungen zu den Menupunkten sind über die jeweiligen Links erreichbar: - - - Dashboard - - - Foodcoop - - - [Mitglieder](Kommunikation) - - [Arbeitsgruppen](Kommunikation) - - [Bestellgruppen](Kommunikation) - - *[Nachrichten](Kommunikation) (falls in deiner Foodcoop aktiviert)* - - *[Dokumente](Dokumente) (falls in deiner Foodcoop aktiviert)* - - *[Umfragen](Kommunikation) (falls in deiner Foodcoop aktiviert)* - - [Aufgaben](Mitmachen) - - - [Wiki](Dokumente) - - - Startseite - - alle Seiten - - - [Bestellungen](Bestellen) - - - Bestellen! - - Meine Bestellungen - - *Abholtage (falls in deiner Foodcoop aktiviert)* - - - Links: Die Einträge in diesem Menü können von den Administratorinnen deiner Foodcoop beliebig gestaltet werden (siehe [Einstellungen > Links](/de/Foodsoft/Administration/Einstellungen#einstellungen-links)). - - -> Wenn du besondere Berechtigungen hast, können auch mehr Menüs da sein, die im [administrativen Teil der Dokumentation](/de/Foodsoft/Administration) beschrieben sind. -{.is-info} - - - - -## Link-Leiste - -Rechts oberhalb des Menüs (bei breitem Display) oder unterhalb des foodsoft Logos (bei schmalem Display) gibt es noch die blau hinterlegten Links: - -![menu1breit.png](/menu1breit.png) - - - - [(Dein Name) – hier kannst du dein Profil und deine Bestellgruppe verwalten](/de/Teil-1/Bestellgruppe) - (im Bild steht "Max TEST"): - - - Profil bearbeiten - - Meine Bestellgruppe - - *Zahlungsreferenz-Rechner (falls in deiner Foodcoop aktiviert)* - - Abmelden - - - (Einen Link zur Homepage deiner Foodcoop) - - - Hilfe - - - Feedback - - - - - -## Direkt zu... - -![direkt-zu.png](/direkt-zu.png) - -Der graue Kasten enthält eine Auswahl der Menüpunkte. Falls du hier eine gewünschte Funktion nicht findest, solltest du sie im Menü finden. - -> Welche Menüpunkte hier aufscheinen, können auch die Administratorinnen deiner Foodcoop nicht beeinflussen. -{.is-info} - - - - - - - -# Listen - -An vielen Stellen in der Foodsoft werden Informationen in Form von Listen dargestellt. Wenn die Listen länger sind, gibt es verschiedene Möglichkeiten, sich darin zurechtzufinden: - -![listen-navigation.png](/listen-navigation.png) - -- Blättern: - - Seite 1, 2, 3, ..., akztelle Seitenummer ist grau hinterlegt - - eine Seite vor/zurück blättern: < bzw. > - - Erste/letzte Seite: << bzw. >> -- Anzahl der Ergebnisse pro Seite ändern (20 (=Standardwert), 50, 100, 200, 500) -- Suchfunktion (nicht immer verfügbar); - - Falls nicht vorhanden: Anzahl der Ergebnisse pro Seite auf Maximum (500) stellen und Browser-Suche verwenden - - - - - - -# Abmelden/Logout - -Um dich abzumelden und die Sitzung zu beenden, klicke im Menu rechts-oben auf einen Namen und "Abmelden". - -![abmelden.png](/abmelden.png) \ No newline at end of file diff --git a/Foodsoft/Programmierung/Erste-Schritte.md b/Foodsoft/Programmierung/Erste-Schritte.md deleted file mode 100644 index bf6ef11..0000000 --- a/Foodsoft/Programmierung/Erste-Schritte.md +++ /dev/null @@ -1,24 +0,0 @@ ---- -title: Erste Schritte -description: -published: true -date: 2021-10-01T12:20:11.258Z -tags: -editor: markdown -dateCreated: 2021-10-01T12:20:11.258Z ---- - -# Quellcode und weitere Informationen - - -> [Foodsoft auf GitHub](https://github.com/foodcoops/foodsoft) -{.is-info} - - -> [Foodsoft setup manuell](https://github.com/foodcoops/foodsoft/blob/master/doc/SETUP_DEVELOPMENT.md) -{.is-info} - - - -> [Foodsoft setup Docker](https://github.com/foodcoops/foodsoft/blob/master/doc/SETUP_DEVELOPMENT_DOCKER.md) -{.is-info} \ No newline at end of file diff --git a/Foodsoft/videos.md b/Foodsoft/videos.md deleted file mode 100644 index 985fb8b..0000000 --- a/Foodsoft/videos.md +++ /dev/null @@ -1,27 +0,0 @@ ---- -title: Videos -description: -published: true -date: 2021-04-20T20:34:04.432Z -tags: -editor: markdown -dateCreated: 2021-03-25T09:26:25.465Z ---- - -# Videos - -## Erstanmeldung - - - -## Neuen Benutzer anlegen - - - -## Bestellen - - - -## Passwort generieren und Profil bearbeiten - - \ No newline at end of file diff --git a/documentation/admin/finances/accounts.md b/documentation/admin/finances/accounts.md deleted file mode 100644 index 448c35a..0000000 --- a/documentation/admin/finances/accounts.md +++ /dev/null @@ -1,128 +0,0 @@ ---- -title: Foodsoft-Konten für Guthaben der Mitglieder -description: Menü Finanzen > Konten verwalten -published: true -date: 2021-10-02T20:50:35.062Z -tags: -editor: markdown -dateCreated: 2021-04-20T23:12:07.102Z ---- - -Jede Bestellgruppe hat in der Foodsoft automatisch ein virtuelles Konto, das ein Guthaben für die Bestellgruppe darstellt. Die Guthabenstände können von Finanzberechtigten in der Foodsoft manuell verändert werden (z.B. aufgrund von Zahlunsgeingängen im Ebanking des Foodcoop Bankkontos), oder automatisch durch eine Anbindung der Foodsoft an das Bankkonto der Foodsoft. Die Foodsoft kann die Kosten für Bestellungen und Mitgliedsbeiträge von diesem Guthaben abbuchen. - -Auch die Foodccoop selbst hat ein Konto, auf das z.B. die Mitgliedsbeiträge, die von den Bestellgruppen abgeucht werden, gutgeschrieben werden können. - -# Transaktionsklassen und Transaktionstypen - -Das Guthaben der Foodsoftkonten der einzelen Bestellgruppen kann über **Transaktionsklassen** in mehrere Teilguthaben aufgeteilt werden, zum Beispiel für Bestellungen und für Mitgliedsbeitrag. Diese können getrennt aufgeladen werden (siehe auch Zahlungsreferenz-Rechner), und Kontostände werden auch für die Mitglieder separat angezeigt. In den Transaktionslisten (Foodsoft-Kontoauszüge) gibt es für jede Klasse eine eigene Spalte. - -**Transaktionstypen** sind in Ergänzung zum Verwendungszweck (“Notiz”) bei Transaktionen zu sehen. Während bei Notiz der Text frei wählbar ist, können bei Transaktionstyp nur jene Typen ausgewählt werden, die auch vorher angelegt wurden. Dadurch wird es möglich, ähnliche Transaktionen zu gruppieren und einzeln zu bilanzieren, siehe dazu die Beispiele im Folgenden. Transaktionstypen sind jeweils einer Transaktionsklasse zugeordnet, sodass die Klasse automatisch über den Typ ausgewählt wird. - -Bei folgenden Funktionen in der Foodsoft ist jeweils eine Transaktionsklasse auszuwählen: -- Finanzen \> Konten verwalten - - neue Transaktion - - neue Überweisungen eingeben -- Finanzen \> Bestellungen abrechnen \> abrechnen -- Finanzen \> Bankkonten \> Transaktionen zuordnen (Auswahl erfolgt automatisch aufgrund der Zahlunsgreferenzcodes) -- Finanzen \> Bankkonten \> Finanzlink erstellen \> Kontotransaktion hinzufügen - -Ist eine neue Foodcoop entstanden, gibt es standardmäßig (default) eine Klasse „Other“ mit einem Kontotransaktionstypen (KTT) „**Foodcoop**“. Das ist das Mindestmaß das vom System notwendig ist (und daher angelegt wird) um grundlegende Funktionalität anzubieten. Da alle Foodcoops (FCs) sehr unterschiedlich organisiert sind und arbeiten gibt es keinen Leitfaden für „Die Richtige Einstellung“. Sondern: Von FC zu FC gibt es unterschiedliche Herangehensweisen, Bedürfnisse und somit Einstellungen. Durch Erstellung einiger zusätzlicher Kontotransaktionstypen und der Anbindung des Vereinskontos bietet die Foodsoft zusätzlich zum Bestellen eine vereinfachte (doppelte) Buchführung. - -## Transaktionsklassen und -typen erstellen und bearbeiten - -*Administration \> Finanzen* - -> Hier fehlt noch eine detaillierte Beschreibung. -{.is-info} - -## Empfehlungen für Transaktionsklassen und -typen - -- Transaktionsklasse “Guthaben Bestellungen” - - Transaktionstyp “Überweisung Guthaben”, Kürzel G für Aufbuchung Guthaben durch Mitglieder - - Transaktionstyp ”Foodsoft” für Abbuchungen für Bestellungen durch Foodcoop - - Vorschläge für weitere Transaktionstypen (Franckkistl): Anfangsbuchstaben im Alphabet hinter F wichtig damit “Foodsoft” als Standard bei Auswahllisten an erster Stelle steht): - - Spende - - Lieferung (wenn Foodcoop Mitglied Ware liefert und mit Foodsoft Guthaben bezahlt wird) - - Zuschuss Fahrtkosten - - Spesen für Anschaffungen (z.B. Mitglied besorgt und bezahlt aus eigener Tasche Glühbirnen für Lagerraum, bekommt Betrag über Foodsoft gutgeschrieben) - - Pfandauszahlung - - Vorschuss Guthaben (für Notfälle, wenn die Banktransaktion zu lange dauert, Transaktion soll dann wieder gelöscht werden wenn Guthaben eintrifft; Vorteil: man kann in der exportierten Kontodatei nach diesen Transaktionen suchen und prüfen, ob sie alle storniert wurden.) -- Transaktionsklasse “Guthaben Mitgliedsbeitrag” - - Transaktionstyp “Überweisung Mitgliedsbeitrag”, Kürzel M für Aufbuchung Mitgliedsbeitrag durch Mitglieder - - Transaktionstyp “Mitgliedsbeitrag” für Abbuchung Mitgliedsbeitrag durch Foodcoop - - Option *Für Kontostand ignorieren* sollte angewählt werden, damit das Guthaben Mitgliedsbeitrag nicht zum verfügbaren Guthaben hinzugerechnet wird. - -In der Ansicht **Finanzen \> Konten verwalten** sind die Transaktionsklassen als Spalten abgebildet und ermöglichen einen Überblick der ev. noch nicht erfolgten Einzahlungen (zb. Mitgliedsbeitrag). - -Forumsbeiträge zum Thema: - - - [*https://forum.foodcoops.at/t/bank-anbindung-verstehen-und-richtig-konfigueren/471*](https://forum.foodcoops.at/t/bank-anbindung-verstehen-und-richtig-konfigueren/471) - - [*https://forum.foodcoops.at/t/neue-funktionen-in-der-foodsoft/4847/2*](https://forum.foodcoops.at/t/neue-funktionen-in-der-foodsoft/4847/2) - -# Kontoauszüge anzeigen - -*Finanzen \> Konten verwalten* -- Liste Bestellgruppen: Kontoauszug \> Kontoauszug der Bestellgruppe anzeigen - - gelöschte Bestellgruppen sind nicht auswählbar -- **Alle Transaktionen**: alle Transaktionen aller (auch bereits gelöschter Bestellgruppen, gekennzeichnet mit †) werden angezeigt - - Kontoauszug von gelöschter Bestellgruppe rekonstruieren: Transaktion der Bestellgruppe suchen, in Spalte „Bestellgruppe“ auf Link klicken: alle Kontotransaktionen und End-Kontostand werden angezeigt -- **Foodcoop Transaktionen**: eigenes Konto für Foodsoft, wo z.B. Mitgliedsbeiträge hingebucht werden können, siehe *Sammeltransaktionen manuell durchführen*. -- **Finanzlink erstellen**: ... - -## Summe aller Guthaben ermitteln - -> Hier fehlt noch eine detaillierte Beschreibung. -{.is-info} - -# Transaktionen durchführen - -## Transaktionen einzeln manuell durchführen - -Finanzen \> Konten verwalten -- Bestellgruppe suchen über Suchfeld, blättern oder Anzahl der dargstellten Einträge erhöhen -- Bei der entsprechenden Bestellgruppe “Neue Transaktion” anklicken -- Positiver Betrag: Guthaben erhöht sich, negativer Betrag: Guthaben verringert sich. -- Cent-Betrag mit Komma oder Punkt als Dezimaltrenner eingeben: 1,25 oder 1.25 möglich. - -## Transaktionen automatisch durchführen - -Bei Zahlungseingang am Foodcoop Bankkonto Guthaben für Bestellgruppe aufladen: siehe [Bankkonto mit Foodsoft verknüpfen](/de/documentation/admin/finances/bank-accounts). - -## Sammeltransaktionen manuell durchführen - -Wenn mehreren Bestellgruppen unterschiedliche Beträge (egal ob positiv oder negativ) aber mit gleichem Text und gleichem Transaktionstyp zu buchen sind. -Insbesondere für die Abbuchung von Mitgliedsbeiträgen, siehe unten eigener Abschnitt. - -*Finanzen \> Konten verwalten \> Neue Überweisungen eingeben* -- **Cent-Beträge: Punkt statt Komma** als Dezimaltrenner verwenden\! -Also z.B. **1.25** für 1,25 € = 1 € 25 Cent. Sonst wird der Cent-Betrag abgeschnitten, also 1,25 ergibt 1,00 €. -- Foodcoop Transaktion erstellen: Die Summe aller eingegeben Beträge wird mit umgekehrten Vorzeichen dem Foodsoft-Konto “Foodcoop” gegengebucht (siehe [Foodsoft-Kontoauszüge anzeigen](#anchor-139)). -- Finanzlink erstellen: ... - -## Bestellungen abbuchen - -Wie Mitgliedern das Guthaben für Bestellungen abgebucht werden kann, findest du unter [Bestellung abrechnen](../Bestellungen). - - -## Mitgliedsbeiträge abbuchen - -Empfohlene Vorgehensweise: -- Administration \> Finanzen: Transaktionsklassen anlegen wie oben beschrieben: - - Mitglieder können über Zahlungsreferenzcodes selbst ihre Guthaben für Mitgliedsbeitrag und Bestellung aufladen. - - Monatlich wird der Mitgliedsbeitrag per Sammeltransaktion vom “Guthaben Mitgliedsbeitrag” abgebucht wie im Folgenden beschreiben. - - Der Kontostand aller Transaktionsklassen wirkt sich grundsätzlich auf das verfügbare Guthaben für Bestellungen aus, solange bei einzelnen Transaktionsklassen nicht die Option *Für Kontostand ignorieren* aktiviert ist. Daher sollte diese Optiion für die Transaktionsklasse der Mitgliedsbeiträge aktiviert werden (neu März 2021). - - -### Aktivierung und Vorbereitung - -- Administration \> Einstellungen \> ... -- Einmalig erforderlich: Alle Bestellgruppen über *Administration \> Bestellgruppen* einzeln bearbeiten: Mitgliedsbeitrag mit minus eingeben, also z.B. -10 für 10 € Mitgliedsbeitrag -- Wenn neue Bestellgruppen angelegt werden: Mitgliedsbeitrag eintragen\! - -### Abbuchung von Mitgliedsbeiträgen - -- Finanzen \> Konten verwalten \> Neue Überweisungen eingeben -- Kontotransaktionstyp: empfohlen, eine Kategorie “Mitgliedsbeitrag” wie oben beschrieben anzulegen und auszuwählen -- Text: Empfehlung: für welchen Zeitraum wird der Mitgliedsbeitrag abgebucht, z.B. “Juli 2020” -- Alle Bestellgruppen mit Mitgliedsbeitrag hinzufügen -- Foodcoop Transaktion erstellen: Die Summe aller eingezogenen Mitgliedsbeiträge wird mit dem Foodsoft-Konto “Foodcoop” gutgeschrieben. Dadurch bekommst du einen Überblick, wieviele Mitgliedsbeiträge die Foodcoop bezieht. \ No newline at end of file diff --git a/documentation/admin/foodsoft-demo.md b/documentation/admin/foodsoft-demo.md deleted file mode 100644 index cec4bb7..0000000 --- a/documentation/admin/foodsoft-demo.md +++ /dev/null @@ -1,29 +0,0 @@ ---- -title: Foodsoft Demoinstallationen -description: Zum Ausprobieren der Foodsoft -published: true -date: 2021-10-02T21:41:59.081Z -tags: -editor: markdown -dateCreated: 2021-06-06T13:23:54.170Z ---- - -In den folgenden Demo-Versionen kannst du die Foodsoft ausprobieren. Das ist auch nützlich, wenn ihr schon eine Foodsoft habt, aber du etwas probieren möchtest, ohne in eurer Foodsoft etwas zu verändern oder kaputt zu machen, oder um Testdaten zu erzeugen, die in eurer Foodsoft nicht sichtbar sein sollen. - -# foodcoops .net -- Link: https://foodcoops.net/demo/ -- Admin-Benutzer: admin, Passwort: ... -- normaler Benutzer: ... - -> Viele der angelegten Testdaten sind auf Englisch. Du kannst die Sprache für die Menüs und Überschriften auf Deutsch umstellen. -{.is-info} - - -# foodcoops .at - -- Link: https://app.foodcoops.at/demo/ -- Benutzer: admin -- Passwort: ... - -> Das Anlegen von Bestellungen funktioniert nun wieder (September 2021). -{.is-success} diff --git a/documentation/admin/general.md b/documentation/admin/general.md deleted file mode 100644 index d55fa4c..0000000 --- a/documentation/admin/general.md +++ /dev/null @@ -1,158 +0,0 @@ ---- -title: Überblick -description: -published: true -date: 2021-10-02T21:07:04.877Z -tags: -editor: markdown -dateCreated: 2021-04-20T19:57:55.363Z ---- - -# Einleitung -In diesem Teil der Dokumentationen sind Funktionen der Foodsoft beschrieben, die zur Einrichtung und Administration erforderlich sind. Diese Funktionen sind nur für Foodsoft Benutzerinnen mit entsprechenden Zugriffsrechten verfügbar (siehe [Benutzerinnenverwaltung](/de/documentation/admin/users)). - -Die Funktionen der Foodsoft werden ständig erweitert, machmal kann es sein, dass eine neue Funktion noch nicht hier dokumentiert ist. Bitte trag selbst etwas bei, indem du eine Beschreibung, oder zumindest an der passenden Stelle eine Überschrift hinzufügst. - -# Funktionsüberblick - was die Foodsoft alles kann - -## Typische Foodcoop-Abläufe und die jeweilige Unterstützung durch die Foodsoft - -So könnte ein typischer Wochenablauf in einer Foodcoop mit einem wöchentlichen Bestellrhythmus aussehen: - -1. Samstag: -FC-Mitglied legt in der **Foodsoft Bestellungen** an, offen von Samstag bis Mittwoch, schickt **über die Foodosft eine Nachricht an alle** zur Info aus. -2. Samstag bis Mittwoch: -FC-Mitglieder bestellen oder verändern ihre **Bestellungen über die Foodsoft**; dazu müssen sie vorher ihr Guthaben aufgeladen haben, und können nur so lange bestellen, bis das Guthaben erschöpft ist. Das Guthaben bleibt zunächst noch unangetastet und wird nur "reserviert" - in der Foodsoft wird das "verfügbares Guthaben" angezeigt -3. Mittwoch: -Der Status der Bestellungen wird eingefroren, FC-Mitglieder können ihre Bestellungen nun nicht mehr ändern, **Listen der Bestellungen** (enthalten nur jeweils gesamte Artikelzahl der Foodcoop) werden **von der Foodsoft an die Lieferantinnen** geschickt -4. Donnerstag: -FC-Mitglied erstellt in der **Foodsoft mit der Funktion Abholtage Bestelllisten** und druckt sie aus, eine nach Bestellgruppen sortiert, eine nach Artikel sortiert und legt diese Bestelllisten in der Lagerraum -5. Donnerstag bis Freitag: -Lieferantinnen liefern bestellte Artikel in den Lagerraum; FC-Mitglied nimmt über **Foodsoft** Bestellungen an und vermerkt **Abweichungen zwischen Bestellung und Lieferungen** -6. Freitag = **Abholtag**: -Mitglieder holen ihre bestellten Artikel im Lagerraum ab, die ausgedruckten Bestellliste helfen ihnen dabei,sich ihre Artikel zusammenzusuchen. Im Lagerraum liegen Papierlisten auf, wo die Mitglieder das von ihnen zurückgebrachte Pfand für Leergebinde eintragen, Abweichungen von ihrer Bestellung und dem, was sie bekommen haben, sowie das tatsächliche Gewicht bzw. der tatsächlich Preis bei Artikeln mit variierendem Gewicht. In Zukunft wird es anstelle der Papierlisten eine Foodsoft App geben, über die diese Informationen direkt in die Foodsoft eingegeben werden können. - -Parallel dazu laufen noch folgende Vorgänge ab: - -1. **Mitglieder laden ihr Foodsoft-Guthaben auf**, indem sie per Banküberweisung unter Verwendung eines in der Foodsoft generierten Zahlungsreferenzcodes Geld an das Bankkonto der Foodsoft überweisen; - -2. Ein FC-Mitglied mit Ebanking Zugriff auf das Bankkonto importiert regelmäßig z.B. einmal täglich an Wochentagen in der früh, und/oder wenn sie über die Ebanking-App Mitteilungen über neue Kontoeingänge gekommt, die **Buchungsdaten des Bankkontos in die Foodsoft**. Überweisungen der Mitglieder für Guthaben werden dabei über die Zahlunsgreferenzcodes automatisch ihrem Foodsoft-Guthaben gutgeschrieben. -3. Ein FC-Mitglied überträgt die Papierlisten des Lagerraums in die Foodsoft, indem das Pfand dem Mitglieder Guthaben gutgeschrieben wird, Bestellungen an die tatsächlich erhaltene Mengen angepasst und Differenzbeträge bei Artikeln mit variablen Kosten dem Mitglieder-Guthaben gutgeschrieben oder abgezogen werden. -4. LieferantInnen schicken Rechnungen an die Foodcoop mit ihren Lieferungen, per Post oder per Email; FC-Mitglieder übertragen diese **Rechnungen in die Foodsoft** und kontrollieren, inwieweit das bei den Bestellungen von den Mitglieder-Guthaben abgezogene Geldbträge mit denen der Rechnungen übereinstimmen, und geben sie in der Foodsoft zur Bezahlung frei (sofern auch Punkt 2 schon erledigt ist) -5. Ein FC-Mitglied mit Zugang zum E-Banking des FC-Bankkontos **zahlt freigegebene Rechnungen ein,** indem sie in der Foodsoft Rechnungen aus der Liste der unbezalten Rechnungen auswählt, und in der E-Banking-App die Transaktionen freigibt. -6. Ein FC-Mitglied **rechnet in der Foodsoft abgeschlossene Bestellungen ab**, für die bereits eine Rechnung eingegeben und bezahlt wurde. Damit wird das bis dahin für Bestellungen nur reservierte Guthaben den Mitgliedern endgültig abgezogen, es scheint auf ihrem **Kontoauszug in der Foodsoft** auf. -7. Ein FC-Mitglied bucht monatlich über die **Foodsoft** die **Mitgliedsbeiträge** der Mitglieder von ihrem Guthaben ab. -8. Mitglieder können sich über **Nachrichten in der Foodsoft** austauschen, die sie per Email zugeschickt bekommen, Entscheidungen können über **Umfragen** getroffen werden, anfallende **Aufgaben** werden über die Foodsoft ausgeschrieben und FC-Mitglieder tragen sich dafür ein. - -## Anwendungsvarianten der Foodsoft - -Es gibt viele Anwendungsvarianten der Foodsoft, je nachdem, welche der -Funktionen der Foodsoft genutzt bzw. nicht genutzt werden. Damit die -Foodsoft in jedem Fall korrekt eingerichtet und verwendet werden kann, -haben wir im Folgenden versucht, typische Anwendungsfälle aufzulisten. - -| | | | | | -| ------------------- | - | - | - | - | -| Funktion / Variante | 1 | 2 | 3 | 4 | -| Bestellen | x | x | x | x | -| Guthaben | | x | x | x | -| Rechnungen | | | x | x | -| Bankanbindung | | | | x | - -### Variante 1: nur Bestellen - -Auch wenn ihr die Foodsoft nur zum Bestellen verwendet, solltet ihr unbedingt eure Bestellungen auch abrechnen (siehe [Bestellung abrechnen](#anchor-64)). Damit sagt ihr der Foodsoft, dass die Bestellung nur mehr historisch relevant ist. Andernfalls taucht sie sowohl bei den Abholtagen, als auch in der Bestellverwaltung auf. Irgendwann werden die Seiten dann aber so lang, dass sie Ewigkeiten zum Laden benötigen. - -Sofern ihr die Foodsoft nicht für eure Finanzen verwendet, solltet ihr - -- *Mitglieder manuell abrechnen* unter Administration-\>Einstellungen-\>Finanzen aktivieren. Dadurch gibt es auf den Konten keine Buchungen, wenn ihr die Bestellungen abrechnet. -- Wenn ihr *Minimaler Kontostand* zusätzlich noch auf z.B. *-1000* setzt, dann könnt ihr euch das mit dem „Startgeld“ ersparen. - -### Variante 2: Bestellungen und Guthaben, keine Rechungen - -Bei der Abrechnung von Bestellungen wird den Mitgliedern das entsprechende Guthaben von ihren Foodsoft-Konten abgebucht. Dafür ist es nötig, auch eine Rechnung anzulegen. Gedacht ist es so, dass dabei eine digitale Kopie der Rechnung der Lieferantin in der Foodsoft erstellt wird. Das mag nach ein wenig Mehraufwand klingen, ermöglicht aber eine bessere Übersicht und Arbeitsteilung in der Foodcoop. Falls ihr dennoch keine „echten“ Rechnungen anlegen wollt, müsst ihr zumindest eine Pseudo-Rechnung erstellen, um Bestellungen abrechnen zu können. Diese -sollten: - -- Der Bestellung zugeordnet sein -- Rechnungsbetrag = Bestellbetrag -- Als bezahlt markiert werden, indem im Feld ein Datum eingetragen wird - -### Variante 3: keine Bankanbindung - -- Guthaben aus Ebanking manuell in Foodsoft übertragen -- Rechnungen händisch als bezahlt markieren - -### Variante 4: Vollnutzung - -Wie beschrieben unter *Funktionsüberblick*. - -### Optionale Funktionen - -Folgende Funktionen können optional teilweise auch deaktiviert werden, -wenn sie nicht benötigt werden, sodass sie gar nicht aufscheinen: - -- Nachrichten -- Aufgaben und Apfelpunkte-System -- Umfragen -- WIKI -- Dokumenteverwaltung - -# Menüs für Administration - -Mit Administrationsrechten ist das Foodsoft Menü gegenüber den Standard-Rechten (siehe [Benutzerinnenverwaltung](/de/documentation/admin/users)) erweitert: - -![menues-admin.gif](/menues-admin.gif) - - -| Menü | Untermenü | [Berechtigung(en)](/de/documentation/admin/users) | -| ------------------- | --------- | --------------- | -| Bestellungen | [Bestellverwaltung](/de/documentation/admin/orders) | Bestellungen | -| Artikel | Lieferantinnen | | -| Artikel | Lager | | -| Artikel | Kategorien | | -| Finanzen | Übersicht | Finanzen | -| Finanzen | [Bankkonten](/de/documentation/admin/finances/bank-accounts) | Finanzen | -| Finanzen | [Konten verwalten](/de/documentation/admin/finances/accounts)| Finanzen | -| Finanzen | [Bestellungen abrechnen](/de/documentation/admin/orders) | Finanzen | -| Finanzen | [Rechnungen](/de/documentation/admin/finances/) | Finanzen | -| Adminstration | [Benutzerinnen, Bestellgruppen, Arbeitsgruppen, Nachrichtengruppen](/de/documentation/admin/users) | Admin | -| Adminstration | [Einstellungen](/de/documentation/admin/settings) | Admin | - -# Foodsoft einrichten - -Die IG Foodcoops betreibt einen Server, auf dem die Foodsoft installiert ist, und Foodcoops ihre eigene Foodsoft Instanz aktiviert bekommen können. Ihr müsst euch also nicht selbst um einen Server und die Installation der Foodsoft kümmern, obwohl das natürlich auch möglich ist. Wenn ihr dabei seid, eine Foodcoop neu zu gründen, könnt ihr in der Demo-Instanz die Foodsoft zunächst mal ausprobieren. Wenn ihr sicher seid, dass ihr sie verwenden wollt, sind folgende Schritte nötig bzw. empfohlen: - - -## Notwendige Schritte - -1. IG Foodcoop kontaktieren für die [Erzeugung einer eigenen Foodsoft-Instanz für eure Foodcoop am Server der IG](/de/documentation/admin/request-foodsoftinstance) -1. [Allgemeine Einstellungen](/de/documentation/admin/settings) -1. [Benutzerinnenverwaltung](/de/documentation/admin/users) BenutzerInnen und Bestellgruppen anlegen, Arbeitsgruppen und Berechtigungen setzen -1. [Lieferantinnen, Artikel und Kategorien anlegen](/de/documentation/admin/suppliers) - -## Optionale Schritte - -- [Dokumente, Infos und Anleitungen für Foodcoop Mitglieder anlegen](/de/documentation/usage/sharedocuments) -- [Bankkonto mit Foodsoft verbinden](/de/documentation/admin/finances/bank-accounts) -- ... - - -# Foodsoft verwenden - -- [Benutzerinnen und Bestellgruppen anlegen](/de/documentation/admin/users) -- [Lieferantinnen und Artikel anlegen](/de/documentation/admin/suppliers) -- [Lager anlegen](/de/documentation/admin/storage) -- [Bestellungen anlegen](/de/documentation/admin/orders) -- [Mitglieder-Konten für Guthaben](/de/documentation/admin/finances/accounts) -- [Rechnungen anlegen](/de/documentation/admin/finances/invoices) -{.links-list} - -## Allgemeine Tipps - -- [Demoinstallationen der Foodsoft](/de/documentation/admin/foodsoft-demo) Hier kannst du die Foodsoft testen und etwas ausprobieren, ohne etwas in deiner eigenen Foodsoft kaputt zu machen -{.links-list} -- [Begriffsklärungen](/de/documentation/admin/terms-definitions) Manche Begriffe in der Foodsoft haben spezielle oder auch mehrfache Bedeutungen -- [Brutto, Netto und Mehrwertsteuer](/de/documentation/admin/finances/value-added-tax) Wie wir als Foodcoop mit Mehrwertsteuer umgehen sollen, und wie Mehrwertsteuer in der Foodsoft berücksichtigt werden kann -- [Foodsoft-Listen](/de/documentation/admin/lists) Allgemeines zum Umgang mit Listen-Darstellungen in der Foodsoft (Artikel, Bestellungen, Rechnungen, ...), die schnell mal etwas unübersichtlich werden können - - diff --git a/documentation/admin/orders.md b/documentation/admin/orders.md deleted file mode 100644 index 6435153..0000000 --- a/documentation/admin/orders.md +++ /dev/null @@ -1,352 +0,0 @@ ---- -title: Bestellungen -description: Menü Bestellungen: Bestellverwaltung, Abholtage; Finanzen: Bestellungen abrechnen -published: true -date: 2021-10-02T21:50:13.745Z -tags: -editor: markdown -dateCreated: 2021-04-20T22:03:00.312Z ---- - -# Einleitung - -## Lebenszyklus von Bestellungen - -Bestellungen durchlaufen in der Regel folgende Stadien, wobei eine Änderung meist nur vorwärts möglich ist: - -1. Bestellung ist noch nicht offen, weil sie erst in der Zukunft startet (optional) -2. Bestellung ist offen: Bestellgruppen können ihre Bestellungen erstellen und bearbeiten -3. Bestellung ist beendet: Bestellgruppen können ihre Bestellungen nicht mehr bearbeiten, Bestellungen werden an Lieferantinnen geschickt; Bestellung kann nicht mehr wieder geöffnet werden, um von Bestellgruppen bearbeitet zu werden. Nach der Lieferung kann die Bestellung grundsätzlich nur noch mit spezieller Berechtigung angepasst werden (z.B. wenn nicht alles geliefert wurde, was bestellt wurde) -4. Bestellung ist abgrechnet: Bestellung kann nicht mehr verändert werden - -Die folgende Skizze stellt diesen Lebenszyklus dar. Der blaue Pfeil in der Mitte deutet die Zeitachse an: -![bestellung.png](/bestellung.png =400x) - -## Bestellungen abrechnen und Rechnungen anlegen - -Beim Bestellen werden die Beträge den Bestellgruppen noch nicht von ihren Konten abgebucht, es verringern sich zunächst nur die verfügbaren Guthaben. Erst beim Abrechnen einer Bestellung werden die Beträge für diese Bestellung den Bestellgruppen von ihren Foodsoft-Konten abgebucht. -Nur vorher können noch Anpassungen durchgeführt werden, wenn es z.B. bei der Lieferung Abweichungen zur Bestellung gibt. Weiters sollte die Rechnung des Produzenten angelegt und mit der Bestellung verknüpft werden, um vergleichen zu können, ob sich die Geldbeträge von Rechnung und Bestellung decken. - -> Achtung auf die Einhaltung der Reihenfolge: sobald eine Bestellung abgerechnet ist, kann sie nicht mehr angepasst werden, und es können keine Rechnungen mehr mit dieser Bestellung verknüpft werden. -{.is-warning} - -Daher sollte folgende Reihenfolge strikt eingehalten werden: - -1. Bestellung an tatsächlich gelieferte Artikel anpassen -2. Rechnung in der Foodsoft für die Bestellung anlegen (Details siehe unten). Wenn die ProduzentInnen Rechnungen über mehrere Bestellungen gesammelt ausstellen, warten, bis die Rechnung kommt und für die betroffenen Bestellungen eine gemeinsame Rechnung in der Foodsoft anlegen. -3. Rechnungsdaten der Rechnung von der ProduzentIn in die Foodsoft eingeben und prüfen: stimmen Beträge von Bestellung/Lieferung (“Total”) und der pfandbereinigten Rechnung überein? -4. Rechnung bezahlen per Überweisung vom Foodcoop Bankkonto -5. Bankdaten importieren und zuordnen: Rechnung wird in der Foodsoft als bezahlt gekennzeichnet -6. Bestellung abrechnen - -## Erforderliche Berechtigungen für Bestellverwaltung - -- Bestellungen anlegen, bearbeiten, beenden, anpassen, Lieferungen entgegenehmen, Rechnungen anlegen: **Bestellungen** -- Lagerbestellungen anlegen: **Lieferanten** oder **Artikeldatenbank** -- Bestellungen abrechnen: **Finanzen** - -Berechtigungen vergeben siehe [Benutzerverwaltung](/de/documentation/admin/users). - -# Bestellungen anlegen - -Es gibt folgende zwei Arten von Bestellungen, die an unterschiedlichen Stellen erstellt werden: - -- Bestellung der Foodcoop-Mitglieder (Bestellgruppen) bei Lieferantin: "Bestellung" - - optional: Foodcoop bestellt (zusätzlich zu den Bestellgruppen) bei Lieferantin Artikel fürs Lager: "Lagerbestellung" -- Bestellung der Foodcoop-Mitglieder (Bestellgruppen) im Lager: "Lagerbestellung" - - - -![lagerbestellung3.png](/lagerbestellung3.png =400x) - -## Bestellung bei Lieferant - -Bestellung bei Lieferantin anlegen: **Bestellungen > Bestellverwaltung > neue Bestellung anlegen** > Lieferant auswählen (Berechtigung Bestellen erforderlich) - -![bestellung-anlegen1.png](/bestellung-anlegen1.png) - - -> *Bestellung kopieren* erspart bei regelmäßigen Bestellungen Aufwand. Allerdings werden dabei zunächst nur die Artikel der kopierten Bestellung übernommen. -{.is-info} - - -> Die Foodsoft erlaubt derzeit noch keine automatisierte Erstellung von Bestellungen. Auch wenn sich z.B. eine Bestellung wöchentlich exakt wiederholt, muss sie dennoch jede Woche neu angelegt werden. -{.is-info} - - -## Bestellung aus Lager - -Bestellung für Foodcoop-Mitglieder aus dem Foodcoop [Lager](/de/documentation/admin/storage) anlegen: -**Artikel > Lager > Lagerbestellung online stellen** (Berechtigung Lieferanten oder Artikeldatenbank erforderlich) - -![lagerbestellung.png](/lagerbestellung.png) - - - -## Details für Bestellung - -![admin-bestellung-neu-details.png](/admin-bestellung-neu-details.png) - -### Bestellzeitraum: "Läuft vom", "Endet am" - -Eine Bestellung ist im festgelegten Zeitraum „offen“, d.h. dass Bestellgruppen bestellen können bzw. ihre Bestellung verändern können. -- Beginndatum und Zeit ("Läuft vom"): aktuelles Datum und Uhrzeit, bearbeitbar -- Enddatum und Zeit ("Endet am"): leer oder der Datum und Uhrzeit des nächsten Wochentags, der über Administration > Einstellungen > Finanzen als Standard-Bestellschluss festgelegt wurde. - -Sobald eine Bestellung beendet ist, - -- können die Bestellguppen ihre Bestellung nicht mehr verändern. Üblicherweise ist das erforderlich, weil dann die Bestellungen an die Lieferanten geschickt werden, und Änderungen daher nicht mehr berücksichtigt werden könnten. -- kann das Abholdatum nicht mehr verändert werden - -### Abholung - -Das Abholdatum ist wichtig, wenn Abhhollisten über die Funktion *Bestellen \> Abholtage* erstellt werden, damit alle Bestellungen eines Abholtages gemeinsam auf den Listen erscheinen. Es kann nach dem Beenden der Bestellung nicht mehr geändert bzw. gesetzt sein. Daher die -Empfehlung, Bestellungen erst mit einem Enddatum zu versehen bzw. zu beenden, wenn auch das Abholdatum feststeht. - -### Endeaktion: Optionen für Aktionen beim Bestellende - -![bestellung-anlegen.png](/bestellung-anlegen-endaktion.png) - -- **keine automatische Aktion:** die Bestellung bleibt offen. Sinnvoll, wenn eine Mindestbestellmenge erreicht werden soll, und die Bestellung so lange hinausgezögert werden soll, bis sie erreicht wird. Oder wenn unklar ist, wann die Lieferung genau erfolgen wird (Abholdatum unbekannt). -- **Bestellung beenden**: die Bestellung wird automatisch beendet, und kann dann auch nicht mehr geöffnet werden. -- **Bestellung beenden und an Lieferantin schicken:** die Bestellliste wird von der Foodsoft automatisch als PDF Anhang per Email an die Lieferantin und an das Foodsoft Mitglied geschickt. -- **Bestellung beenden und an Lieferantin schicken sofern die Mindestbestellmenge erreicht wurde**: bei jeder Lieferantin kann eine Mindestbestellmenge als Geldbetrag angegeben werden. Dieser Mindestbetrag und wieviel davon schon erreicht wurde, wird den Bestellgruppen beim Bestellen angezeigt. Wenn die Bestellung nicht zustande kommt, sollte - - Eine Nachricht an die Bestellgruppen geschickt werden (Funktion „An die Mitglieder schicken, die bei einer Bestellung etwas bestellt haben“, siehe [Kommunikation](/de/documentation/usage/communication)). Diese Funktion kann auch direkt über das Brief Symbol beim Bearbeiten der Bestellung ausgelöst werden. - - Bestellen \> Bestellverwaltung \> Beendet \> Bestellung (Zeile mit der betroffenen Bestellung suchen)... \> in Empfang nehmen, Alle auf Null setzen, Bestellung in Empfang nehmen. Damit wird dann auch nichts abgerechnet, und die auf den Bestelllisten (Bestellen \> Abholtage) scheint bestellt: x, erhalten: 0 auf, in grau statt schwarz. Das sollte idealerweise möglichst rasch nachdem die Bestellung gescheitert ist, passieren, damit es bei den ausgedruckten Bestelllisten (siehe unten) berücksichtigt ist. - - Vorschlag für Automatisierung: [*https://github.com/foodcoops/foodsoft/issues/858*](https://github.com/foodcoops/foodsoft/issues/858) - -### Notiz - -Kommentar zur Bestellung, wird den Mitgliedern im Bestellfenster angezeigt. - -![admin-bestellung-neu-details-notiz.png](/admin-bestellung-neu-details-notiz.png) - - - -### Artikel für Bestellung auswählen - -Es werden nur die Artikel des Lieferanten zur Bestellung hinzugefügt, die aktuell verfügbar sind (Lager: Lagerstand \> 0). - -> Wenn Artikel nachträglich verfügbar werden, hinzugefügt oder ins Lager geliefert werden, muss die Bestellung bearbeitet werden und die zusätzlichen Artikel ausgewählt werden (oder: „alle auswählen“ am unteren Ende der Liste). -{.is-warning} - -### Bestellung erstellen - -Mit "Bestellung erstellen" wird die Bestellung gespeichert und kann, solange sie noch nicht beendet ist, noch bearbeitet werden. - - - - - - -# Bestellungen bearbeiten - -Beide Arten von Bestellungen (Lieferantin und Lager) können unter **Bestellungen > Bestellverwaltung > Bearbeiten** bearbeitet werden, solange sie noch nicht beendet sind. Es können Beginn und Ende der Bestellung, Endaktion, Notiz und die verfügbaren Artikel bearbeitet werden. - -Wenn Bestellungen beendet sind, können sie nur mehr an die Lieferung angepasst werden ("in Empfang nehmnen") und für eine neue Bestellung kopiert werden, jeodch nicht mehr bearbeitet werden. - - - - - - -# Bestellungen anzeigen - -Beide Arten von Bestellungen (Lieferantin und Lager) können unter **Bestellungen > Bestellverwaltung > Anzeigen** angezeigt werden. Dabei wird der aktuelle Status der Bestellung angezeigt, also welche und wieviele Artikel von den Foodcoop Mitgliedern bisher bestellt wurden. - -## Standardansicht: Artikelübersicht -Komplette Artikelliste der Lieferantin wird angezeigt, nicht bestellte Artikel grau, bestellte Artikel grün mit der gesamten Anzahl bestellter Einheiten - -## Sortiert nach Gruppen -Überschrift für jede Bestellgruppe, die etwas bestellt haben, darunter die bestellten Artikel der Bestellgruppe. - -## Sortiert nach Artikeln -Überschrift für jeden Artikel (sofern mindestens 1 Einheit bestellt wurde), darunter die Bestellgruppen und die von ihnen jeweils bestellten Einheiten. - -## Lagerbestellung bei Lieferantin - -Zusätzlich zu den direkten Bestellungen der Mitglieder kann bei einer Bestellung bei der Lieferantin eine Lagerbestellung (Foodcoop bestellt bei Lieferant um Lagerbestand aufzufüllen) hinzugefügt werden, solange die Bestellung noch offen ist. Diese Artikel scheinen dann in der Bestellliste, die an den Lieferanten geht, auch auf, nicht aber in der Abrechnung und bei “Bestellung annehmen”(?). Wenn die Artikel geliefert sind, ist fürs Lager nochmal extra eine Lieferung für diese Artikel anzulegen, damit sie in den Lagerbestand aufgenommen werden. Für die Rechnung sind dann sowohl Bestellung und (Lager-)Lieferung anzugeben. - -![lagerbestellung2.png](/lagerbestellung2.png) - - -# Bestellung beenden - -Eine Bestellung endet automatisch, wenn dies vorher so eingestellt wurde (siehe oben), kann aber jederzeit auch manuell (vorzeitig) über "Beenden" beendet werden. - -> "Beenden" kann nicht mehr rückgängig gemacht werden. Die Bestellung ist dann gesperrt und kann nicht mehr verändert werden (keine Veränderung der Bestellung durch Bestellgruppen, keine Änderung des Abholdatums durch Administratorinnen möglich). -{.is-warning} - - -# Bestelllisten für Lieferantinnen - -- **Automatisch** (siehe oben beim Anlegen einer Bestellung: Endeaktion ... an Lieferantin schicken) über die Foodsoft: Foodsoft versendet Email an Lieferantin mit automatisch erstellter Bestellliste als PDF und CSV Datei im Anhang, CC an FC Mitglied, das die Bestellung erstellt hat. -- **Manuell**: - - Über die Funktion Bestellverwaltung > Bestellung anzeigen > **an Lieferantin schicken**: ... - - Bestelllisten herunterladen (Bestellungen > Bestellverwaltung > Bestellung anzeigen > **Download > Fax PDF/Text/CSV**) und z.B. per Email versenden - -![bestellung-download.png](/bestellung-download.png) - -> Die Funktion "Download" ist nur für beendete Bestellungen verügbar. -{.is-warning} - -> Die Fax-Downloads enthalten nur jene Artikel, von denen etwas bestellt wurde, und hier auch nur die Gesamtzahl der Artikeleinheiten, ohne die Information, welche Bestellgruppe wieviel davon bestellt hat. -{.is-info} - - -## Beispiel Fax PDF - -In diesem Beispiel wurden bei den Artikel der Lieferantin keine Bestellnummern eingegeben, sodass die erste Spalte leer ist. -> Die Liefarantin druckt diese Liste aus und vermerkt in der ersten Spalte händisch die tatsächlich gelieferte Menge, falls es Abweichungen gibt. So wird die Bestellliste zum Lieferschein und kommt mit der Lieferung in die Foodcoop zurück. - -![bestellliste-faxpdf.png](/bestellliste-faxpdf.png) - -> Die Artikel sind alphabetisch nach Artikelname und im Gegensatz zu den Bestelllisten bei Bestellen auch nicht nach Kategorien sortiert. Achtung z.B. bei ähnlichen Produkten in verschiedenen Kategorien, z.B. Salat (Kategorie Gemüse) und Salat (Kategorie Pflanze). -{.is-warning} - -> Weitere Beispiel Screenshots -{.is-danger} - -> Die Download-Optionen "Gruppen/Artikel/Matrix PDF" enthalten Foodcoop-interne Informationen (welche Bestellgruppe hat von welchem Artikel wieviel bestellt), die normalerweise für die Lieferantin nicht relevant sind. -{.is-info} - - -# Bestelllisten für die Foodcoop - -Die Foodcoop benötigt Bestelllisten für die Aufteilung der eingegangenn Lieferungen auf die Bestellgruppen. -- Für einzelne Bestellungen über Bestellungen > Bestellverwaltung > Bestellung anzeigen > Download > Gruppen/Artikel/Matrix PDF" -- Für die gesamten Bestellungen eines Abholtags besser über Bestellungen > [Abholtage](/de/documentation/usage/order) - -> Die Funktion "Abholtage" muss für dich freigegeben sein - bitte eine Administratorin deiner Foodsoft darum -{.is-warning} - -## Beispiel Gruppen PDF - -![admin-bestellungen-gruppenpdf.png](/admin-bestellungen-gruppenpdf.png) - -## Beispiel Artikel PDF - -![admin-bestellungen-artikelpdf.png](/admin-bestellungen-artikelpdf.png) - -## Beispiel Matrix PDF - -![admin-bestellungen-matrixpdf.png](/admin-bestellungen-matrixpdf.png) - -## Beispiel Fax PDF - -![admin-bestellungen-faxpdf.png](/admin-bestellungen-faxpdf.png) - - -# Bestellungen an Lieferung Anpassen - -Nicht immer wird genau das geliefert, was bestellt wird. Manchmal sind Artikel nicht mehr oder nur beschränkt verfügbar, oder die Lieferanten irrt sich - so können sowohl mehr als auch weniger Artikel als bestellt geliefert werden. Nur wenn ihr die Foodsoft auch zum Abrechnen verwendet, ist es wichtig, die Bestellungen an die tatsächliche Lieferung anzupassen, damit -- die Rechnung der Lieferantin mit der Bestellsumme in der Foodsoft zusammenstimmt, und -- den Mitgliedern Beträge von ihrem Guthaben abgebucht werden, die dem entsprechen, was sie tatsächlich bekommen haben. - -> Wenn ihr die Foodsoft nicht zum Abrechnen verwendet, könnt ihr diesen Schritt überspringen, und die Bestellung sofort abrechnen. Dieser Schritt ist wichtig, damit Bestellungen als abgeschlossen gelten und von der Foodsoft auch also solche (nicht mehr) dargestellt werden können. Auch wenn ihr euch zu einem späteren Zeitpunkt entscheidet, die Foodsoft doch für die Abrechnung zu verwenden, habt ihr dann einen sauberen Umstieg - sonst müsstet ihr nachträglich alle bisherigen Bestellungen abrechnen. -{.is-info} - -## Bestellungen in Empfang nehmen - -Die Funktion "In Empfang nehmen" ist so, dass du bei Artikeln, wo eine Anzahl abweichend von der bestellten geliefert wurde, die tatsächlich gelieferte Anzahl in das leere Feld schreibst. Es können auch Dezimalzahlen mit Punkt eingegeben werden (z.B: 3.5 für dreieinhalb Einheiten), wenn die gelieferte Menge von der bestellten abweicht. - -Wenn die Bestellmenge mit der Liefermenge übereinstimmt, können die entsprechenden Felder frei gelassen werden. Es empfiehlt sich aber dennoch, alle Felder auszufüllen, da dadurch einfach nachvollziehbar ist, ob alle Mengen kontrolliert wurden. - -Wenn die Bestellung komplett ausgefallen ist (z.B. weil die Mindestmenge nicht erreicht wurde), kannst du die Funktion „alle auf Null setzen“ verwenden. - -Dann klickst du auf "Bestellung in Empfang nehmen". - -Man sieht die bestellten, aber nicht gelieferten Artikel dann nur mehr in der Gruppen-PDF Ansicht. - -## Mitglieder-Bestellungen anpassen - -Der Vorgang „Bestellung abrechnen“ erfolgt in zwei Stufen, die – leider etwas verwirrend – gleich heißen: - -1. **Bestellung zur Abrechnung vorbereiten**: In der Liste “Finanzen \> Bestellung abrechnen” bei der entsprechenden Bestellung auf „abrechnen“ oder den Datumslink klicken. In diesem Schritt bereitest du die Bestellung zur Abrechnung vor, indem du noch Änderungen an der Bestellung vornehmen kannst, wie unten beschrieben. Alle Änderungen an der Bestellung werden automatisch gespeichert (keine „Abbrechen“ Funktion\!), es wird aber das Guthaben der Bestellgruppen noch nicht belastet. Du kannst auch öfters zurückkehren und weitere Änderungen vornehmen, solange du nicht den 2. Schritt ausgeführt hast. -2. **Bestellung endgültig abrechnen**: Auf der Seite von Schritt 1 gibt es nochmals die Schattfläche „Bestellung abrechnen“, mit der die Bestellung dann endgültig abgerechnet wird. Damit werden den Bestellgruppen die entsprechenden Beträge von ihrem Guthaben endgültig abgezogen, die Bestellung kann nicht mehr verändert werden, und diese Bestellung kann auch keiner Rechnung mehr zugeordnet werden. - -> *Folgende Schritte überarbeiten...* -{.is-danger} - - -- Siehe oben Bestellung in Empfang nehmen, oder -- unter “Finanzen \> Bestellung abrechnen”: -Bestellte Anzahl an gelieferte anpassen (mehr oder weniger Artikel als bestellt wurden geliefert): Bestellung bearbeiten \> Titel des Artikels anklicken \> Im Aufklappmenü Menge bei den Gruppen entsprechend ändern ODER Gruppenansicht \> Anpassen der gelieferten Menge, wenn diese von der Bestellung abweicht - - Neue Bestellgruppe(n) hinzufügen (es wurde z.B. ein Alternativartikel für nicht gelieferte Produkte geliefert): Bestellung bearbeiten \> Titel des Artikels anklicken \> Im Aufklappmenü “Gruppe hinzufügen”, Anzahl eingeben, bei Bedarf (mehrere Gruppen betroffen) Schritt wiederholen - - Es können auch Kommazahlen bei “Anzahl” eingeben werden. Das kann genützt werden, um Artikel mit schwankendem Gewicht bzw. Preis abzurechnen: - -> **Beispiel: tatsächliches Gewicht bekannt**: -> ->Bestellt werden 2 Stück Krautkopf, in der Foodsofthinterlegt zu je 3,00 € für 2 kg/Stück und 1,50 € pro kg, also gesamt 6,00 € Bekommen: 1,8 kg und 2,5 kg = gesamt 4,3 kg -> - Umrechnung in Stück: 4,3 kg / 2 kg pro Stück = 2,15 Stück -> - Preis wird automatisch zu 2,15 \* 3,00 € = 6,45 €berechnet -{.is-info} - -> **Beispiel: tatsächliche Kosten bekannt** -> -> Bestellt werden 2 Stück Käse, in der Foodsoft hinterlegt zu je 10,00 € für 500 g/Stück und 20 € pro kg, also gesamt 20,00 € -> - Bekommen: 9,50 € und 9,10 € = gesamt 18,60 € -> - Umrechnung in Stück: 18,60 € / 10 € pro Stück = 1,86 Stück -> - Preis wird automatisch zu 1,86 \* 10,00 € = 18,60 € berechnet -{.is-info} - -> Zusätzlich muss über *Lieferug in Empfang nehmen* die Gesamtmenge angepasst werden, damit die Abrechnung stimmt. -{.is-info} - - - -## Artikeleigenschaften anpassen - -Manchmal ändern sich z.B. Artikelpreise zwischen Bestellung und Lieferung und müssen in der bereits abgeschlossenen, aber noch nicht abgerechneten Bestellung korrigiert werden, damit sie der Rechnung entsprechen. Unter Finanzen \> Bestellungen abrechnen kannst du jeden Artikel bearbeiten: - -- Der Preis ist die einzige Artikeleigenschaft, die für jeden Artikel und jede Bestellung separat abgespeichert wird. Dadurch wirken sich Preisänderungen eines Artikels in einer Bestellung zunächst nicht auf andere Bestellungen aus: - - Bei vergangenen Bestellungen soll das ja immer so sein. - - Für zukünftige Bestellungen kannst du über die Option „Globalen Preis aktualisieren“ den Preis auch in der Artikelliste der Lieferantin ändern. Wird diese Option nicht angewählt, wird die Änderung nur für die aktuelle Bestellung übernommen und der Preis in der Artikelliste der Lieferantin bleibt unverändert. - - Alle anderen Artikeleigenschaften wie Name, Einheit usw. können nur global verändert werden, sie ändern sich also sowohl bei vergangenen Bestellungen als auch in der Artikellliste der Lieferantin und damit auch in zukünftigen Bestellungen. - -Nur wenn Artikel mit veränderten Eigenschaften in der Artikelliste der Lieferantin als neue Artikel angelegt werden (anstatt die bestehenden zu bearbeiten), werden die Eigenschaften der Artikel in früheren Bestellungen nicht beeinflusst. Die veränderten Artikel sind dann allerdings auch erst bei zukünftig neu angelegten Bestellungen verfügbar. - - -## Transportkosten hinzufügen - -Manche ProduzentInnen verrechnen pro Lieferung Transportkosten, manchmal auch abhängig von der Bestellsumme. So können die tatsächlich angefallenen Transportkosten für jede Bestellung im Nachhinein gerecht auf alle Bestellgruppen aufgeteilt werden: - -1. Finanzen \> Bestellungen abrechnen -2. Bestellung auswählen -3. rechts oben “Artikel hinzufügen” \> “Transportkosten bearbeiten” -4. Gesamte Transportkosten für Bestellung eingeben (auch negativer Betrag möglich, falls z.B. zu viel bereits in die Artikelpreise einkalkulierte Transportkosten abgezogen werden sollen) -5. Transportkostenverteilung auswählen: - 1. Kosten nicht auf die Bestellgruppen aufteilen - 2. Jede Bestellgruppe zahlt gleich viel - 3. Kosten anhand der Bestellsumme aufteilen - 4. Kosten anhand der Anzahl an erhaltenen Artikeln verteilen -6. Speichern -7. Ansichtsoptionen \> Gruppenübersicht: Anteil an Transportkosten für jede Bestellgruppe wird angezeigt - -8. Solange die Bestellung noch nicht abgerechnet wurde, kann der Vorgang ab Schritt 3 wiederholt werden, um Korrekturen vorzunehmen, nachdem die Ansichtsoption wieder auf “Bestellung bearbeiten” zurückgesetzt wurde. - -> Transportkosten werden bei der Rechnungsbilanz beim Betrag der Bestellung nicht berücksichtigt. Da sie in der Rechnungssumme enthalten sind, entsteht so ein scheinberer Verlust für die Foodcoop in der Höhe der Transportkosten, obwohl diese den Mitgliedern beim Abrechnen anteilig von ihren Konten abgebucht werden. (**Github Issue anlegen!**) -{.is-danger} - - -# Bestellung abrechnen - -Beim Bestellen werden die Beträge den Bestellgruppen noch nicht von ihren Konten abgebucht, es verringern sich zunächst nur die verfügbaren Guthaben. Erst beim Abrechnen einer Bestellung werden die Beträge für diese Bestellung den Bestellgruppen von ihren Foodsoft-Konten abgebucht. Nur vorher können noch Anpassungen durchgeführt werden, wenn es z.B. bei der Lieferung Abweichungen zur Bestellung gibt. Weiters sollte die Rechnung des Produzenten angelegt und mit der Bestellung verknüpft werden, um vergleichen zu können, ob sich die Geldbeträge von Rechnung und Bestellung decken. - -Die Bestellung sollte erst abgerechnet werden, wenn auch die [Rechnung](/de/documentation/admin/finances/invoices) angelegt und idealerweise auch bezahlt oder zumindest zur Bezahlung freigegeben wurde. - -> Sobald eine Bestellung abgerechnet wurde, kann keine Rechnung mehr für -> diese Bestellung angelegt werden. Es kann zwar eine Rechnung erstellt -> werden, aber die bereits abgrechnete Bestellung kann nicht mehr ausgewählt werden, um mit der Rechnung verknüpft zu werden. -{.is-warning} - -> In der .at-Testinstanz [foodsoft-demo](/de/documentation/admin/foodsoft-demo) ist möglich, auch nach abgerechneter Bestellung noch eine Rechnung dazu anzulegen (2.10.2021 Mirko) -{.is-success} - - -## Eine Bestellung abrechnen - -1. Menü Finanzen > Bestellungen abrechnen -1. Abzurechnende Bestellung aus der Liste suchen, in dieser Zeile den Link der Lieferantin oder "abrechnen" anklicken -1. Bestellung abrechnen -1. Bestätigen (kein Zurück!) diff --git a/documentation/admin/settings.md b/documentation/admin/settings.md deleted file mode 100644 index 8a24511..0000000 --- a/documentation/admin/settings.md +++ /dev/null @@ -1,156 +0,0 @@ ---- -title: Einstellungen -description: Foodsoft Menü "Administration" - alles was nicht mit Benutzerinnenverwaltung zu tun hat -published: true -date: 2021-10-02T20:46:46.153Z -tags: -editor: markdown -dateCreated: 2021-04-21T00:20:52.701Z ---- - -# BenutzerInnen, Bestell-, Arbeits- und Nachrichtengruppen - -Siehe [Benutzerinnenverwaltung](/de/documentation/admin/users). - -# E-Mail Probleme - -Wenn Emails an Mitglieder oder Lierantinnen nicht zugestellt werden können, legt die Foodsoft hier einen Eintrag an. - -# Finanzen - -> Hier fehlt noch ein Text. -{.is-info} - -## Kontotransaktionsklassen und -typen - -Siehe auch [Konten](/de/documentation/admin/finances/accounts). - - -## Bankkonten und Gateways - -Siehe auch [Bankkonto](/de/documentation/admin/finances/bank-accounts). - - -# Links - -Links im Foodsoft-Menü "Links" verwalten. - -![links-menue.png](/links-menue.png) - -# Einstellungen - -> Hier fehlt noch eine detaillierte Beschreibung der einzelnen Einstellungen. -{.is-info} - -## Foodcoop - -- Name -- Straße -- Postleitzahl -- Stadt -- Land -- E-Mail -- Telefon -- Webseite - - -## Finanzen - -- Foodcoop Marge -- Mehrwertsteuer - -- Minimaler Kontostand: minimal erforderliches verfügbares Guthaben(?), um bestellen zu können; leer = Null -- Mitglieder manuell abrechnen -- IBAN verwenden -- Selbstbedienung verwenden -- Bestellschema -- Kistenauffüllen -- Bestellschluss -- Kistenauffüllphase - - -## Aufgaben - -- Wiederkehrende Aufgaben -- Apfelpunkte verwenden - -## Nachrichten - -- E-Mails versenden -- Absenderadresse -- Antwortadresse -- Nachrichten -- Mailingliste -- Mailingliste anmelden - - -## Layout - -- Fußzeile Webseite -- Angepasstes CSS -- PDF-Dokumente - - Schriftgrösse - - Seitenformat - - Seitenwechsel - - Jede Bestellgruppe auf eine eigene Seite bringen - - Jeden Artikel auf eine eigene Seite bringen - -## Sprache - -- Standardsprache -- Browsersprache ignorieren -- Zeitzone -- Währung - - Leerzeichen hinzufügen - -## Sicherheit - -- Zugriff auf: jedes Mitglied der Foodcoop hat automatisch Zugriff auf folgende Bereiche. Siehe Berechtigungen -- Api Titl:e de.config.keys.api\_key - -## Sonstiges - -- Umfragen aktivieren -- Wiki verwenden -- Benutzernamen verwenden -- Bestelltoleranz maximal ausnutzen, um möglichst große Mengen zu bestellen -- Verteilungs-Strategie -- Einladungen deaktivieren -- URL Dokumentation -- Code für Websiteanalysetool -- Dokumente verwenden - - Erlaubte Endungen - - Drucker verwenden - -## Liste - -Alle Einstellungen gemeinsam in einer Liste dargestellt - - -## Apps - - -# Login- und Startseite - -## Adaptierung der Foodsoft-Loginseite - -Die Login-Seite der Foodsoft kann individuell an deine Foodsoft angepast werden, indem du eine Wiki-Seite mit dem Titel **Public\_frontpage** erstellst. Der Inhalt dieser Wiki-Seite könnte z.B. sein: - -> === Foodcoop XY === -> Bitte melde dich mit deinen Zugangsdaten an, um Zugang zu unserer Foodsoft zu erhalten. -> -> Der Zugang ist nur für Mitglieder der Foodcoop Franckkistl möglich. -> -> Wenn du noch kein Mitglied bist, kannst du über ... Probemitglied werden und damit einen Zugang bekommen. - -## Adaptierung des Dashboards (Startseite) - -Erstelle eine Wiki-Seite mit dem Titel **Dashboard**, die als erster Block am Dashboard angezeigt wird. - -Damit diese Wiki Seite leichter aufgefunden und bearbeitet werden kann, kannst du am Ende der Seite z.B. folgenden Text einfügen (bitte Link entsprechend deiner Foodcoop anpasssen): - - -> \

''Text veränderbar über die Wiki Seite -> \[https://app.foodcoops.at/...(foodcoop name).../wiki/Dashboard -> Dashboard]; \

- diff --git a/documentation/admin/suppliers.md b/documentation/admin/suppliers.md deleted file mode 100644 index fa1f6a2..0000000 --- a/documentation/admin/suppliers.md +++ /dev/null @@ -1,352 +0,0 @@ ---- -title: Lieferantinnen und Artikel -description: Menü "Artikel" -published: true -date: 2021-10-02T18:16:20.570Z -tags: -editor: markdown -dateCreated: 2021-04-20T21:50:56.992Z ---- - -In der Foodsoft werden ProduzentInnen und LieferantInnen generell als „Lieferantin“ oder „Lieferanten“ bezeichnet, und Produkte als "Artikel". Übergreifend über Lieferantinnen können Artikeln Kategorien (z.B. Gemüse, Saft, Obst, ...) zugeordnet werden. - -# Lieferanten - -"Lieferanten" können Produzierende, aber auch z.B. Handelnde oder Großhandelnde sein. - - -## Anlegen - -Artikel \> Lieferanten/Artikel \> Neue Lieferantin anlegen - -Weitere Infos siehe "Bearbeiten". - -> Da eine Lieferantin nur mit Schwierigkeiten wieder gelöscht werden kann (siehe unten), bitte nur Lieferantinnen anlegen, wenn das auch wirklich benötigt wird. Zum Herumprobieren am Besten eine [Foodsoft Demoversion](/de/documentation/admin/foodsoft-demo) verwenden. -{.is-warning} - -![lieferantin-neu.png](/lieferantin-neu.png) - - -## Bearbeiten - -Artikel \> Lieferanten/Artikel \> Name anklicken - -### Name - -> Empfehlung: unabhängig von der offiziellen Bezeichnung den Eigennamen an erste Stelle stellen, also z.B. "Adam Biohof" statt "Biohof Adam". Das erleichtert es später, Lieferantinnen in alphabetisch sortierten Listen schneller zu finden. -{.is-info} - -### Adresse - -Postadresse der Lieferantin: Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort. - -### Telefon, Telefon 2 und Fax - -Telefonnummer(n) der Lieferantin und - falls vorhanden - [Fax](https://de.wikipedia.org/wiki/Fax)-Nummer - -### Website - -Url (Link) zur Homepage der Lieferantin, beginnend mit `http://` oder `https://`. Nur sichtbar mit entsprechender Berechtigung, daher nicht geeignet als allgemeine Info für Bestellerinnen. - - -### Kategorie (supplier category) - -- **Konsum**: Lieferantinnen, deren Rechnungen von den Bestellguthaben der Mitglieder bezahlt werden, also z.B. Gemüsebäurin, Käserei, ... -- **Betriebskosten**: Lieferantin, deren Rechnungen vom Verein bzw. den Mitgliedsbeiträgen bezahlt werden, wie z.B. Lagerraummiete, Strom, … -- **Sonstiges**: Anschaffungen des Vereins wie Putzmittel, Ausstattung Lagerraum, … - -Die Auswahl der Kategorie wirkt sich nur in der buchhalterischen Darstellung der Bilanz aus (Finanzen \> Übersicht \> Bericht erstellen). - -### IBAN - -Die Eingabe der IBAN des Bankkontos der Produzentin ist dann erforderlich, wenn das Foodcoop Bankkonto mit der Foodsoft verknüpft wird, und Rechnungen automatisch als bezahlt markiert werden sollen (siehe unten). - -- Einmaliges Aktivieren des Feldes IBAN unter Administration \> Einstellungen \> Finanzen \> IBAN verwenden -- Lieferantin: Eingabe des IBAN ohne Leerzeichen erforderlich -- Eine Prüfung der IBAN erfolgt nicht, das heißt es ist möglich, eine ungültige IBAN einzugeben. Empfehlung daher: IBAN prüfen z.B. über [*https://www.iban-bic-rechner.at/iban-validator.php*](https://www.iban-bic-rechner.at/iban-validator.php) (copy-paste) - - -### Mindestbestellmenge - -Dieses Feld kann auf zwei Arten benutzt werden: -- als Text, der beim Bestellen angezeigt wird -- als Zahl für einen Geldbetrag, der einen Mindestbestellwert darstellt. Bei Bestellung wird dann dieser Wert und der aktuelle Bestellwert von allen Bestellgruppen angezeigt. Bei Anlegen der Bestellung kann die Option “... nur wenn Mindestbestellwert erreicht ist” ausgewählt werden. - -> Eine automatische Mindest-Stückzahl nicht möglich, daher in Geldwert umrechnen bzw. mit Lieferantin stattdessen Euro-Wert vereinbaren. -{.is-info} - - - -## Lieferantin löschen - -> Die Funktion „Löschen“ sollte mit besonderer Vorsicht verwendet werden! Besser Lieferantinnen umbenennen, statt neue zu erstellen und alte zu löschen. -{.is-warning} - -Da mit einer Lieferantin Bestellungen und Rechnungen verknüpft sein können, wird eine Lieferantin nicht wirklich gelöscht. Sie bleibt in der Datenbank erhalten und verschwindet lediglich aus den Lieferanten Listen, mit Ausnahme der Liste unter Finanzen \> Rechnung erstellen, wo die Lieferantin mit einem † markiert sichtbar bleibt. Die Lieferantin kann nicht mehr bearbeitet werden, es ist auch nicht möglich, eine neue Lieferantin mit dem selben Namen oder der selben IBAN zu erstellen. - -> Ihr könnt Lieferantinnen, bei denen ihr momentan nicht (mehr) bestellt, z.B. mit "ZZ" am Anfang umbenennen, sodass sie in den Auswahllisten ganz am Ende stehen und es klar ist, dass sie ruhend gestellt sind. So stören sie in der Liste nicht so, und bleiben trotzdem bearbeitbar/reaktivierbar. -{.is-info} - -> [*https://github.com/foodcoops/foodsoft/issues/832*](https://github.com/foodcoops/foodsoft/issues/832) -{.is-danger} - - - -# Artikel - - -## Artikel anlegen - -1. Lieferantin auswählen unter "Artikel > Lieferanten/Artikel" -1. auf Name der Lieferantin und dann auf Artikel oder -1. in der entsprechenden Zeile direkt auf "Artikel" -1. "Neuer Artikel" anklicken -1. Weitere Infos siehe "Artikel bearbeiten" - -![neuer-artikel-1.png](/neuer-artikel-1.png) - -Mit dem Scrollbalken rechts nach unten scrollen, um die unteren Eingabefelder sichtbar zu machen: -![neuer-artikel-2.png](/neuer-artikel-2.png) - -> Wenn du ins Dunkle außerhalb des Eingabefeldes klickst, bewirkt es das gleiche wie wenn du auf "Schließen" drückst, und alle Änderungen sind verloren. -{.is-warning} - -> Falls dein Display bzw. dein Browserfenster nicht recht hoch ist, kann es sein dass du die Schaltflächen "Schließen" und "Artikel erstellen" nicht sehen kannst. Abhilfe: das Browser Fenster so groß wie möglich machen (Doppelklick auf Titelleiste), falls das nicht reicht, Browser auf Vollbildansicht stellen mit F11. -{.is-info} - - - -## Artikel bearbeiten - -1. Lieferantin auswählen unter "Artikel > Lieferanten/Artikel" -1. auf Name der Lieferantin und dann auf Artikel oder -1. in der entsprechenden Zeile direkt auf "Artikel" -1. In der Zeile des Artikels "Bearbeiten" anklicken - -![prod-artikel-bearbeiten.png](/prod-artikel-bearbeiten.png) - -### Artikel ist verfügbar? - -Falls Artikel nicht verfügbar ist, z.B. weil außerhalb der Saison, Häckchen entfernen. Artikel erscheint dann grau in der Artikelliste und wird in Bestellungen nicht aufgenommen. - -### Name - -Der Name des Artikels muss aus 4 bis 60 Zeichen bestehen. - -> Es dürfen bei einer Lieferantin **nicht zwei Artikel mit dem selben Namen** vorkommen. Wenn es z.B. den selben Artikel in unterschiedlichen Größen gibt, muss der Name indivuell verschieden sein, beispielsweise „Roggen klein“ für 1 kg, Roggen groß“ für 5 kg -{.is-warning} - - -### Einheit und Gebinde - -Die Bezeichnung der Einheit kann frei gewählt werden und muss aus 1 bis 15 Zeichen bestehen. - -Bestellmangen erfolgen immer in Einer-Schritten der Einheit. - -#### Mindestbestellmenge definieren - -![prod-artikel-mindestbestellmenge.png](/prod-artikel-mindestbestellmenge.png) - -> Die Einheit, rechts der Markierung, gibt die Mengen an, in der Bestellt werden kann. -> -> **Beispiel (entspricht Bild oben)** -> Mindestbestellmenge 6 Einheiten je 500g, Bestelleinheiten jeweils 500g KG: -> "Links" -> 6 -> "Rechts" -> 500g -{.is-info} - - -### Notiz - -Wird in der Bestellansicht ... angezeigt (Screenshot) - -### Kategorie - -Hier kannst du eine der angelegten Artikel-Kategorien (siehe eigener Abschnitt unten) auswählen. Falls keine geeignete Kategore verfügbar ist, wähle irgendeine aus, speichere den Artikel, erstelle die Kategorie, bearbeite den Artikel und wähle die neu erstellte Kategorie aus. - -### Nettopreis und Mehrwertsteuer - -Grundsätzlich gibt es zwei Möglichkeiten, Preise einzugeben: -1. als Bruttopreis: Nettopreis = Preis inkl. Mehrwertsteuer in Kombination mit 0 % Mehrwertsteuer -2. als Nettopreis: Nettopreis = Preis exkl. Mehrwertsteuer in Kombination mit Mehrwertsteuersatz > 0 - -Welche der beiden Varianten du auswählst, bleibt dir überlassen. Am einfachsten ist es, wenn du ich an der Preisliste der Lieferantin orientierst: -- sind dort Nettopreise angegeben, übernimmst du diese und gibst den Mehrwersteuer Prozentsatz ein; die Foodsoft berechnet automatisch den Bruttopreis und zeigt das Ergebnis auch gleich unter "Endpreis" an. -- sind dort Bruttopreise angegeben, übernimmst du diese und gibst für Mehrwersteuer 0 ein. Der "Endpreis" ist gleich der Nettopreis. - -> Siehe auch grundlegende Infos zur [Mehrwertsteuer](/de/documentation/admin/finances/value-added-tax). -{.is-info} - - -### Pfand - -[Pfand](/de/documentation/admin/finances/deposits) wird im Bestellpreis inkludiert, und ist für Bestellerinnen nicht separat einsehbar. Daher ist es empfehlenswert, es bei der Artikelbezeichnung dazuzuschreiben, z.B.: **Joghurt im Glas (inkl. 50 ct Pfand)**. - -> Mehr dazu, wie Pfand ein einer Foodcoop gehandhabt werde kann unter [Pfand](/de/documentation/admin/finances/deposits). -{.is-info} - - -> Bei den Bestelllisten, die von der Foodsoft erstellt werden, um sie an die ProduzentInnen zu senden, ist das Pfand in den angegebenen Preisen nicht inkludiert. Manche ProduzentInnen stellen keine eigenen Rechnungen, sondern verwenden diese Bestelllisten als Rechnung. Wenn die -> ProduzentInnen das Pfand des zurückgegegeben Leerguts gut schrieben, muss das Pfand in den Bestelllisten inkludiert werden, indem das Pfand im Nettopreis der Artikel einberechnet und das Pfand auf 0 gesetzt wird. -{.is-warning} - - -### Endpreis - -Der Endpreis wird beim Bestellen in der Foodsoft angezeigt und beim -Abrechnen der Bestellungen den Foodsoft-Konten abgebucht. - -**Endpreis = (Nettowert + Pfand) \* (100% + Mwst)** - -> Wenn ein Nettopreis und eine Mwst \> 0 eingegeben wird, muss also auch das Pfand als Nettopreis eingegeben werden, weil es auch mit der Mwst beaufschlagt wird. Falls nur der Bruttopfandwert bekannt ist, kann der Nettowert berechnet werden über -> -> Nettopfand = Bruttopfand / (100% + Mwst) -> {.is-warning} - - - -### Herkunft - -Herkunft des Artikels, je regionaler die Angabe, desto mehr Information über die Regionalität des Artikels. - -### Produzent - -Falls Lieferantin Produkte unterschiedlicher Produzentinnen anbietet, sonst leer lassen. - -### Bestellnummer - -Kann von Lieferantin übernommen, selbst gewählt oder auch leer gelassen werden. - -> Tipp: wenn Bestellnummern selbst gewählt werden, ist es gut, mit der Nummerierung nicht bei 1, sondern z.B. bei 1000 anzufangen, um in den Bestelllisten, die an die Lieferantin gehen, Verwechslungen mit der Stückzahl zu reduzieren. Siehe "Artikel importieren". -{.is-info} - - -## Artikel importieren - -Artikel \> Lieferanten \> Artikel \> Artikel hochladen - -Vorhandene Preisliste im Excel-Format (oder ähnlich) importieren: - -1. Preisliste in Tabellenprogramm (Excel, LibreOffice oder OpenOffice) öffnen -2. Erste Zeile markieren (am linken Rand auf Zeilennummer 1 klicken) und mit Strg-Plus eine Zeile einfügen -3. Foodsoft Artikel \> Lieferanten \> Artikel \> Artikel hochladen: Mustertabelle Kopfzeile kopieren und in die leere erste Zeile der Tabelle einfügen mit Strg+Alt+V (Excel) bzw. Strg+Gross(Shift)+V unformatierten Text einfügen -4. Spalten der original-Preisliste so umordnen, dass sie zur Kopfzeileder Mustertabelle aus der Foodsoft passen. Dazu Spalteninhalt ab der zweiten Zeile markieren und mit Strg+Alt an die richtige Position ziehen. -5. Artikelkategorien: Angelegte Kategorien siehe Foodsoft \> Artikel \> Kategorien. Bezeichnungen der Kategorien dürfen keine Leerstellen am Ende haben (passiert wenn aus Foodsoft in Tabelle kopiert). -6. Optional fortlaufende Bestellnummern vergeben, falls vom Lieferant keine Artikelnummern vorgesehen sind. Bestellnummern sind notwendig, wenn die Liste später aktualisiert und erneut hochgeladen wird, damit die aktualisierten den bestehenden Artikeln zugeordnet werden können. Bei den Bestelllisten, die die Foodsoft für die Lieferantin erstellt, wird die Bestellnummer in der ersten Spalte angezeigt. Um die Gefahr einer Verwechslung mit der Stückzahl in der zweiten Spalte zu reduzieren, können die Bestellnummern z.B. 1001, 1002, … sein. - -- Artikel: ... - -## Artikel exportieren - -Alle Artikel der Produzentin werden in eine Textdatei im CSV Format gespeichert, können bei Bedarf mit einem Tabellenprogramm wie Excel oder Calc (LibreOffice) bearbeitet und mit der Import Funktion auch wieder bei einer anderen Produzentin oder in der Foodsoft einer anderen Foodcoop importiert werden. - -Wird die CSV Datei in einer deutschen Office Version bearbeitet, kann es sein, dass Dezimaltrenner Punkt durch Komma ersetzt wird, was beim Einlesen der CSV Datei nicht akzeptiert wird. Abhilfe: im ODS-Format speichern. - -~~Wenn die Datei im ODS Format gespeichert wird, fehlt die Beschriftung der ersten Spalte „Status“ in der ersten Zeile und muss ergänzt werden.~~ -[*Behoben 2021-03*](https://github.com/foodcoops/foodsoft/commit/07c8393c8c81888b2853d8eca7ef4774fe06fde3) - -## Artikel löschen - -> Saisonal bzw. vorübergehend nicht verfügbare Artikel sollten besser als nicht verfügbar gekennzeichnet statt gelöscht werden. Sie können dann jederzeit wieder verfügbar gemacht werden. -{.is-info} - - -> Artikel können nicht gelöscht werden, solange sie Teil einer offenen -> Bestellung sind. -{.is-warning} - - -Bei abgeschlossenen oder abgerechneten Bestellungen bleiben die angezeigten Artikeldaten wie Name, Einheit, Preis erhalten, auch wenn der entsprechende Artikel gelöscht wird. Die anderen Details gehen allerdings verloren. - -### Alle Artikel einer Lieferantin löschen -Aie Anzahl der angezeigten Artikel erhöhen, sodass alle angezeigt werden, am Ende der Liste „alle auswählen“, rechts daneben "Artikel löschen". -> Es werden nur jene Artikel ausgewählt und gelöscht, die in der aktuellen Ansicht sichtbar sind. -{.is-warning} - - -## Artikel aktualisieren - -Artikeldetails wie Preis, Bezeichnung, Menge können sich im Lauf der Zeit ändern. Hier wird beschrieben, wie diese Anpassungen durchgeführt werden können, und wie sich diese Änderungen auf bereits abgschelossene oder aktuelle Bestellungen auswirken. - -- **Manuelle Aktualiserung durch Bearbeiten** einzelner oder aller Artikel: außer beim Preis wirken sich alle Änderungen auf alle Bestellungen aus, also auch auf aktuelle offene sowie bereits geschlossene oder abgerechnete Bestellungen (siehe [*https://github.com/foodcoops/foodsoft/issues/850*](https://github.com/foodcoops/foodsoft/issues/850)). - -- Alternativ können Artikel auch durch **Hochladen einer aktualisierten Import-Liste** aktualisiert werden. Dazu ist es erforderlich, jedem Artikel eine Bestellnummer (order nummer) zuzuweisen. Das können einfach fortlaufende Zahlen sein (1, 2, 3, …), falls die Lieferantin keine Artikelnummern vergibt. Ohne Bestellnummern kann die Foodsoft die Artikel der hochgeladenen nicht den bestehenden zuordnen. Die Artikeldaten von bereits abgeschlosssenen Bestellungen wie Name, Einheit usw. werden dabei auch verändert, mit Ausnahme der Artikelpreise, was z.B. im Fall der Änderung der Einheit zu einer verfälschten Darstellung alter Bestellungen führt, siehe oben erwähnter Github Issue. - -- Eine weitere Möglichkeit, insbesondere wenn keine Bestellnummern vergeben wurden, ist es, **Artikel zu löschen, und dann die Artikel neu hochzuladen**. Das geht jedoch nur, solange keine Bestellung offen ist. Die Daten von bereits abgeschlossenen oder abgerechneten Bestellungen (Artikelname, Einheit, Preis, …) werden dabei nicht verändert. Das mag in bestimmten Fällen auch so erwünscht sein. - -# Kategorien - -Kategorien ermöglichen es, Artikel zu gruppieren. In der Bestellansicht wird für jede Kategorie eine Überschrift angelegt und dann die Artikel dieser Kategorie. Kategorien sind global, das heißt jede Kategorie ist für alle Lieferantinnen gleichermaßen gültig und auswählbar. - -In einer neu angelegten Foodsoft-Instanz gibt es zunächst nur die Kategorie "other". Sie kann z.B. in "sonstiges" umbenannt werden. Andere Kategorien müsst ihr für eure Foodcoop selbst erstellen. - -## Beispiele - - -### Beispiel Gemüselieferantin - -Kategorien -- Gemüse -- Säfte -- Öle -- Essig -- Eingemachtes -- Pflanzen -- Obst - -Die Bestellliste sieht dann beispielsweise so aus (dargestellte Kategorien Eingemachtes, Essig und Gemüse): - -![bestellung-kategorien.png](/bestellung-kategorien.png) - -### Beispiel Weinlieferantin -- Rotwein -- Weißwein -- Sekt und Prosecco - -Da aus den Namen der Weine oft nicht hervorgeht, ob es sich um einen Weiß- oder Rotwein handelt, ist es über die Kategorie klar zugeordnet: - -- **Rotwein** - - Zweigelt - - St. Laurent -- **Weißwein** - - Gemischter Satz - - Muskateller -- **Sekt und Prosecco** - - Riesling - - Zweigelt rosé - -## Kategorien anzeigen - -Artikel > Kategorien - -## Neue Kategorie anlegen - -Artikel > Kategorien > Neue Kategorie anlegen - -### Name -Eine möglicht selbsterklärende und prägnante Bezeichnung für die Katorie. - - - -### Beschreibung - -Eine optionale Beschreibung der Kategorie. - -Wird angezeigt: -- Kategorien-Liste - -Wird nicht angezeigt: -- Bestellen Artikelliste - -## Kategorie bearbeiten - -Hier kannst du Name und Beschreibung einer Kategorie anpassen. Die interne Zuordnung von Artikeln und Kategorien erfolgt über eine ID (eine eindeutige Zahl, die die Foodsoft automatisch für jede neue erstellte Kategorie vergibt), sodass Zuordnungen erhalten bleiben, auch wenn du die Bezeichnung der Kategorie änderst. - -## Kategorie löschen - -> Unklar, ob es möglich ist, Kategorien zu löschen, die in Verwendung sind, bzw. was dann passiert. Info ergänzen! -{.is-danger} - - - - diff --git a/documentation/admin/users.md b/documentation/admin/users.md deleted file mode 100644 index a71682e..0000000 --- a/documentation/admin/users.md +++ /dev/null @@ -1,152 +0,0 @@ ---- -title: Benutzerinnenverwaltung -description: Foodsoft Menü "Administration": Benutzerinnen, Bestellgruppen, Arbeitsgruppen, Nachrichtengruppen -published: true -date: 2021-10-02T20:42:49.969Z -tags: -editor: markdown -dateCreated: 2021-04-21T00:39:19.334Z ---- - - -# Übersicht - -> Hier fehlt noch ein Text. -{.is-info} - - -# Benutzerinnen - -> Hier fehlt noch eine Beschreibung, wie Benutzerinnen verwaltet werden. -{.is-info} - - -# Bestellgruppen - - -## Bestellgruppe erstellen und bearbeiten - -> Hier fehlt noch ein Text. -{.is-info} - -**Mitgliedsbeitrag**: negative Zahl eingeben. Siehe eigener Abschnitt “Mitgliedsbeiträge”. - -**Pausieren von/bis**: hat nur Notiz-Charakter, d.h. es kann jeweils ein Datum eingegeben werden, es verändert sich dadurch aber nichts für das Mitglied (z.B. kann das Mitglied auch in der Pause Guthaben aufladen und bestellen, und es wird ihm ein Mitgliedsbeitrag verrechnet, wenn dieser nicht während der Pause händisch auf 0 gesetzt wird). - -### Mitglieder entfernen aus Bestellgruppe: -1. Benutzername(n) notieren -2. Benutzer aus Bestellgruppe entfernen -3. Notierte Benutzer löschen - - -## Bestellgruppe löschen - -> Hier fehlt noch ein Text. -{.is-info} - - -Kontoauszug und Kontostand einer gelöschten Bestellgruppe anzeigen: -siehe [Finanzen > Kontostand abfragen](/de/documentation/admin/finances/accounts). - -# Berechtigungen - -## Berechtigungen setzen - -Berechtigungen können entweder über *Adminstration \> Arbeitsgruppen* oder pauschal für alle Mitglieder über *Administration \> Einstellungen \> Sicherheit \> Zugriff auf* gesetzt werden. Es ist nicht möglich, Berechtigungen nur für einzelne Mitglieder zu setzen, sondern es ist immer erforderlich, eine Arbeitsgruppe anzulegen, dieser Berechtigungen zu vergeben, und anschließend dieser Arbeitsgruppe Mitglieder zuzuweisen. Eine Arbeitsgruppe kann kein, eines oder beliebig viele Mitglieder enthalten. Mitglieder können in beliebig vielen Arbeitsgruppen Mitglied sein. Beispiele siehe ... - -## Berechtigungen anzeigen - -- *Adminstration \> Arbeitsgruppen \> Arbeitsgruppe* auswählen, um Mitglieder anzuzeigen -- *Adminstration \> Benutzer/innen*: für jede Benutzerin werden die Berechtigungen durch entsprechende Symbole angezeigt. Für die Bedeutung der Symbole mit der Maus über das Symbol fahren, es wird der entsprechene Text eingeblendet. - -## Arten von Berechtigungen - -### Lieferanten - -Menü „Artikel“ wird angezeigt, kann Lieferanten, Lager und Lagerartikel einsehen und bearbeiten, jedoch nicht die Artikel der Lieferanten einsehen: Link auf Artikel bei Lieferanten scheint zwar auf, aber beim Anklicken kommt Hinweis: keine Berechtigung - -### Artikeldatenbank (Artikel) - -Wird als Berechtigung „Artikel“ angezeigt, beim Einstellen heißt die Berechtigung „Artikeldatenbank“. Menü „Artikel“ wird angezeigt, alle Unterpunkte können eingesehen und bearbeitet werden, auf Lieferanten (schließt Berechtigung Lieferanten mit ein). - -... - - -### Bestellverwaltung (Bestellung) - -Wird als Berechtigung „Bestellung“ angezeigt, beim Einstellen heißt die Berechtigung „Bestellverwaltung“. - -Kann Bestellungen anlegen, bearbeiten und in Empfang nehmen. - -Achtung, für das Anlegen einer Lagerbestellung ist zumindest die Berechtigung „Lieferanten“ erforderlich, oder „Artikel(datenbank)“. - -### Abholtage - -Mitglieder mit Abholtage Berechtigung können im _Menü \> Bestellungen \> Abholtage wählen. Dort kannst du bei der jeweiligen Bestellung auf den _Download_*-Schalter drücken und zb. _Gruppen PDF_ wählen. Freischalten der Funktion Abholtage für eine FoodCoop (Untermenü Bestellungen) -- Es gibt unter _Menü \> Administration \> Arbeitsgruppen_die Möglichkeit einer Arbeitsgruppe die Berechtigung Abholtage zu erteilen. Bitte beachte dass Berechtigungen nur von Admins vergeben werden können. -- Alternativ kann die Berechtigung über Administration \> Einstellungen \> Sicherheit \> Jedes Mitglied der Foodcoop hat automatisch Zugriff auf folgende Bereiche: Abholtage auch für alle Mitglieder gesetzt werden. - - -### Finanzen - -Zeigt das gesamte Menü Finanzen an, schließt Rechnungen mit ein. - -Berechtigt zu: -- Foodsoft Transaktionen erstellen -- Importiertes Bankkonto anzeigen -- Bestellungen abrechnen - - -### Rechnungen - -Zeigt den Menüpunkt „Finanzen \> Rechnungen“ an. Ohne die zusätzliche Berechtigung „Finanzen“ wird sonst kein Menüpunkt des Finanzen-Menüs angezeigt. - -Rechnungen zu Bestellungen können angelegt werden, aber Bestellungen können nicht angepasst oder abgerechnet werden. - -### Administration - -Zeigt das Menü „Administration“ an. - -Berechtigt zu: -- Mitgliederverwaltung - - Mitglieder anlegen und löschen - - Mitglieder Telefon und Emaildaten unter Foodcoop \> Mitglieder anzeigen, auch wenn diese in ihrem Profil unter Privatsphäre „sichtbar“ nicht angewählt haben - - Bestellgruppen anlegen und löschen - - Arbeitsgruppen anlegen und bearbeiten - - Nachrichtengruppen anlegen und bearbeiten - -- Einstellungen in der Foodsoft vornehmen - - Finanzen: Transaktionsklassen und -typen erstellen und bearbeiten - - Links - - Einstellungen: - -Dieses Berechtigung sollte aufgeteilt werden in „Mitgliederverwaltung“ und „Einstellungen“, siehe auch: [*https://github.com/foodcoops/foodsoft/issues/825*](https://github.com/foodcoops/foodsoft/issues/825) - -## Beispiele für typische Aufgaben und Berechtigungen -- Regelmäßig wiederkehrende Bestellungen anlegen: - - Bestellungen - - Für Lagerbestellungen: Lieferanten oder Artikeldatenbank -- LieferantInnen Betreuung durch FC Mitglieder: Lieferantin und Artikel anlegen/aktualisieren, Bestellungen anlegen und annehmen (anpassen an tatsächlich gelieferte Mengen), Rechnungen der Lieferantin in die Foodsoft eingeben - - Lieferanten, Artikel, Bestellung, Abholtage, Rechnungen -- ProduzentInnen, die selber Zugriff auf die Foodsoft haben sollen, um dort ihre Artikel zu aktualisieren und Bestellungen anzulegen: - - Lieferanten, Artikel, Bestellung -- Bestellungen abrechnen: Bestellungen anpassen an tatsächlich gelieferte Mengen, Ausgleichstransaktionen bei abweichenden Gewichten/Preisen - - Finanzen -- Mitglieder Betreuung - - Administration: Mitglieder und Bestellgruppen Verwalten - - Finanzen: Guthaben manuell aufladen bei Neumitgliedern, Guthaben entleeren bei Austritten, Mitgliedsbeiträge abbuchen -- Finanzteam mit Zugriff aus Foodcoop-Bankkonto - - Finanzen: Bankkontodaten importieren, Rechnungen bezahlen, - manuelle Transkationen Guthaben Bestellgruppen - -# Arbeitsgruppen - -> Hier fehlt noch ein Text. -{.is-info} - - -# Nachrichtengruppen - -> Hier fehlt noch ein Text. -{.is-info} - diff --git a/documentation/development/first-steps.md b/documentation/development/first-steps.md deleted file mode 100644 index 1e46508..0000000 --- a/documentation/development/first-steps.md +++ /dev/null @@ -1,27 +0,0 @@ ---- -title: Erste Schritte -description: -published: true -date: 2021-10-02T18:37:03.613Z -tags: -editor: markdown -dateCreated: 2021-10-01T12:20:11.258Z ---- - -# Quellcode und weitere Informationen - - -> [Foodsoft auf GitHub](https://github.com/foodcoops/foodsoft) -{.is-info} - - -> [Foodsoft setup manuell](https://github.com/foodcoops/foodsoft/blob/master/doc/SETUP_DEVELOPMENT.md) -{.is-info} - - - -> [Foodsoft setup Docker](https://github.com/foodcoops/foodsoft/blob/master/doc/SETUP_DEVELOPMENT_DOCKER.md) -{.is-info} - - -bli \ No newline at end of file diff --git a/documentation/usage/order.md b/documentation/usage/order.md deleted file mode 100644 index 511bb80..0000000 --- a/documentation/usage/order.md +++ /dev/null @@ -1,254 +0,0 @@ ---- -title: Bestellungen -description: Menü Bestellungen: Bestellen!, Abholtage -published: true -date: 2021-10-03T07:03:00.933Z -tags: -editor: markdown -dateCreated: 2021-04-02T21:00:01.863Z ---- - - -Die Kernfunktion der Foodsoft ist eine Art Webshop, um die Bestellungen der Foodcoop-Mitglieder gesammelt an die Lieferantinnen weiterzugeben. Eine Bestellung bezieht sich immer auf die Artikel einer Lieferantin. Bestellungen sind meist zeitlich begrenzt. Innerhalb dieses Zeitfensters sind die Bestellungen "offen" ("laufende Bestellung") und du kannst deine Bestellung beliebig oft bearbeiten. Es ist nicht erforderlich, dass du deine Bestellung abschließt oder abschickst (dies erledigt die zuständige Person oder Gruppe). Wenn eine Bestellung endet, wird der Letztstand deiner Bestellung für dich bestellt. - -# Lieferantinnen, Produkte und Bestellungen - -Während Webshops meist nach Produktkategorien geordnet sind, ist die Foodsoft nach Lieferantinnen gegliedert. Das mag für dich zunächst unübersichtlich sein, weil auf den ersten Blick vielleicht nicht klar ist, bei welcher Lieferantin welche Produkte erhältlich sind. Manchmal gibt es das gleiche oder ähnliche Produkte auch bei verschiedenen Lieferantinnen. Hier ein (fiktives) Beispiel: - -> - Lieferantin **Apfelhof Adam** hat die Artikel -> - Äpfel -> - Most -> - Roggenbrot -> - Lieferantin **Bäckerei Backgut** hat die Artikel -> - Weizenbrot -> - Roggenbrot -> - Lieferantin **Gemüsehof Goldkürbis** hat die Artikel -> - Hokkaido Kürbis -> - Karotten -> - Äpfel Jonagold -> - **Foodcoop-Lager** bietet -> - Kaffee -> - Schokolade - -Im folgenden Abschnitt siehst du, wie die Bestellungen dieses Beispiels in der Foodsoft aussehen -> Passender Screenshot muss noch erstellt werden, sobald es möglich ist, in der Foodsoft Demo-Instanz wieder Bestellungen anzulegen. -{.is-danger} - - - - - -# Bestellungen Überblicksseite - -Die Bestellungen Überblicksseite erreichst du über das [Menü Bestellungen > Bestellen!](/de/documentation/usage/navigation). - -![bestellen.png](/bestellen.png) - - - - -## Guthaben - -Das Feld "Guthaben" zeigt dir an, wie viel Guthaben du für deine Bestellunge noch zur Verfügung hast. - -> Wenn deine Foodcoop die Foodsoft nicht zur Abrechnung verwendet, siehst du hier ein virtuelles Guthaben. -{.is-warning} - - -Dein Guthaben wird wie folgt aufgeschlüsselt: - -- **Kontostand**: Dein gesamtes Guthaben in der Foodsoft. Erkundige dich in deiner Foodcoop, wie du Guthaben aufladen kannst. Eine Möglichkeit mit Banküberweisung und Zahlungsreferenzcode ist unter [Meine Bestellgruppe](/de/documentation/usage/profile-ordergroup) beschrieben. Abgerechnete Bestellungen wurden von diesem Guthaben bereits abgebucht. Wie du dir deinen Kontoauszug für dein Foodsoft Guthaben anschauen kannst, ist auch unter [Meine Bestellgruppe](/de/documentation/usage/profile-ordergroup) beschrieben. -- **Laufende Bestellungen**: diesen Betrag machen deine laufenden Bestellungen aus. -- **nicht abgerechnete Bestellungen**: diesen Betrag machen Bestellungen aus, die schon abgeschlossen sind, die aber nicht abgerechnet wurden.   -- **Verfügbares Guthaben**: nur dieser Teil deines Guthabens steht dir aktuell noch für Bestellungen zur Verfügung. Er berechnet sich deinem Kontostand minus den Beträgen für laufende und noch nicht abgerechnete Bestellungen.  - - - - - - - -## Laufende Bestellungen - -Laufende Bestellungen sind jene, wo du im Moment bestellen kannst, indem du sie bearbeitest. - -Für jede Bestellung wird angezeigt: -- **Abholung**: ab wann kann ich die Artikel dieser Bestellung in der Foodcoop abholen -- **Endet am**: bis wann kann ich diese Bestellung bearbeiten -- **Wer hat bestellt?**: wer aus deiner [Bestellgruppe](/de/documentation/usage/order-group) hat zuletzt die Bestellung bearbeitet? -- **Bestellsumme**: wieviel macht diese Bestellung in Summe aus - -Am Ende der Liste findest du die Summe aller deiner laufenden Bestellungen. - -> Falls du (gerade) keine laufenden Bestellungen siehst, erkundige dich in deiner Foodccop, in welchem Zeitrum üblicherweie Bestellungen offen sind. -{.is-info} - -> Wenn von einer Lieferantin gerade keine Bestellung offen ist, ist es leider nicht möglich, die verfügbaren Produkte dieser Lieferantin einzusehen, außer du verfügst über entsprechende administrative Rechte in der Foodsoft. -{.is-info} - - - - -## Nicht abgerechnete Bestellungen - -Nicht abgerechnete Bestellungen sind jene Bestellungen, die bereits abgeschlossen sind, und die du daher nicht mehr bearbeiten kannst. Meist bedeutet das auch, dass die Bestellung bereits an die Lieferantin geschickt wurde. Beim Abholen deiner Bestellung kannst du hier nachschauen, was du bestellt hast. Wenn eine Bestellung grau dargestellt und kein Link hinterlegt ist, hast du bei dieser Bestellung nichts bestellt. - -Falls du dich erinnern kannst, etwas bestellt zu haben, es aber hier nicht findest, gibt es mehrere mögliche Ursachen: -- du hast die Bestellung bearbeitet, aber nicht gespeichert -- die Bestellung wurde von deiner Foodcoop storniert -- es waren mehrere Bestellungen für die Lieferantin (bzw. das Lager) gleichzeitig offen, und du hast es bei einer anderen Bestellung bestellt - - - -## Abgerechnete Bestellungen - -Abgerechnete Bestellungen sind üblicherweise jene, wo die Lieferantin der Foodcoop eine Rechnung gestellt hat, die Foodcoop deine Bestellungen an das tatsächlich gelieferte angepasst und die entsprechenden Beträge von deinem Guthaben abgebucht hat. - - - -# Bestellen - -## Bestellungen bearbeiten - -1. auf die Bestellung der Lieferantin klicken -1. die Bestellmengen anpassen durch + und - Schaltflächen -1. die Bestellung speichern - -Danach siehst du zusammenfassend eine Übersicht über die Artikel, die du bestellt hast. - -> Solange die Bestellung offen ist (siehe "endet am Datum/Uhrzeit") kannst du die Bestellung beliebig oft bearbeiten, bereits bestelltes wieder herausnehmen, Mengen erhöhen oder verringern, oder Neue hinzufügen. -{.is-info} - -> Die Artikel jeder Lieferantin sind nach Produkt-Kategorien gegliedert. Falls du der Meinung bist, eine feinere Unterteilung in mehr Kategorien wäre übersichtlicher, schlage das in deiner Foodcoop vor. -{.is-info} - -> Über das Suchfeld kannst du bei umfangreichen Produktlisten oft schneller das gewünschte Produkt finden. Meist reicht es, ein paar Buchstaben einzugeben. Es werden dann nur die Artikel angezeigt, die den Suchtext enthalten. -{.is-info} - -Es können immer nur ganzzahlige Vielfache der Einheit eines Artikels bestellt werden, z.B. 2 x Karotten 500 g = 1000 g. Manche Artikel wie z.B. Krautköpfe werden nach Stück bestellt, variieren aber im Gewicht von Stück zu Stück. Erkundige dich, wie deine Foodcoop damit umgeht! - -> Wenn von deiner Foodcoop verwendet, kann so wie im Beispiel eine Bestellung **Lager** dabei sein. Das sind Artikel, die aus dem Lager deiner Foodcoop bestellen kannst. Falls einzelne Artikel nicht bestellbar sind, ist der Lagerstand erschöpft. Es kann auch sein, dass Artikel noch im Lager sind, aber bereits von anderen Foodcoop Mitgliedern bestellt sind. -{.is-info} - - -> Bestellen über Smartphone: Speichern-Button wieder sichtbar machen durch Deaktivieren des zuletzt aktivierten Artikels; ins Weiße klicken … -{.is-warning} - - - -## Bestellungen stornieren - -Es gibt keine Funktion, mit der Bestellungen als Ganzes mit einem Klick stornieren kannst. Solange Bestellungen noch offen sind, kannst du jedoch die Bestellungen bearbeiten und die Mengen der bisher bestellten Artikel auf Null setzen. - -> Sobald eine Bestellung beendet ist, gibt es keine Möglichkeit mehr, sie zu stornieren. -{.is-warning} - - - - -## Bestellende und Abholtag - -> Jede Bestellung kann ihren eigenen Endzeitpunkt und ihr eigenes Abholdatum haben. Während z.B. die Produkte der einen Bestellung noch in der aktuellen Woche abzuholen sind, kann es sein, dass sie bei einer anderen erst eine Woche später kommen. -{.is-warning} - - -Oft wird die Foodsoft in Foodcoops so verwendet, dass sie automatisch bei Bestellende die Bestellungen an die Lieferantinnen verschickt. Daher ist es meist nicht möglich (oder mit sehr hohem Aufwand für deine Kolleginnen aus der Foodcoop verbunden, die die Verwaltung der Bestellungen abwickeln), nach Bestellende noch etwas an deiner Bestellung zu verändern. Eigeninitiative ist hier gefragt, vielleicht kann dir wer anderer etwas abtreten oder du suchst jemand anderen, der etwas übernimmt, was du doch nicht brauchst. - - -## Mindestbestellmengen - -Manche Liefeantinnen liefern nur, wenn eine gewisse Mindestbestellmenge erreicht wird. In diesem Fall siehst du beim Bestellen links oben im Kasten die folgenden Infos: - - - **Menge (mind.)**: Geldbetrag, der von allen Bestellgruppen gemeinsam erreicht werden muss - - **Gesamtbestellmenge bisher:** Geldbetrag, der bisher von allen Bestellgruppen gemeinsam erreicht wurde - -Nur wenn am Ende der Bestellung die Mindestmenge erreicht wurde, wird die Bestellung auch an die Lieferantin abgeschickt. Ansonsten kommt die Bestellung nicht zustande. Die Foodsoft informiert dich leider nicht automatisch über das Ergebnis, aber du kannst deine Kollegin in eurer Foodcoop, die die Bestellungen anlegt bzw. für die Lieferantin zuständig ist, bitten, die betroffenen Bestellgruppen im Fall einer nicht zustande gekommen Bestellung zu informieren. - -## Gebindegrößen und Toleranz - -Manche LieferantInnen liefern keine einzelnen Packungen, sondern nur ganze Gebinde an, die wir aber unter uns aufteilen können. Ähnlich ist es bei Waren, die lose in einer Großpackung bestellt werden, aus der sich dann jede Bestellgruppe ihre bestellte Menge herausschöpft. Durch die Bestellungen der Bestellgruppen wird die Gebindegröße wahrscheinlich nicht genau erreicht. - -> **Beispiel:** -> -> 28 Packungen wurden bestellt, es gibt 10 Packungen je Gebinde – daher werden nur 2 Gebinde, also 20 Packungen bestellt, und viele Bestellgruppen gehen leer aus. -> -> Wenn sich aber z.B. jemand bereit erklärt hätte, in so einem Fall 2 Packungen zusätzlich zu nehmen, könnten 30 (also 3 Gebinde) bestellt werden. -> -> Das kann man mit der Toleranz angeben: Wie viele Einheiten würde man zusätzlich maximal nehmen, damit die Anzahl aufgeht? - - -Geht die Anzahl im Moment nicht auf, ist die Zeile rötlich eingefärbt und unter “Fehlend” wird angezeigt, wie viele Einheiten aktuell noch bis zum nächsten vollen Gebinde fehlen. → Bei der Menge und Toleranz stehen jeweils zwei Zahlen (hier “0 + 0”): - - - Die erste Zahl gibt die Anzahl Stück an, die man aktuell auch - erhalten würde (für sich selbst). - - Die zweite könnte man zusätzlich bekommen, wenn sich die - Bestellung verändert. - -> Ich empfehle euch, einfach immer beide Zahlen zusammenzuzählen und nicht nach dem aktuellen Stand zu gehen, denn es kann sich ja immer noch was verändern. - -> Es wird nicht angezeigt, wie viel einem die Toleranzmenge kosten würde - ihr werdet nicht daran gehindert, so euer Konto zu überziehen. Passt auf, dass ihr spätestens bei der Abrechnung genug Guthaben auf eurem Konto habt\! -{.is-warning} - - -> Beispiel: siehe Werners [**Tutorial – Toleranzen**](/de/tutorials/toleranz) -{.is-info} - -## Pfand - -Ein eventuell zu zahlendes Pfand z.B. auf Mehrweg-Saftflaschen ist im Preis inkludiert, wie viel das Pfand ausmacht ist allerdings mit besonderen Zugangsrechten über das Menü Artikel einsehbar. Manche Foodcoops schreiben daher die Höhe des Pfands in die Artikelbezeichnung, z.B.: *Apfelsaft in Mehrwegflasche, inkl. 50 Cent Pfand* - -> Mehrweggebinde stellen einen wesentlichen Beitrag zu einer besseren Ökobilanz dar, siehe z.B. https://www.umweltberatung.at/welche-getraenkeverpackung-ist-umweltfreundlich -{.is-success} - -> Ein Pfand fördert die Rücklaufquote. Manche Lieferantinnen wollen sich dennoch den Aufwand nicht antun, ein Pfand zu verrechnen bzw. gut zu schreiben. Foodcoops können selbst ein Pfand einführen, um den Rücklauf zu erhöhen. In diesem Fall es besonders wichtig, dass du nur für Leergut Pfand zurückholst, das du auch über die Foodcoop bezogen hast, weil du dich sonst auf Kosten deiner Foodcoop "bereicherst". Umgekehrt wollen sich manche Foodcoops nicht den Aufwand antun, Pfand zu verrechnen, vielleicht sogar in Fällen wo die Foodcoop der Lieferantin Pfand bezahlen muss. Auch hier ist es wichtig, Leergut vollständig zurückzubringen, um die Foodcoop nicht zu schädigen. -{.is-info} - -> Wie du dein Pfand wieder zurückbekommst, wenn du das Leergebinde zurückbringst, ist in jeder Foodcoop individuell geregelt. -> {.is-info} - - -> Bring dein Leergebinde sauber zurück, und wenn verschlossen, dann bitte vorher gut trocknen (lassen), um Schimmelbildung zu vermeiden. -{.is-info} - -> Automatische Anzeige des Pfands in der Bestellansicht: [https://github.com/foodcoops/foodsoft/issues/826](https://github.com/foodcoops/foodsoft/issues/826) -{.is-danger} - - -# Bestellungen ansehen - -Unter *Bestellen! > Bestellungen* siehst du untehalb der laufenden Bestellungen auch die abgschlossenen Bestellungen, aufgegliedert in "Nicht abgerechnete Bestellungen" und (weiter unten) "Abgerechnete Bestellungen". Hier kannst du jederzeit nachschauen, was du bestellt hast, auch wenn Bestellungen bereits abgeschlossen sind. - -> Achte dabei bitte auf den Abholtag! Wenn du etwas vermisst, was du bestellt hast, vielleicht ist der Abholtag z.B. erst in einer Woche? -{.is-warning} - - - - -# Bestellung aufteilen und abholen - -## Abholtage: wer hat was bestellt? - -Viele Foodcoops nützen die Möglichkeit der Foodsoft, übersichtliche Listen der Bestellungen als PDF für alle Mitglieder zu erstellen und auszudrucken. - -Wenn die Funktion „Abholtage“ für dich oder für alle freigegeben ist (siehe ...), kannst du folgende Listen als PDF speichern und auch ausdrucken: - - - Für Mitglieder zum Abholen Liste aller Bestellungen nach Mitgliedern gruppiert erstellen: - -> Bestellungen \> Abholtage \> **Gruppen PDF** - - Zum Aufteilen auf die Bestellgruppen Liste aller Bestellungen nach Artikeln gruppiert erstellen: - -> Bestellungen \> Abholtage \> **Artikel PDF** - - Zur Kontrolle der Lieferung – 2 Listen in einem, einmal eine Artikelübersicht und dazu Sortierung der Artikel nach Bestellgruppen: - -> Bestellungen \> Abholtage \> **Matrix PDF** - -> Falls die Funktion „Abholtage“ nicht freigegeben ist, kannst du eine -> Administratorin deiner Foodcoop bitten, sie freizuschalten (entweder für alle, oder indem sie dich zu einer AG mit der Berechtigung hinzufügt, nur für dich). -{.is-info} - -## Abholen: zuviel oder zu wenig bekommen? - -Wenn du etwas vermisst, was du bestellt hast, die gelieferte Menge nicht mit der bestellten übereinstimmt, oder für dich etwas bereit gestellt ist, das du nicht bestellt hast, ist es in vielen Foodcoops erforderlich, dass du das in irgendeiner Form bekannt gibst, z.B. indem du es eine Liste im Lagerraum einträgst. - -> In Zukunft wird es auch möglich sein, diese Infos über die eine Foodsoft-App am Smartphone einzugeben (Stand Februar 2021) -{.is-info} - -... - diff --git a/tutorials/toleranz.md b/tutorials/toleranz.md deleted file mode 100644 index 537ed30..0000000 --- a/tutorials/toleranz.md +++ /dev/null @@ -1,100 +0,0 @@ ---- -title: Tutorial - How to do Toleranzen -description: -published: true -date: 2021-03-25T01:33:07.516Z -tags: -editor: markdown -dateCreated: 2021-03-25T01:33:06.077Z ---- - -# Tutorial - How to do Toleranzen -Manche LieferantInnen liefern keine einzelnen Packungen, sondern nur ganze Gebinde an, die wir aber unter uns aufteilen können. Ähnlich ist es bei Waren, die lose in einer Großpackung bestellt werden, aus der sich dann jede Bestellgruppe ihre bestellte Menge herausschöpft. Durch die Bestellungen der Bestellgruppe wird die Gebindegröße wahrscheinlich nicht genau erreicht. Beispiel: 28 Packungen wurden bestellt, es gibt 10 Packungen je Gebinde – daher werden nur 2 Gebinde, also 20 Packungen bestellt und viele Bestellgruppen gehen leer aus. Wenn sich aber jemand bereit erklärt hätte, in so einem Fall 2 Packungen zusätzlich zu nehmen, könnten 30 (also 3 Gebinde) bestellt werden. Das man mit der Toleranz angeben: Wie viele Einheiten würde man zusätzlich maximal nehmen, damit die Anzahl aufgeht? - -**Achtung:** Es wird nicht angezeigt, wie viel einem die Toleranzmenge kosten würde - ihr werdet nicht daran gehindert so euer Konto zu überziehen. Passt auf, dass ihr spätestens bei der Abrechnung genug Guthaben auf eurem Konto habt! - -Geht die Anzahl im Moment nicht auf, ist die Zeile rötlich eingefärbt und unter "Fehlend" wird angezeigt, wie viele Einheiten aktuell noch bis zum nächsten vollen Gebinde fehlen. Bei der Menge und Toleranz stehen jeweils zwei Zahlen (hier "0 + 0"): Die erste Zahl gibt die Anzahl Stück an, die man aktuell auch erhalten würde (für sich selbst). Die zweite könnte man zusätzlich bekommen, wenn sich die Bestellung verändert. Ich empfehle euch, einfach immer beide Zahlen zusammenzuzählen und nicht nach dem aktuellen Stand zu gehen, denn es kann sich ja immer noch was verändern. Damit es aber nicht vollkommen verwirrend ist, im Folgenden ein Beispiel für eine Bestellung mit drei Bestellgruppen: - -![](/tutorials/images/uvrmx7c.jpg) - -Hier hat noch niemand bestellt. Nun bestellt die erste Bestellgruppe 1 Stück: - -![](/tutorials/images/9yahykx.jpg) - -Nun springt die Zahl bei "Fehlend" auf 9, da noch 9 Stück bestellt werden müssten, damit es aufgeht. Deshalb ist das bestellte 1 Stück in der zweiten Zahl angegeben ("0 + 1") - momentan würde man es nicht erhalten. - -![](/tutorials/images/eeggroe.jpg) - -Die erste Bestellgruppe erhöht ihre Toleranz um 1 Stück, d.h. sie möchte mindestens 500g erhalten, würde aber auch 1 kg abnehmen. Dadurch verringert sich die fehlende Menge auf 8. - -![](/tutorials/images/ariqequ.jpg) - -Die Bestellübersicht zeigt bei "Bestellt" nun "Menge + Toleranz" an. Da es nicht für ein Gebinde ausreicht, würde sie nichts erhalten. - -![](/tutorials/images/gfmew7q.jpg) - -Nun ist die zweite Bestellgruppe an der Reihe. Die Zeile ist gleich rot eingefärbt, obwohl die Bestellgruppe selbst noch gar nichts bestellt hat. - -![](/tutorials/images/7imktlt.jpg) - -Die zweite Bestellgruppe möchte 1 kg, könnte aber im Notfall auch bis zu 2,5 kg nehmen, daher gibt sie bei Menge 2 und bei Toleranz 3 an. - -![](/tutorials/images/ucq6bi5.jpg) - -Nun ist die dritte Bestellgruppe an der Reihe. Sobald sie bei der Menge 2 einträgt, wird die Zeile nicht mehr rot, sondern gelb eingefärbt, da nur noch 1 Stück fehlt, damit es aufgeht. - -![](/tutorials/images/eezwjmh.jpg) - -Die dritte Bestellgruppe gibt noch eine Toleranz von 1 an: Damit geht es auf, die Zeile wird grün eingefärbt und die Zahlen springen auf die linke Seite vom + (also Menge "2 + 0" statt vorher "0 + 2"), weil diese Menge nun erhalten werden würde. - -![](/tutorials/images/hfrtws7.jpg) - -Erhöht die dritte Bestellgruppe ihre Toleranz noch mal um 1 Stück, wird das jedoch auf die rechte Seite vom + geschrieben, da das nach aktuellem Stand nicht erhalten werden würde. - -![](/tutorials/images/zztcv89.jpg) - -Erhöht die dritte Bestellgruppe hingegen wiederum ihre Menge um 1 Stück, ist die Toleranz im Moment nicht mehr relevant und wird komplett auf die rechte Seite vom + geschrieben. - -![](/tutorials/images/ehqd0qk.jpg) - -Bestellergebnis für die dritte Bestellgruppe: Bei "Bestellt" wird Menge+Toleranz angegeben. Da jedoch aktuell nur die Menge erhalten werden würde, steht bei "Zu erhalten" 3. - -![](/tutorials/images/pdo5gpc.jpg) - -Nun ein Blick in die Bestellübersicht, die nur für Admins einsehbar ist: Die Foodsoft ordnet automatisch zu, wie das Gebinde aufgeht. Da LLTest und lea zuerst bestellt haben, wird deren Toleranz dafür genutzt. Die Toleranz von OG3 (dritte Bestellgruppe) ist dann nicht mehr nötig, daher steht bei "Bekommen" nur die Menge. - -![](/tutorials/images/hdf39va.jpg) - -Die erste Bestellgruppe erhöht ihre Menge nun um 3 Stück. - -![](/tutorials/images/clncdim.jpg) - -Dadurch verringert sich die Menge, die die anderen Bestellgruppen erhalten würden. Da die erste Bestellgruppe zuerst bestellt hatte, wird ihre Toleranz weiterhin als erstes berücksichtigt und die Toleranz der anderen Bestellgruppen ist aktuell nicht relevant. - -![](/tutorials/images/aodvsoy.jpg) - -Die erste Bestellgruppe erhöht ihre Menge nochmals um 1, wodurch auch ihre eigene Toleranz irrelevant wird. - -![](/tutorials/images/flecj1c.jpg) - -Nun gehen die Bestellmengen auch ohne Toleranz genau auf, daher wird überall die Toleranz ignoriert. - -![](/tutorials/images/xxtosxu.jpg) - -Die erste Bestellgruppe erhöht ihre Menge ein weiteres Mal um 1 Stück. Das ist nun nicht mehr im Gebinde erhalten, daher könnte es im Moment nicht geliefert werden und wird auf die rechte Seite vom + geschrieben. Bei "Fehlend" wird nun "3" angezeigt, da drei Stück fehlen, bis sich ein zweites Gebinde ausgeht (dank Toleranz). - -![](/tutorials/images/bzzlnqc.jpg) - -Die Bestellübersicht teilt der ersten Bestellgruppe ihr 6. Stück nicht zu, da sie es zuletzt bestellt hat. - -![](/tutorials/images/gx0okgo.jpg) - -Nun schaut wieder die zweite Bestellgruppe hinein und erhöht ihre Menge auf 5. Damit fehlt nur noch 1 Stück, damit zwei Gebinde bestellt werden können, somit die Zeile wird gelb eingefärbt. - -![](/tutorials/images/wxkj6uo.jpg) - -Die zweite Bestellgruppe erhöht auch noch ihre Toleranz um 1 Stück, wodurch es nun aufgeht und alle Zahlen auf die linke Seite springen. - -![](/tutorials/images/j3ioosa.jpg) - -Denn bei allen Bestellgruppen wird nun wieder die Toleranz hinzugenommen, um insgesamt auf 20 Stück (2 Gebinde à 10 Stück) zu kommen.