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Geschäftsordnung |
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Geschäftsordnung von de-RSE e.V. (https://de-rse.org/)
Veröffentlichungsort: https://github.com/DE-RSE/satzung/
i. Für die Benennung des Vereins in der Außenkommunikation wird folgende Bezeichnung verwendet: "de-RSE e.V. - Gesellschaft für Forschungssoftware" i. Nach erfolgter Einführung der Abkürzung kann der Verein auch mit de-RSE bezeichnet werden.
i. Die Untergrenze für die Beschlussfähigkeit der Mitgliederversammlung gemäß Satzung § 7 beträgt 25% der ordentlichen Mitglieder. i. Ist die Mitgliederversammlung aufgrund mangelnder Teilnehmerzahl nicht beschlussfähig, ist die darauf folgende ordentlich einberufene Mitgliederversammlung ungeachtet der Teilnehmerzahl beschlussfähig.
i. Der Schatzmeister hat auf eine sparsame und wirtschaftliche Haushaltsführung hinzuwirken. i. Der Schatzmeister legt nach Eintragung des Vereins in das Vereinsregister ein Konto auf den Namen des Vereins an und verwaltet dort das Vereinsvermögen. Verfügungsberechtigt ist jedes geschäftsführende Vorstandsmitglied einzeln. i. Der Schatzmeister informiert die Vereinsmitglieder mindestens vierteljährlich über den Kassenstand. Einnahmen und Ausgaben über 100€ sind dabei einzeln aufzulisten. i. Für laufende Einnahmen und Ausgaben führt der Schatzmeister eine Bargeldkasse. überschüssige Bargeldsummen werden von ihm regelmäßig auf dem Vereinskonto abgelegt. i. Für Bareingänge stellt der Schatzmeister eine formgerechte Quittung in doppelter Ausfertigung aus, davon eine für den Einzahler. i. Der Schatzmeister legt ein geeignetes Vermögensregister an, das nach den Regeln der einfachen Buchführung zu führen ist und aus folgenden Teilen besteht: - Kassenbuch für die Bargeldkasse - Hauptbuch für das Vereinskonto - Inventarliste für Vermögensgegenstände i. Jede einzelne Ausgabe muss belegt werden. Jeder Beleg muss von dem Vereinsmitglied, das die Ausgabe getätigt hat, umgehend beim Schatzmeister eingereicht werden. i. Sollten Güter zugunsten des Vereins eingehen, sind diese im Vermögensregister einzutragen. Nach Genehmigung durch den Vorstand hat der Schatzmeister ein Aufbewahrungsprotokoll anzufertigen, ein Exemplar für den Besorger, eins zur Dokumentation beim Schatzmeister. i. Der Schatzmeister führt die Liste der Vereinsmitglieder. Periodisch werden von ihm die sich ergebenden Veränderungen in den Mitgliederzahlen den Vereinsmitgliedern mitgeteilt. i. Für den Jahresabschluss oder bei Wechsel des Schatzmeisters ist durch ihn eine Einnahme-Überschuss-Rechnung zu erstellen.
i. Angefallene und nachgewiesene Auslagen des Vorstandes und weiterer Personen, die im Vereinsauftrag zur Verfolgung der Vereinszwecke tätig sind, werden in voller Höhe erstattet. Auf Beschluss der Mitgliederversammlung muss der Vorstand in einer Stellungnahme Zweck- und Verhältnismäßigkeit der Ausgaben nachweisen. i. Reisen i. Erstattet werden können Fahrtkosten, Reisenebenkosten, Übernachtungskosten, Teilnahmebeiträge und Mehraufwendungen für Verpflegung bei Vorlage der entsprechenden Belege. Eine Nutzung des eigenen PKW/Motorrad ist nur mit vorherigem Beschluss des Vorstands gestattet und wird maximal bis zu den steuerlichen Höchstsätzen erstattet. i. Auf einen formlosen Antrag des/r Reisenden können die gesetzlich festgelegten steuerfreien Pauschalen anstelle der tatsächlich angefallenen Aufwendungen gezahlt werden. i. Verzichtet die/der Reisende auf eine Auszahlung der Kosten, so kann eine Aufwandsspende geleistet werden. Der Verein erstattet hierbei zunächst den Betrag, bevor er als Spende wieder zurück an den Verein geht.
i. Elektronische Dokumente im Sinne von § 11 der Satzung sind mit PGP/GPG oder mit S/MIME signierte E-Mails und deren Anhänge. Jedes Mitglied kann beim Vorstand einen öffentlichen Schlüssel bzw. sein Zertifikat hinterlegen, dessen Signatur die jeweiligen E-Mails tragen müssen. Das Mitglied hat bei Kompromittierung des Schlüssels für Benachrichtigung des Vorstands zu sorgen.
i. Der Mitgliedsbeitrag für ordentliche Mitglieder beträgt 60 EUR pro Kalenderjahr. Für Studierende, Schüler, Arbeitslose, Umschüler, Rentner und Menschen mit Behinderung beträgt der jährliche Mitgliedsbeitrag nach Vorlage eines geeigneten Nachweises 30 EUR. i. Für Mitglieder anderer Organisationen, mit denen eine Doppelmitgliedschaftsvereinbarung besteht, wird ein Rabatt gewährt. Die Höhe des Rabatts ist die Hälfte des kleineren Vollzahlungsmitgliedsbeitrags von de-RSE e.V. und der anderen Organisation. Ein Nachweis über die Mitgliedschaft und Höhe des Beitrags ist notwendig. Der Vorstand kann Doppelmitgliedschaftsvereinbarungen durch Beschluss abschließen, ändern und beenden. i. Institionen können über eine institutionelle Mitgliedschaft ihr Interesse an den Zielen des de-RSE e.V. bekräftigen. Jede institutionelle Mitgliedschaft beinhaltet eine Stimme bei Mitgliedsversammlungen. Die abstimmende Person muss vor der Abstimmung von der vertretenden Institution bevollmächtigt und der Nachweis darüber dem Vorstand von de-RSE e.V. zugänglich gemacht worden sein. Der Beitrag institutioneller Mitgliedschaften ist gestaffelt: i. Bronze: 500 € i. Silber: 2000 € i. Gold: 5000 € i. Die Höhe des Mitgliedsbeitrags für Fördermitglieder ist ihnen freigestellt. i. Das Beitragsjahr beginnt mit dem Kalenderjahr des Eintritts des Mitglieds. Der Beitrag ist im Voraus für das gesamte Beitragsjahr fällig. i. Der Beitrag ist durch Überweisung auf das Vereinskonto zu bezahlen. i. Auf Antrag kann der Vorstand in begründeten Ausnahmefällen für einzelne Mitglieder Ausnahmen von dieser Beitragsordnung beschließen. i. Wahlberechtigt sind nur Vereinsmitglieder, die nicht in Verzug mit den Beitragszahlungen sind. Um Probleme am Wahltag zu vermeiden, müssen Beitragszahlungen spätestens drei Werktage vor der Wahl eingegangen sein.
i. Eine Mitgliederversammlungkann entweder zusätzlich oder alleinstehend über eine Online-Konferenz abgehalten werden. i. Kann an einer Mitgliederversammlung nur durch eine Online-Konferenz und nicht persönlich teilgenommen werden, so muss dies in der Einladung zur Mitgliederversammlung angekündigt werden. i. Eine Mitgliederversammlung, die zur Auflösung des Vereins einberufen wird (§ 10.a der Satzung) , kann nicht allein über eine Online-Konferenz abgehalten werden. Ist diese Mitgliederversammlung nicht beschlussfähig, so kann die erneute einzuberufende Mitgliederversammlung allein als Online-Konferenz durchgeführt werden. i. Der Versammlungsleiter ist gleichzeitig Moderator der Online-Konferenz. Er kann die Moderation und die Aufgabe der Stimmauszählung von Teilnehmern der Online-Konferenz an einen Online-Versammlungsleiter übertragen. i. Die Einladung zur Online-Konferenz erfolgt im Falle einer alleinstehenden Online-Mitgliederversammlung an alle Mitglieder, im Falle einer zusätzlichen Online-Konferenz zur Offline-Mitgliederversammlung auf Wunsch eines Mitglieds. Die Einladung zur Offline-Mitgliederversammlung muss hierfür entsprechende Kontaktadressen und Fristen beinhalten. i. Mitglieder, die über eine Online-Konferenz an einer Mitgliederversammlung teilnehmen wollen, hinterlegen einen öffentlichen Schlüssel bzw. Zertifikat beim Vorstand, um an Abstimmungen per E-Mail teilnehmen zu können. Die Einladung zur Mitgliederversammlung muss hierfür die entsprechenden Fristen und Anleitungen beinhalten. i. Die Zugangsdaten zur Online-Konferenz werden in Textform nach § 11 der Satzung zugestellt. i. Die Online-Konferenz ist nur für eingeladene Mitglieder einsehbar (Passwortschutz). Sie muss einen verschlüsselten Datentransfer zwischen Teilnehmer und Server verwenden. Die Verschlüsselung muss dem Stand der Technik entsprechen. i. Der Identitätsnachweis erfolgt durch Verwendung des Passworts zur Online-Konferenz und die Verwendung des Klarnamens durch die Teilnehmer. Ein Teilnehmer der Online-Konferenz zu Beginn der Versammlung wird für die gesamte Versammlung als anwesend gezählt. i. Ist keine eindeutige Identifikation möglich, so kann die Versammlungsleitung nicht eindeutig identifizierbare Teilnehmer der Online-Konferenz von der Mitgliederversammlung ausschließen. i. Die Online-Konferenz muss mindestens über eine Tonübertragung verfügen. Sie sollte auch über eine Chat-Funktion verfügen, die jedoch nicht als alleiniger Kommunikationsweg vorgesehen ist. i. Die Stimmabgabe von Teilnehmern der Online-Konferenz muss eine eindeutige Identifizierbarkeit gewährleisten. Das genaue Prozedere gibt der Versammlungsleiter zu Beginn der Mitgliederversammlung bekannt. Der (Online-)Versammlungsleiter sammelt die über die Online-Konferenz abgegebenen Stimmen und teilt diese der Mitgliederversammlung mit. i. Eine geheime Abstimmung ist bei einer Teilnahme an der Online-Konferenz nur eingeschränkt möglich. Die Teilnehmer akzeptieren dies. Die Versammlungsleitung gibt das Prozedere geheimer Abstimmungen für die Sitzung zu Beginn derselben bekannt. i. Sollten technische Probleme auftreten, die die Teilnahme, Beiträge und Abstimmungen der Teilnehmer der Online-Konferenz verhindern, so ist die Versammlung zu unterbrechen. Können die Probleme nicht beseitigt werden und bestehen die betroffenen Personen auf einer Teilnahme, so ist die Versammlung abzubrechen und ordnungsgemäß eine neue Versammlung einzuberufen. Der Versammlungsleiter gibt eine alternative Kontaktmöglichkeit (z.B. Mobiltelefonnummer) zu Beginn bekannt. i. Die Teilnahme an der Online-Konferenz kann ein aktuelles Endgerät erfordern, muss aber über alle üblichen Betriebssysteme mit vertretbarem Aufwand möglich sein. i. Die Online-Konferenz wird nicht aufgezeichnet.
i. Jedes ordentliche Vereinsmitglied hat das Recht, sich als "Mitglied von de-RSE e.V. - Gesellschaft für Forschungssoftware'' zu bezeichnen. i. Über § 8.i. hinausgehende Repräsentation des Vereins bedarf der Zustimmung des Vereinsvorstands.
i. Die Mitgliederversammlung beschließt eine Wahlleitung, die nicht dem Vorstand angehört und nicht selbst zur Wahl steht. Die Amtszeit der Wahlleitung beginnt mit der Wahl des jeweiligen Amts durch die Versammlung und endet mit dem Ende der Versammlung, durch Rücktritt oder Abberufung durch die Versammlung. Bei Rücktritt der Wahlleitung ist unverzüglich eine Nachfolge zu beschließen. i. Die Wahlleitung übernimmt folgende Aufgaben: - Feststellen der Zahl der wahlberechtigten Mitglieder. - Prüfung, ob die Kandidaten die satzungsmäßigen Voraussetzungen für die Wählbarkeit (passives Wahlrecht) haben. - Die Auszählung der Stimmen. - Feststellen, dass die Kandidaten die Wahl annehmen. - Feststellung und Bekanntgabe des Wahlergebnisses.