Approuvé, AG du 4/12/14
Cette RFC décrit les modalités prises par le processus électoral au sein de l'OSGeo-fr
Cette RFC vient en complément de l'article 13 des statuts pour préciser de manière souple la gestion des élections.
On peut distinguer deux types de votes au sein de l'OSGeo. Les décisions prisent en Assemblée Générale Ordinaire ou Extraordinaire (AGO ou AGE). Et les élections d'un nouveau bureau. Cette RFC traite de ce second cas de figure. En ce qui concerne le premier vous pouvez vous reporter aux articles 11 et 12 des statuts.
Cette procédure de vote est lancée annuellement, pour l'élection du Bureau de l'OSGeo-fr (c.f. article 10 des statuts), mais peut aussi être mobilisée pour l'adoption d'une RFC.
- Campagne : période entre le début du dépôt des candidatures et sa clôture (ou le début du vote)
- Vote: période entre le moment où le président lance le début de la procédure d'élection et le résultat du vote.
- Électeur : personne autorisée à envoyer son vote synonyme de membre à jour de sa cotisation dans la limite de la période de carence définie dans la présente RFC.
Aucune procédure de procuration n'a été prévue. La campagne dure plusieurs semaines, et le vote se déroule sur 5 jours.
Les élections sont à la majorité absolue au premier tour. Dans le cas où un second tour est nécessaire, les candidats sont élus à la mojorité relative.
La liste des électeurs est figée au plus tard le vendredi soir précédent le début du vote. Aucune possibilité de rattrapage ne sera possible.
Le Bureau choisit une personne pour gérer la procédure de vote (le coordinateur) un mois avant la date de l'élection. La suite est gérée par cette personne sous la responsabilité du président de l'association.
Preliminaire
Le lancement est réalisé par le coordinateur qui annonce le début de la campagne : rappel de la procédure et lien vers celle-ci, date limite éventuelle pour se présenter, date limite pour voter, méthode pour voter : mail, page web, ... et annonce du coordinateur. Ce lancement se fait sur la liste de diffusion
Bonjour,
Pour rappel, les élections commencent début juin, la liste des
membres sera clôturée fin de semaine prochaine (le vendredi 20 h - heure
française).
Étant donné le délai que pourra prendre le traitement et la vérification des
adhésions, nous vous saurions gré de ne pas envoyer votre bulletin d'adhésion
trop tardivement. Seuls les membres dont l'adhésion aura été finalisée
pourront prendre part au vote !
Je vous invite à réfléchir sur la possibilité de vous présenter pour les postes
suivants :
* président
* trésorier
* secrétaire
* responsable communication
* responsable infrastructure
Chaque poste nécessite un peu de temps lors des AG, des élections. Et parfois
pour représenter l'OSGeo-fr. Un suivi régulié est nécessaire plus qu'une
quantité d'heures importante (1-2h00 par semaine est largement suffisant).
Le Bureau est là pour gérer l'association, qui repose sur la communauté
pour réaliser ses projets. Ainsi contribuer aux projets nécessite plus de
temps.
La période d'élection débutera lundi. Un message sera envoyé dimanche en
soirée.
Merci de votre compréhension,
Première semaine (du lundi au vendredi)
Présentation des candidats sur la liste. La clôture de la liste des votants est effectuée le vendredi soir par le trésorier et envoyée au coordinateur. La liste des adhérents est ferme pour toute la durée de l'élection. C'est-à-dire qu'aucun nom ne pourra être rajouté.
Deuxième semaine (du lundi au vendredi)
Envoi des votes par le coordinateur par l'intermédiaire du site http://osgeo.gloobe.org/sondage2/
Troisième semaine
Les résultats sont annoncés sur les listes Francophone et Board-fr. Le coordinateur lance le vote pour le deuxième tour s'il y a lieu.
Quatrième semaine
Les résultats sont annoncés sur les listes Francophone et Board-fr.
Étape post-élection
Lorsqu'un nouveau Bureau est élu, il est nécessaire de réaliser quelques étapes post-élection. Notamment annoncer le nouveau Bureau à l'OSGeo (liste board), d'envoyer au nouveau Président l'ensemble des documents numériques et lites des identifiants/mots de passe, d'activer un compte sur Google Apps et de donner les droits nécessaires, de donner toutes les informations nécessaires des projets en cours, et enfin de préparer les documents officiels pour officialiser le nouveau Bureau (annonce en Préfecture, changement des droits du compte postal, redirection des adresses email fonctionnelles, etc.)
Après chaque élection il faut vérifier la page des procédures à réaliser au niveau légale, plus d'informations sur ces procédures peuvent être trouvées sur la page Procédures pour l'association OSGeo-fr
Si un problème a lieu (cad si une possibilité n'a pas été prise en compte), le Bureau se réunit pour prendre une décision afin de perturber le moins possible le déroulement des élections. Le Bureau se réserve le droit d'annuler la procédure d'élection et de proposer une modification de la RFC.
Dans tous les cas, la RFC devra être mise à jour pour prendre en compte cette problématique.